Pomočnik vodje: odgovornosti in osebne lastnosti. Pregled internetnega poklica osebni pomočnik direktorja

Pozdravljeni vsi redni bralci in tisti, ki ste se prvič ustavili!

V Almaty je prišlo vroče azijsko poletje, za katerega sem že dolgo razvijal zdravilo - gorsko pohodništvo. Pred kratkim sem se vrnil s kratkega potovanja z zelo natrpanim programom. Ližem svoje nargnjene žulje in brskam po trgovinah s planinsko opremo za novimi čevlji, ker so stari dali svoje življenje. Na splošno so potovanja nekoliko spremenila svoj videz, a ostajajo enak sestavni del mojega življenja.

Vrnimo se k vašemu delu na daljavo. Prejšnja gradiva o različnih internetnih posebnostih so prejela dober odziv, zato bi rad nadaljeval temo in vam povedal o drugih priložnostih za uresničitev vaših veščin in sposobnosti. Internetni poklic osebnega pomočnika direktorja bo predmet našega današnjega pogovora.

Da bi se lahko osredotočil na glavna vprašanja podjetja, lastnik ali vodja najame pomočnika, na katerega lahko prenese reševanje rutinskih nalog, vzdrževanje urnika dela in opravljanje različnih nalog.

Osebni asistent na daljavo je specialist, ki bo postal šefova desna roka in bo osredotočen na podporo vsem poslovnim procesom organizacije. To delovno mesto združuje funkcije sekretarja-referenta, namestnika za splošna vprašanja, odnosi z javnostmi in delo z izvajalci. Celoten seznam odgovornosti določajo posebnosti in potrebe podjetja ter stopnja zaupanja v zaposlenega.

Doseči višino v takšnih dejavnostih in zaslužiti dostojen dohodek ni tako enostavno, kot se zdi. Potrebovali boste visoko strokovnost, vodstvene sposobnosti, strogo samodisciplino in željo po stalni osebni rasti.

Danes je povpraševanje po poslovnih asistentih na trgu dela veliko in kvalificirani strokovnjak bo, kot pravijo, odrezan. Torej, kdo je to – osebni pomočnik upravitelja?

Seznam zahtev za kandidata za položaj "desne roke" in njegovih temeljnih kompetenc se razlikuje glede na smer poslovanja, njegove značilnosti, naravo in obremenitev vodje. Nekje morda iščejo strokovnjaka s tehnično izobrazbo, nekje pa potrebujejo osebo z umetniškim okusom in humanitarnimi nagnjenji.

Najpogosteje je obseg osnovnih odgovornosti videti nekako takole:

zagotavljanje poteka dela šefa,
obdelava dokumentov, komunikacija z nasprotnimi strankami, klici in pošiljanje po pošti,
priprava poročil z različnih področij,
Izvajanje osebnih navodil vodje.

Na prvi pogled seznam ni zelo velik, vendar lahko vsak element vključuje veliko nalog. Če želite šefu zagotoviti udobno delovno okolje, boste morali vzdrževati njegov delovni urnik, spremljati njegovo izvajanje in narediti potrebne prilagoditve.

Obdelava dokumentov vključuje razčlenjevanje dohodne korespondence, sestavljanje pisem, komercialne ponudbe in pošiljanje, vodenje evidenc v organizaciji.

Morda vam bodo zaupali vodenje začetnih pogajanj z nasprotnimi strankami, pripravo različnih predstavitev in organizacijo poslovnih srečanj. Lahko vam zaupajo tudi pripravo poročil z različnih področij – tako v dejavnosti upravljanja kot v proizvodnji.

Morda boste pozvani, da poiščete darilo, rezervirate letalske vozovnice, rezervirate hotel ali izberete počitniško turo – da izpolnite osebna navodila svojega šefa.

Celoten seznam vam bomo sporočili na razgovoru ter obseg dela in pričakovane prihodke. Plačilo za takšno delo je praviloma odvisno od števila opravljenih ur. Po dogovoru se lahko poveča, če je obremenitev načrtovana ob vikendih ali naloge ne spadajo v okvir vaših temeljnih kompetenc.

Kaj mora daljinski pomočnik znati narediti?

Za delo na daljavo kot osebni asistent ne potrebujete posebnega izobraževanja, morate pa imeti določena osnovna znanja.

Za nekoga, ki je že delal v specializiranem izobraževanju, je priporočljivo poiskati organizacijo podobne specifike. V tem primeru bo karierna rast hitrejša, saj boste lahko prenesli ne le vodstvena vprašanja, ampak tudi nekatere proizvodne težave.

Najmanjši nabor spretnosti, potrebnih v tem poklicu, je mogoče definirati nekako takole:

poznavanje vseh osnovnih pisarniških programov na napredni uporabniški ravni,
poznavanje internetnih tehnologij - pošta, Skype, internetna pošta,
visoka pisna in govorna pismenost, izkušnje s telefonskimi pogovori,
pripravljenost za samostojno reševanje različnih manjših vprašanj in težav.

Če znate narediti dobre prodajne predstavitve, dajte poslovno dopisovanje, lahko vodite pogajalski proces - vaša vrednost kot strokovnjaka se bo znatno povečala.

To ne pomeni, da bo za določeno prosto delovno mesto povpraševanje po vseh vaših talentih. Zgodi se, da lastnik majhnega podjetja potrebuje samo strokovnjaka s funkcijami tajnice ali vodje, ki izvaja občasna internetna glasila.

Glede na zastavljene cilje lahko izberete prosta delovna mesta z majhno delovno obremenitvijo, če pa želite rasti v svojem poklicu, nadgrajevati svoje sposobnosti in povečati svoj dohodek, potem raje poiščite mesto z resnejšimi zahtevami.

Kandidat za delovno mesto poslovnega asistenta mora imeti poleg tehničnih veščin tudi določene človeške lastnosti:

odgovornost in zanesljivost– delodajalec mora biti prepričan v vašo dobro vero,
poštenost in poštenost– omogočen vam bo dostop do tajnih podatkov o dejavnostih podjetja, delodajalec pa mora biti prepričan, da svoje skrivnosti zaupa zanesljivim rokam,
odpornost na stres– veliko nalog bo treba opraviti v rokih in v neobičajnih situacijah.
točnost in samodisciplina– pomembne lastnosti, ki vam bodo omogočile kompetentno organizacijo vašega delovnega dne in dneva vaših nadrejenih.

Kako opraviti razgovor

Danes lahko na različnih spletnih virih najdete prosto delovno mesto za pomočnika na daljavo. , družbeni mediji, uradni portali za iskanje zaposlitve, kot sta NN in JOB - tam lahko iščete ustrezno možnost zaposlitve zase.

Če želite uspešno opraviti razgovor, morate realno oceniti svoje znanje in zmožnosti.

Preverite svoje znanje ruskega jezika na brezplačnem viru na internetu. Če rezultat ni impresiven, poskusite zapolniti vrzeli v znanju. Pismenost in dober slog sta nekaj, brez česar ne boste mogli voditi poslovne korespondence. Ocenite svoje znanje tabel - v njih boste morali narediti veliko izračunov.

Razmislite o svojih poslovnih in osebnih lastnostih, katere od njih vam bodo pomagale, da se pokažete kot obetaven strokovnjak, in o katerih je bolje molčati na prihajajočem razgovoru. Dobro napisan življenjepis vam bo pomagal najti prosto delovno mesto, ki ustreza vaši poklicni ravni. Naučite se predstaviti in naj vas ne bo sram izraziti svojih talentov in prednosti. Hvaliti samega sebe ni zločin.

Prednosti in slabosti poklica

Delo poslovnega asistenta ima svoje prednosti in slabosti. Glavni pozitivni dejavnik je možnost dela na daljavo, v domačem, udobnem okolju.

Sodelovanje pri vodenju podjetij vam bo odprlo velike možnosti - od možnosti, da pozneje postanete soupravljavec, do tega, da postanete eden od lastnikov podjetja.

Še en bonus bo pridobitev novih izkušenj. To vam lahko postane most do odprtja lastnega podjetja, saj boste pridobljeno znanje želeli uporabiti za lasten razvoj.

Pomanjkljivost tega poklica je lahko zaseden urnik, ki verjetno ne bo omejen s strogimi časovnimi okviri. Pogosto zahteve za prosilca navajajo pogoj - biti v stiku 24 ur na dan.

Kje začeti?

Velike količine, pogosti roki, resen delovni ritem - to je ravno aktiven in dinamičen način, v katerem živi sodobno poslovanje, in če želite postati polnopravni udeleženec v njem, se pridružite temu procesu in razvijajte svoj potencial.

Na internetu nisem našel tečajev ali izobraževalnih gradiv o poklicu osebnega asistenta. Obstaja pa ena, ki močno pomaga pri osvajanju najpomembnejših veščin dela na daljavo. Naročite se na glasilo o tečaju, preberite knjigo o izkušnji selitve na daljavo od različnih ljudi.

Če raven vašega znanja in spretnosti še ne dosega položaja pomočnika v resnem velikem projektu, ne bodite razburjeni, začnite z majhnim. Na spletu lahko zelo hitro zgradite kariero izvršnega pomočnika. Glavna stvar, ki jo morate imeti, je želja po razvoju in učenju.

Všečkaj to kratek pregled Danes mi je uspelo kuhati za vas v enem od oddaljenih poklicev. Upam, da sem vam razkril glavne točke in njegove posebnosti. Če imate kakršna koli vprašanja ali bi radi kakor koli komentirali članek, bom vesela kakršne koli povratne informacije. Pogosto preverjajte – kmalu bomo nadaljevali z razpravo o drugih specialitetah, po katerih je danes povpraševanje na spletu.

Ni podobnih člankov

Generalni direktor podjetja ima veliko odgovornosti. Z razvojem organizacije se ta obseg odgovornosti širi. Veliko je "prometov", za katere mora vodja porabiti čas, namesto da bi reševal probleme, ki so neposredno usmerjeni v razvoj podjetja. To zmanjšuje učinkovitost specialista. Nekatere naloge, ki ne zahtevajo visoke kvalifikacije, se lahko prenesejo na pomočnika generalnega direktorja.

Delovno mesto pomočnika generalnega direktorja: glavne značilnosti

Težko je definirati položaj pomočnika generalnega direktorja. Dejstvo je, da se obseg odgovornosti tega strokovnjaka določi glede na potrebe generalnega direktorja. Aktivnosti zaposlenega so lahko osredotočene na en vidik. Poglejmo položaje, na katerih asistenti delajo v praksi:

Uslužbenec. Ta strokovnjak je odgovoren za delo z dokumentacijo. Njegovo področje odgovornosti vključuje klice in razna dnevna opravila.
Osebni pomočnik. Specializirano za organizacijo delovnega dne direktorja, poslovnih srečanj in konferenc. Specialist spremlja vodjo tudi na poslovnih potovanjih.
Namestnik generalnega direktorja. Delavec ima pravico odločati o omejenem krogu vprašanj.

Praviloma asistent v resnici združuje funkcije več strokovnjakov. V velikih podjetjih ima lahko direktor dva pomočnika. Eden na primer organizira delovni čas upravnik, drugi pa se ukvarja s papirologijo.

Pomočnik spada v kategorijo vodij. Poroča neposredno generalnemu direktorju. Zahteve, ki so običajno predstavljene zaposlenemu:

Visoka izobrazba ustrezne smeri (na primer pravne).
Tri leta delovnih izkušenj.

Ostali zaposleni so praviloma odgovorni pomočniku generalnega direktorja. Ima široka pooblastila: od pravice do izdajanja ukazov do nadzora nad delom različnih oddelkov.

POMEMBNO! Imenovanje pomočnika sploh ni pretirano. Ta ukrep omogoča vodji, da se osredotoči na reševanje problemov, ki zahtevajo visoko strokovnost in ustvarjalnost. "Promet" je delegiran na asistenta. To bistveno poveča učinkovitost tako direktorja kot podjetja samega.

Pravna ureditev

Delovanje pomočnika generalnega direktorja ureja pravilnik:

Metodološka priporočila.
Listina.
Pogodba o zaposlitvi.
Po naročilu vodje.
Opis dela.

Kakšne so odgovornosti pomočnika generalnega direktorja?

Odgovornosti pomočnika generalnega direktorja se razlikujejo glede na velikost podjetja. V majhnih podjetjih so zaposleni odgovorni za spremljanje dela kurirjev, vodij in vzdrževanje pisarniških dejavnosti. V velikih organizacijah ima generalni direktor običajno dva pomočnika. En osebni asistent organizira delovni dan vodje, drugi skrbi za vse ostale zadeve. Seznam strokovnih nalog se lahko zelo razlikuje. V vsakem primeru morajo biti odgovornosti določene v opisu delovnega mesta. Poglejmo vzorčni seznam:

Organizacija pogajanj, tudi po telefonu.
Sprejem korespondence.
Organizacija sestankov in sestankov: priprava pripadajočih gradiv, spremljanje spoštovanja predpisov, sestavljanje zapisnikov, stenografija.
Nadzor nad izvrševanjem navodil generalnega direktorja.
Predložitev dokumentov upravitelju v podpis.
Sprejem obiskovalcev generalnega direktorja.
Organiziranje poslovnih potovanj (na primer rezervacija sob, naročanje vozovnic).
Zagotavljanje učinkovitega dela generalnega direktorja.
Sestavljanje načrta delovnega dne.
Informacijska podpora generalnemu direktorju.
Udeležba na sestankih in poslovnih srečanjih.
Organizacija poslovnih srečanj.
Organizacija predstavitev.
Priprava poročil o stroških.
Izvedba osebnih naročil.
Izdelava baz podatkov, virtualnih predstavitev z osebnim računalnikom.

Pomočnik je oseba, ki je najbližje direktorju. Pogosto njegov delovni dan ni normiran. Zaposleni rešuje najrazličnejše probleme, zato mora imeti ustrezne osebne lastnosti.

Pravice zaposlenih

Pomočnik generalnega direktorja ima naslednje pravice:

Seznanitev s projekti in odločitvami vodje v zvezi z aktivnostmi asist.
Pravica do prejemanja potrebnih informacij.
Pravica odločanja v okviru uradnih pooblastil.

Pomočnik generalnega direktorja lahko dobi večja pooblastila. Na primer, zaposleni ima lahko pravico do podpisovanja dokumentov.

Odgovornosti, dodeljene asistentu

Zadolžitve, dodeljene pomočniku, morajo biti določene v opisu delovnega mesta. Delavec je odgovoren v naslednjih primerih:

Neupoštevanje delovnih navodil.
Dejanja, ki kršijo zakone Ruske federacije.
Povzročanje škode.

Če je pomočnik zagrešil neprimerno ravnanje, se pred uvedbo odgovornosti izvede preiskava. Potrebno je ugotoviti stopnjo krivde. Sodelovanje pri preiskavi ključni zaposleni podjetja. Na podlagi njegovih rezultatov se sestavi dokument. Glede na stopnjo krivde se delavcu lahko izreče kazen. Pomočnika lahko tudi odpustijo.

Katere osebne lastnosti se zahtevajo od asistenta?

Osebni asistent je zadolžen za širok nabor nalog. Nekateri strokovnjaki delajo na enem področju, vendar to ne velja za asistenta. Od njega se zahteva večopravilnost in vsestranskost. Razmislimo o osebnih lastnostih, ki jih mora imeti pomočnik generalnega direktorja:

Proaktivnost, delo naprej.
Sposobnost predvidevanja nadaljnji razvoj situacije.
Preprečevanje zapletov.
Vsestranskost.
Prilagajanje na hitro spreminjajoče se okolje.
Tekoče znanje enega ali več tujih jezikov.
Sposobnost dela z informacijskimi tokovi.
Sposobnost ohranjanja zaupnosti.
Sposobnost sistematičnega analiziranja situacije.
Sposobnost ponuditi več rešitev hkrati.
Srednje do napredno znanje računalnika.
Poznavanje osnov upravljanja s časom.
Sposobnost usklajevanja dejavnosti več zaposlenih.
Diplomacija.
Komunikativnost, sposobnost reševanja konfliktov.
Operativno delo z velikimi količinami informacij.
Dober spomin.
Sposobnost določanja prioritet.

Asistent mora biti kompetenten in odporen na stres. Zaželeno je poznavanje sorodnih specialnosti (na primer poznavanje osnov sodne prakse).

Kdaj generalni direktor potrebuje osebnega asistenta?

Pomočnik se zaposli, če je generalnemu direktorju dodeljen obsežen seznam odgovornosti. Tudi če je vodja kos obstoječim nalogam, lahko velik del "prometa" upočasni delo. Za opravljanje vsakodnevnih zadev je najet pomočnik. Ti zaposleni so praviloma vabljeni v velika podjetja. Direktorji majhnih organizacij zmorejo vse delo opraviti sami.

Pomočnik vodje je položaj, ki je prisoten v kadrovski strukturi skoraj vsakega ruskega velikega ali srednje velikega podjetja. Pogosto se na strokovnjake, ki zasedajo ta položaj, gleda kot na sekretarje z zelo omejenim obsegom funkcij in odgovornosti. Toda to je popolnoma napačen pristop k razumevanju posebnosti zadevnega položaja. Pomočnik direktorja ima lahko najširša pooblastila. Zahteve za njegovo usposobljenost in usposobljenost so lahko zelo visoke. Kakšne so posebnosti položaja? govorimo o? Kakšne so tipične pravice in dolžnosti vodstvenega pomočnika v ruskem podjetju?

Posebnosti položaja

Kakšen položaj je to - "pomočnik vodje"? Kakšne so odgovornosti takega zaposlenega? V večini primerov se položaj "pomočnik vodje" nanaša na tajnico. V redkih primerih ta stavek označuje položaj namestnika direktorja - vendar je to praviloma značilno za majhna podjetja. V bolj ali manj velikih podjetjih so naloge osebnega pomočnika vodje omejene predvsem na tajniške funkcije. Katero točno? Najprej je to pisarniško delo, delo s korespondenco, reševanje težav, povezanih z organizacijo različnih sestankov in drugih dogodkov, v katere je neposredno vpleten vodja podjetja. Naloge tajnice (pomočnika) vodje skoraj vedno vključujejo tudi sprejemanje telefonskih klicev v pisarni.

V nekaterih primerih je ustrezen položaj razdeljen na več vrst. Tako se tajnice, ki opravljajo predvsem tehnična dela - sprejemanje telefonskih klicev, obdelava korespondence itd. - imenujejo pomočnice. Po drugi strani se tisti strokovnjaki, ki so odgovorni za organizacijo dogodkov in pisarniško delo, imenujejo vodje pisarn. Obstaja stališče, da so za položaj, kot je pomočnik vodje, odgovornosti in pooblastila širši v primerjavi s tipičnimi tajniškimi. Zlasti se lahko izrazijo v potrebi po osebni prisotnosti na dogodkih, v katerih sodeluje vodja - korporativne zabave, poslovna pogajanja, počitnice. V tem primeru je lahko pomočnik odgovoren za predstavitve, ki jih pripravi vodja, ali za slikovno komponento udeležbe svojega šefa na dogodku. Opozoriti je treba, da je v delovnih knjigah položaj pomočnika direktorja najpogosteje označen kot "tajnik".

Zahteve za pomočnika vodje

Razmislimo o takem vidiku, kot so tipične zahteve za kandidate za položaj "pomočnika vodje". Naloge, ki naj bi jih opravljal zaposleni na ustreznem položaju, zahtevajo določene veščine in kvalifikacije. Njihov seznam je v veliki meri odvisen od posebnosti dela sekretarja. Torej, če bodo dejavnosti pomočnika direktorja v prvi vrsti ustrezale položaju nadzornika, potem zahteve v tem primeru ne bodo tako stroge: srednješolska izobrazba, minimalne delovne izkušnje, osnovna znanja za delo z osebnim računalnikom in pisarniško opremo. Če pa pristojnosti pomočnika vodje vključujejo nekatere vodstvene funkcije, potem bo seznam zahtev v tem primeru večji, delovne odgovornosti pa bodo vključevale več visoka stopnja usposobljenost kandidata za mesto tajnika.

Tipičen nabor veščin, ki bi jih moral imeti izvršni pomočnik v večini primerov, je: znanje pogostih tujih jezikov, znanje popularnih računalniški programi za delo z dokumenti, slikami, predstavitvami. Pomemben vidik kvalifikacijskih zahtev za izvršnega pomočnika so osebne lastnosti. Sem sodijo vljudnost, pozornost, dobronamernost, odgovornost in pripravljenost na reševanje novih problemov. Zaželena starost kandidata za položaj pomočnika vodje v mnogih organizacijah je 18-35 let. Seveda pa obstajajo podjetja, ki še posebej cenijo izkušnje zaposlenega in zato rade volje najemajo ljudi, ki so veliko starejši.

Mnoga podjetja hkrati raje zaposlujejo strokovnjake brez veliko izkušenj za delo, ki vključuje opravljanje funkcij, značilnih za pomočnika vodje. To je lahko posledica specifičnosti poslovnega segmenta, v katerem podjetje deluje. V nekaterih primerih je bolje usposobiti zaposlenega za delo v podjetju, ki je, relativno gledano, odprlo prvo rusko proizvodnjo mikroprocesorjev za pametne telefone in tablice, iz nič, s potopitvijo v vse potrebne nianse tako visokotehnološkega poslovanja segmentu, kot pa poskušati razložiti izkušeni osebi, da stare metode reševanja nalog v nekaterih primerih ne delujejo.

Glavne odgovornosti

Podrobneje razmislimo o odgovornostih, ki so značilne za položaj pomočnika vodje. Zgoraj smo omenili, da se te večinoma nanašajo na tajniške funkcije. Vendar ni vedno tako. Pogosto se zgodi, da pomočnik direktorja podjetja, še posebej, če govorimo o veliki organizaciji, sodeluje pri sprejemanju ključnih vodstvenih odločitev. Spremlja lahko pogajanja, v katerih sodeluje šef - in ne samo v tehničnem smislu, ampak se tudi vključuje v ustrezne dialoge, izraža mnenja in nasvete.

V nekaterih primerih lahko vodja nekatere svoje funkcije prenese na svojega pomočnika - na primer v smislu obveščanja ekipe podjetja o kakršnih koli pomembnih odločitvah vodstva. Seveda zaposleni na zadevnem položaju pogosto opravlja delo, ki je povezano z zagotavljanjem udobja šefovih dejavnosti – v smislu zagotavljanja optimalne mikroklime v njegovi pisarni je vedno na voljo tako rekoč svež čaj, tako da je glavni oprema, ki jo upravljavec uporablja, je stabilna, deluje.

Način delovanja

Torej, zdaj vemo, kakšne so delovne obveznosti, ki označujejo takšno delovno mesto kot pomočnik vodje. Naša naslednja naloga je preučiti posebnosti delovnega režima zaposlenega na ustreznem položaju. Seveda v splošnem primeru pomočnik opravlja svoje naloge po urniku, določenem z delovnim zakonikom, to je v okviru 8-urnega delovnika 5 dni v tednu. Toda v praksi so možna znatna odstopanja od ustreznega režima. Podobni scenariji so lahko značilni za položaj, kot je izvršni pomočnik z dodatnimi odgovornostmi.

Dejstvo je, da lahko strokovnjak, ki dela na tem položaju, sodeluje ne le v zadevah svojega podjetja, ampak tudi pri reševanju problemov, ki niso neposredno povezani z notranjimi dejavnostmi podjetja. Tako lahko pomočnika z ustreznimi pooblastili pošljete na poslovna potovanja, na seminarje in konference. Zaposleni lahko opravlja tudi določene vmesne naloge med svojim nadrejenim in menedžerji, ki delajo v drugih organizacijah - na primer v zvezi s pretokom dokumentov ali izvajanjem skupnih projektov. Razpored dela za reševanje takšnih težav je seveda lahko daleč od tistega, ki ga določa delovni zakonik. Pravzaprav postane nepravilen, pogosto daljši od standardnih 8 ur.

Poglejmo, kako bi lahko izgledal opis delovnega mesta pomočnika vodje. Struktura ustreznega dokumenta se praviloma začne s splošnimi določbami. Lahko kažejo, da pomočnik vodje spada v kategorijo specialistov. Tako lahko podjetje že na ravni lokalnega pravnega vira zapiše, da oseba na položaju ni poslovodja (ne namestnik direktorja). Z velika verjetnost- tajnica ali na primer osebna pomočnica vodje z dodatnimi zadolžitvami.

Opis del pomočnika: splošne določbe

IN " Splošne določbe» Opis delovnega mesta lahko vsebuje tudi besedilo, ki odraža zahteve glede usposobljenosti strokovnjaka. Na primer, da mora imeti pomočnik direktorja strokovno izobrazbo in nekaj delovnih izkušenj. Včasih je v istem delu opisa delovnega mesta navedeno področje poslovanja, na katerem je zaželeno, da ima oseba izkušnje z vodenjem dejavnosti.

»Splošne določbe« določajo ključne kompetence zaposlenega. Lahko se izrazijo v zahtevah po poznavanju vodstvene strukture podjetja, notranjih in Zunanja politika podjetje delodajalec, načela komuniciranja podjetja z organi in drugimi organizacijami, standardi, ki označujejo pisarniško delo, pravila poslovnega komuniciranja ter interni delovni red v podjetju.

Delovne obveznosti asistenta

Naslednji ključni del navodil je » Delovne obveznosti" Kakšne so njegove posebnosti? V tem razdelku so zapisane predvsem funkcionalne odgovornosti pomočnika direktorja. To so lahko: načrtovanje šefovega delovnega dne (v smislu sestankov, klicev, razgovorov), organiziranje tehnične podpore za delo vodje (v smislu naročanja prevozov, organizacija poslovnih sestankov), udeležba na službenih potovanjih, poslovna pogajanja, vodenje zapisnikov oz. drugi dokumenti, zagotavljanje interakcije med menedžerji podjetij z drugimi strukturami podjetja, vzdrževanje komunikacij z vladnimi agencijami.

Pravice pomočnika

Opis dela vedno vključuje pravice, ki jih ima pomočnik vodje. Odgovornosti, ki jih predvideva specifika delovnega mesta, so vedno dopolnjene z ustreznimi preferencami. Kakšne pravice ima torej zaposleni na zadevnem delovnem mestu? Zanimivo je, da so odgovornosti pomočnika vodje podjetja precej povezane z njimi. Na primer, pravica do podpisa in potrditve določenih dokumentov nastane v povezavi s potrebo po občasnem delu s takšnimi viri. Primer druge pravice zaposlenega na ustreznem položaju je zahtevati od neposrednega vodstva, pa tudi od drugih strokovnjakov podjetja, potrebne informacije za vključitev v dokumente. Pomočnik vodje ima tudi pravico zahtevati, da šef zagotovi udobne delovne pogoje. Delovne obveznosti osebe lahko vključujejo redno pošiljanje in prejemanje dokumentov – in te postopke je treba izvesti z različnimi tehnična sredstva. Tajnik ima pravico pričakovati popoln dostop do njih.

Odgovornost pomočnika

Torej, preučili smo, kakšne so odgovornosti pomočnika direktorja in kakšen je obseg njegovih pravic. Toda v večini opisov delovnih mest za strokovnjake v zadevnem profilu obstaja še en razdelek - "Odgovornost". Kakšno besedilo je lahko v njem? Pomočnik vodje je najpogosteje odgovoren za: nepravilno opravljanje nalog, določenih z zadevnimi navodili, vendar v mejah, določenih v delovnem zakoniku Ruske federacije; kazniva dejanja, ki jih je storil v okviru svojih dejavnosti - spet v mejah ruske zakonodaje; za povzročitev škode podjetju - v mejah, določenih v delovnem in civilnem zakoniku Ruske federacije ter drugih pravnih virih.

Povzetek

Torej smo preučili posebnosti takšnega položaja kot pomočnik vodje, odgovornosti in zahteve, ki so značilne za ta položaj v kadrovski strukturi podjetja. Strokovnjak, ki opravlja ustrezno delo, najpogosteje opravlja tajniške naloge, vendar ima lahko bistveno širša pooblastila. V redkih primerih pojem "pomočnik direktorja" ustreza položaju namestnika direktorja, vendar je to značilno predvsem za mala podjetja.

V "klasični" razlagi izraza "pomočnik vodje" je delo osebe na ustreznem položaju lahko blizu funkcij pomočnika, uradnika ali na primer vodje pisarne. IN delovna knjižica pomočnik vodje bo najverjetneje napisan kot "tajnik" ali "pomočnik", čeprav je veliko seveda odvisno od korporativnih standardov, sprejetih v določeni organizaciji.

Potreba po povabilu strokovnjakov zadevnega profila na delo je značilna za dejavnosti menedžerjev večine ruskih podjetij. Učinkovito delo najvišjega vodje je odvisno od tega, kako dobro bo njegov pomočnik rešil njegove težave - na videz sekundarne z vidika praktičnega upravljanja podjetja, a v resnici izjemno pomembne za organizacijo. Delo tajnice je najpomembnejše v komunikacijski strukturi tima, ki ga vodi vodja podjetja.

Upoštevajte, da mnoga podjetja prakticirajo imenovanje več pomočnikov direktorjev hkrati. Vendar se lahko status in pristojnosti vsakega razlikujejo. En strokovnjak je lahko odgovoren za tajniške funkcije, drugi je lahko vodja pisarne, tretji pa ga lahko spremlja na dogodkih. Hkrati lahko kadroviki izvajajo zamenljivost zaposlenih znotraj ustreznih področij delovanja.

Obstaja mnenje, da je lahko pomočnik oseba, stara od 25 do 30 let. Številni strokovnjaki so glede postavljanja takih meja zelo skeptični. Delo, ki zahteva velik stres in veliko koncentracijo, postavlja posebne zahteve po strokovnosti, psihični stabilnosti in komunikacijskih sposobnostih, ki jih pridobimo izključno z znanjem, izkušnjami in ugledom. Zato je položaj osebnega asistenta v zadnjem času močno dozorel. Če se osredotočimo na nabor objektivnih in subjektivnih parametrov in lastnosti, lahko osebo, ki je dosegla popolno osebno in poklicno zrelost, štejemo za zanesljivega pomočnika. S tega vidika 30 let ni konec asistentske kariere, temveč izhodišče. Do nedavnega so osebne asistentke postajale predvsem predstavnice. Danes moški pomočnik ni več redkost - odlikujejo ga namenskost, odločnost in čustvena zadržanost, ima inteligenco in sposobnost strateškega razmišljanja. Pomočnice pa so bolj odporne na stres, se bolje prilagajajo, zaradi svoje prilagodljivosti bolj subtilno čutijo nianse odnosov, hitro najdejo izhod iz težke situacije, so pozorne na podrobnosti in imajo sposobnost poslušanja ter so bolj pacient pri opravljanju rutinskega dela. Zato izbira pomočnika ne bi smela temeljiti na njegovem spolu, temveč na strokovnosti in naboru veščin.

Izobrazbeni pogoji za kandidata za delovno mesto osebnega asistenta niso prestrogi: lahko je specialist s višja izobrazba na katerem koli področju je glavna stvar prisotnost drugih komponent, ki so potrebne za izvajanje funkcionalnosti za določen položaj. Najpogosteje se v vlogi asistentov uspejo humanisti - specialisti s področja turističnega poslovanja, odnosov z javnostmi in dokumentacijske podpore managementu, zgodovinarji, prevajalci, novinarji, filologi. Pomočnik ima lahko tehnično, ekonomsko ali pravno izobrazbo - takšni strokovnjaki imajo pogosto analitičen um, izkazujejo svoje sposobnosti pri pripravi pregledov, poročil ali nadzoru projektov ter opravljajo naloge povečane kompleksnosti. In seveda je vedno dobrodošlo izobraževanje, ki ustreza profilu podjetja.

Hkrati so zahteve po delovnih izkušnjah in strokovni usposobljenosti asistenta zelo visoke. Tisti, ki menijo, da je dovolj, da ima osebni asistent tajniške sposobnosti – naj vedo tuj jezik, lastnik računalnika, izkušnje s sestavljanjem poslovna pisma in nudenje poslovnih potovanj, rezervacija vozovnic in organizacija poslovnih srečanj. Poleg vsega naštetega mora pomočnik:

Imajo analitičen um in sposobnost sistematičnega logičnega razmišljanja;

imeti dober spomin, imajo hitro reakcijo;

Bodite delavni, vzdržljivi, odporni na stres;

Imeti širok pogled, kompetenten govor;

Biti sposoben prevzeti odgovornost;

Imeti dober okus;

Bodite zvesti interesom podjetja in osebnim interesom svojega vodje.

Treba je opozoriti na takšen odtenek življenja osebnega pomočnika direktorja, kot je njegovo osebno življenje. E.V. ve za to. Mayorova, kadrovska direktorica PRIME DEVELOPMENT

Pomočnik vodje ima kot vsaka oseba pravico do zasebnosti. Toda malo ljudi uspe ohraniti ravnovesje med delom in zasebnim življenjem. Reševanje nalog, ki jih zastavi vodja, terja ogromno truda in časa, medtem pa se krog lastnih poznanstev zaradi nenehne zaposlitve bistveno skrajša. Veliko časa mine in od jutra do jutra morate reševati težave drugih ljudi. Meja med delom in osebnim življenjem postane nevidna in življenski krog sprejemljivo za večino ljudi - 8 ur spanja, 8 ur dela in 8 ur zabave in počitka - se ne izvaja noben dan v tednu. Največkrat se to konča v neposlovnem razmerju. Na spletnih straneh in v specializiranih medijih za zaposlovanje pogosto najdemo ponudbe delodajalcev za prosto delovno mesto dobro plačanega tajnika-pomočnika in izvršnega pomočnika, vendar je pripravljenih za to delovno mesto kar nekaj ljudi. Da je to mogoče, nas prepričujejo različne zgodbe ženskih romanov o dekletih, ki v službi razmišljajo in si skušajo urediti osebno življenje. Pod kakšnimi pogoji je mogoče utelešiti zaplet iz ženskega romana resnično življenje, si je mogoče predstavljati iz življenjskih opazovanj kolegov, prijateljev, ki delajo na teh položajih, ogledovanja spletnih strani kadrovskih agencij za iskanje zaposlitve. Na primer, ko vodja namenoma išče referenta z določenim naborom lastnosti za opravljanje ne le standardnih nalog iz opisa delovnega mesta, ampak tudi za druge funkcije, pogosto neposlovne narave. Ta tradicija, ki je v našo državo prišla z Zahoda, je v Rusiji postala razširjena od časov perestrojke. trenutno dosega najvišji vrh priljubljenosti.

Pogosto se tudi zgodi, da se pomočnik po prvem mesecu dela sooči z zahtevki direktorja, ki ne sovpadajo z njegovimi življenjskimi vrednotami in načeli. Seveda se zgodi, da se pomočnikova življenjska načela spremenijo in lahko se pojavi medsebojna naklonjenost. Toda pogosto se v tej situaciji vse običajno ne konča le z namigi upravitelja. In v primeru zavrnitve zagotovo sledijo opustitve, nezadovoljstvo javnosti, pripombe in razrešitve. Lahko pride tudi do postopnega razvoja poslovni odnosi med vodjo in pomočnikom. Sčasoma se ljudje preprosto navadimo drug na drugega, srečujemo se in komuniciramo o poslovnih zadevah v nekaj mesecih ali letih skupnega dela. Konec v takšnih primerih ima veliko variabilnost: od medsebojnega motenja in razpada do formalizacije odnosa. Ne glede na to, kako pestre so zgodbe iz življenja pomočnikov, je odločitev, da z vzpostavitvijo osebnega odnosa z vodjo dosežejo karierni cilj, določeno materialno bogastvo, težko šteti za uspešno. Najpogosteje so tudi sanje anketarja o uspešnem zakonu z menedžerjem nerealne. Kakor koli že, ne bi bilo odveč razmišljati o tujih izkušnjah pomočnikov referentov, ki so že šli čez podobno pot. Vodje, ki izbirajo pomočnika, seveda najprej iščejo kompetentnega in strokovni delavec, če je le mogoče, predan. Toda hkrati je za ta poklic pomemben predstavljiv videz, zato je imeti fotografijo v svojem življenjepisu pogosta zahteva za kandidate za to prosto delovno mesto. Pa vendar je dvomljivo, da je vodja lahko zadovoljen z osebo, ki ni energična in nezainteresirana za delo z možnostjo rasti in ne pričakuje dolgoročnega sodelovanja. Gospodarstveniki so odgovorni za svoj posel in prioritete si postavijo tako, kot je treba: na prvem mestu - uspešno delo in konkretne rezultate. Zato morajo kandidati za prosto delovno mesto osebnega asistenta po predhodnem izboru na podlagi fotografije in življenjepisa opraviti tudi razgovor, ki vključuje razpravo o življenjepisu, strokovnih sposobnostih, delovnih pogojih in višini plače, nato pa izpolnitev splošne sprejel vprašalnik kandidata, opravil psihološki testi itd. Zaradi prevladujočih stereotipov se domneva, da kandidat, ki se prijavlja na mesto pomočnika direktorja, išče lahke poti v življenju, predvsem uspešno kariero, morda pa upa tudi na uspešno osebno življenje. Vendar pa izkušnje kažejo, da se v resnici pričakovanja pomočnika in vodje redko ujemajo. Asistentka, pogosto mlado dekle, zaradi starosti pričakuje globalne spremembe ne le v kariernem načrtu, ampak tudi v osebnem življenju, vodja pa ima praviloma popolnoma drugačne načrte. Znake pozornosti, pohvale in vodjo pomočnik dojema kot potencialno ponudbo za dolgoročno razmerje. Da se vodja naveliča poslovne rutine in družinskih težav in se včasih želi imeti dobro. Vodja nima daljnosežnih načrtov za dolgoročna razmerja. In če se kariera pomočnika ne obnese, kar se izraža v odsotnosti prehoda na drugo delovno mesto v prvih dveh ali treh letih dela, je bolje, da preprosto zapusti podjetje.

Generalni direktor svetovalnega podjetja mi je nekoč povedal, kako vidi idealnega pomočnika, med zahtevanimi lastnostmi je navedel, da mora imeti osebne lastnosti, kot so prijaznost in odzivnost, inteligenca in pozornost. Tu so bili mišljeni tudi neformalni odnosi. Potencialni pomočnici je dejansko ponujena vloga druge žene - ki jo vodja skriva pred vsemi. V tej situaciji je težko biti srečen za žensko. Toda nikoli se ne bo zadovoljila z manjšo vlogo. Nasprotno, sčasoma se mentalni konflikt pomočnice zaostri, saj dlje kot trajajo poslovni in neformalni odnosi, bolj se pojavljajo nevidne niti in povezave med ljudmi. Po rojstvu se situacija zelo zaplete skupni otrok, ki v navadna družina zakon bolj utrjuje kot uničuje, česar pa ne moremo reči o razmerah neizrečenega sobivanja, običajno skritega pred prijatelji, sorodniki in ženo. Pogosto so pomočnikom dodeljene številne odgovornosti, ki niso popolnoma povezane z opisom delovnega mesta. Opravljanje »razširjenih nalog« prisili pomočnike, da preživijo neomejeno količino časa z vodji in rešujejo njihove zadeve, tudi osebne. Vse bi bilo v redu, če ne bi bilo pretirane poglobljenosti v zadeve vodje, ki ustvarja iluzijo posebnega zaupanja v pomočnika, v vodji pa oblikuje kompleks osebnega zanimanja za pomočnika kot izjemno potrebno osebo. Takšni odnosi povečanega zaupanja lahko pri ženski ustvarijo občutek navezanosti in včasih prispevajo k nastanku odvisnosti od vodje. V takšni situaciji je lahko izid slab. Kot kaže praksa, ni samo pomočnik lahko odvisen od vodje. Vodja lahko postane tudi odvisen od svojega pomočnika in celo trpi zaradi tega.Pogosto je od pomočnika odvisna moralna in psihološka klima celotnega kolektiva. Najprej gre za referenta, ki je z vodjo tesno povezan ne samo s poslovnimi, ampak tudi z neformalnimi odnosi. Znani so primeri, ko so bili vsi stiki z upraviteljem omejeni na njegovega pomočnika in nato brez dobri odnosi s pomočnikom ni mogoče doseči ničesar - niti sestanka z vodjo, niti njegovih pozitivnih ali hitrih odločitev, ki so v poslu izjemno potrebne. Vodja je odvisen od razpoloženja pomočnika, to pa odločilno vpliva na vse zaposlene. V takšnem okolju je psihično ravnovesje ekipe porušeno. Zaradi strahu, da bi padli pod vroče roke pomočnika in nato vodje, zaposleni poskušajo prikriti resnično stanje v podjetju in so prisiljeni izkrivljati dejstva, kar negativno vpliva na rezultate podjetja kot celote. In če so sprva vsi zadovoljni z vsem, se lahko kasneje kot bumerang vrnejo k upravitelju ne z zmagami, temveč s težavami v poslu. Ni vsak pomočnik sposoben igrati vlogo pomočnika in ljubimca hkrati - vodja bi moral o tem razmišljati že ob začetni fazi neformalni odnos s svojim pomočnikom. Ohlajanje v odnosih, značilno za večino pisarniških romanc med vodjo in njegovim pomočnikom, vedno nastopi na neki točki, včasih povsem nepričakovano za obe ali eno od strani. Trajanje obdobja poslovnega in neposlovnega komuniciranja, uvajanja pomočnika v skrivnosti »madridskega dvora« je za vse »pare« različno (večinoma od enega leta do štirih let). V tem času se osebno življenje meša z delom, kot koktajl v mešalniku. Kaj storiti? Vprašanje je izvirno rusko, pogosto zastavljeno, ko se človek sooči s kompleksnim problemom. A resen problem tukaj je očitno: obstaja "prirastek" k človeku in njegovim interesom in morda popolnoma zaman. Manjša smer razvoja takšnih romanov je značilnost osebnega življenja pomočnika direktorja. Skrb za vodjo se začne zaradi prvinske ženske potrebe po skrbi, ki postopoma preraste v navado. In kar je najbolj neprijetno, je ta navada tista, ki postane kamen spotike, ki pomočnika postopoma vleče v močvirje odnosa brez konkretne prihodnosti. In potem sledi izguba občutka odgovornosti za svojo usodo in slabo prikrita odvisnost od voditelja – predstavnika. močan sveta to." O tistih, ki so se uspeli poročiti s svojim šefom in narediti sijajno kariero zahvaljujoč pokroviteljstvu moža poslovneža, v tisku malo poročajo, prav zato, ker se to v življenju zgodi zelo redko. A vseeno se to zgodi! Moj znanec, generalni direktor odvetniške pisarne, mi je nekoč skušal dokazati, da je v življenju vse mogoče ... Njegova afera z osebno asistentko se je za oba uspešno končala, če se to seveda lahko šteje. Poročil se je z mlado pomočnico in zapustil prejšnjo družino. Njegovo mnenje je zvenelo v mojih ušesih kot zvonec: izkazalo se je, "v življenju je treba poskusiti vse: odpreti svoje podjetje, spremeniti ženo, če se pojavi taka potreba, in, če je mogoče, spremeniti domovino z odhodom v tujino. ” In če se morda vsi strinjajo z mnenjem o "poskusu peresa" na področju odpiranja lastnega podjetja, ki se dobro ujema z življenjskimi načeli katere koli zrele osebnosti, potem glede vprašanja menjave žene in domovine menim, potekala bo široka razprava in nasprotnikov tega mnenja bo veliko več kot zagovornikov. Tako zdaj njegova mlada žena vodi novo in najbolj zapleteno dejavnost - proizvodnjo pletenin. Vstane pred možem, v službi je od osmih zjutraj in se domov vrne šele pozno zvečer, okoli desetih. Izkazalo se je, da lahko na ta najuspešnejši zakon upajo le zelo energične in pridne pomočnice, pripravljene stopiti v vrsto nenehno zaposlenih podjetnic, ki delajo zelo intenzivno, 12–14 ur na dan.

Pa vendar za ruske poslovneže predlaganje poroke svoji tajnici sploh ni tipičen korak, kot za njihove tuje kolege. Sanje deklet in žensk, ki se prijavijo na mesto pomočnice direktorja s ciljem uspešne poroke, so podobne sanjam o velikem dobitku v igralnici: vse je odvisno od tega, kako pade žeton. Vendar pa po opažanjih hodijo v igralnice igrati samo zelo bogati in premožni ljudje, pogosteje izgubijo kot dobijo in jim je vseeno – ne revščijo. In ko je na kocki vaše dobro počutje, kot v primeru pomočnice, ki ni našla vitalnega »zavetja« v vlogi zakonite žene in zaveznice lastnega voditelja, se morda ne splača tvegati? Ljubezen na začetku skupne igre se ne konča nujno v srečnem zakonu na koncu.

("Tajnik-referent" št. 10 2007)

Vsak podjetnik, ki se je potopil v delovno rutino, je vsaj enkrat zavidal Mirandi Priestly iz filma "Hudič nosi Prado" zaradi njene pomočnice Andree. In avtorja bo prosil za izvod neobjavljene knjige, in bo naročil vstopnico v slabem vremenu, in bo vzel dokumente, in bo sprehajal psa. To se zdi nekaj fantastičnega, a s pravilno oceno vrednosti, funkcionalnosti in zahtev za osebnega asistenta se najde desna roka, ki zna ne le skuhati kavo, ampak ji lahko zaupate posel med počitnicami. Danes bomo govorili o osebnih pomočnikih: zakaj so potrebni, katere funkcije jim je mogoče dodeliti in kako se ne zmotiti pri izbiri kandidata.

Zakaj napačno razumemo izraz "pomočnik"

Liftmarketing redno sodeluje s toliko podjetji – in pri večini smo opazili pogosto napako. Ko lastniku podjetja postavimo vprašanje: »Kaj naj dela pomočnik?«, pogosto slišimo seznam tajniških funkcij: »čaj/kava/tisk/pojdi na pošto.« Če je to vse, kar počne vaš pomočnik, potem ga nimate.

Dober vodstveni asistent je nenadomestljiva oseba, ki deluje širok spekter funkcij, od tajnice do namestnika direktorja, zaupnika in včasih druge osebe v podjetju.

Pravi pomočnik vam bo pomagal učinkoviteje in uspešneje upravljati svoje podjetje. To je oseba, ki bo lastniku odvzela nekaj funkcij in mu sprostila čas za strateške naloge za prihodnost. O pravilnih funkcijah podjetnika smo že pisali.

Vsak lastnik podjetja potrebuje pomočnika. Idealna možnost je najeti pomočnika že v fazi zagona.

Pomočniki so stroškovno učinkoviti.

Povprečna plača pomočnika v Ukrajini se giblje med 8.000 in 14.000 grivnami. In mnogi bodo mislili, da je precej drago.

Pa izračunajmo strošek ene vaše delovne ure. Če želite to narediti, delite skupni znesek denarja, ki ste ga zaslužili v prejšnjem mesecu, s 160. 160 je število ur, ki ste jih delali v mesecu v podjetju z 8-urnim delovnikom.
Še bolj zanimiva statistika: lastnik vsak dan porabi od 20 % do 50 % svojega časa za naloge, ki pravzaprav niso v njegovi pristojnosti (preverjanje kakovosti nalog, prepiri z izvajalci, naročilo obiska programerja v pisarni ipd.) . Zagotovo je vsak lastnik podjetja seznanjen s situacijo: »Neke težave. Odločil se bom sam, da ne bom odvrnil ekipe od dela.« Na primer, za lastnika, ki zasluži 2000 $ na mesec, ena ura stane 12,50 $.

Zdaj pa izračunaj. Pod pogojem, da lastnik iz našega primera opravlja nepotrebne funkcije 50% delovnega časa (4 od 8 ur), potem je pri ceni delovne ure 12,5 dolarjev znesek njegove izgube 50 dolarjev. Za mesec je znesek izgube 1000 $. In to je 2-3 krat več od plače asistenta.

Vsaka ura časa, ki jo porabite za nebistvene naloge, je ura časa, ki ste jo ukradli svojemu podjetju.

Mimogrede: še dodatno se lahko razbremenite, če nekatere funkcije prenesete na izvajalce.

Kaj naj stori pomočnik?

FUNKCIJA 1. Upravljanje s časom vodje

a) Načrtovanje urnika

Pomočnik lastniku pomaga pri učinkovitem načrtovanju dneva. Podjetnik ne bi smel nenehno odpirati koledarja in iskati okna za sestanek. Z asistentom se dogovori za skupno vizijo (npr. delovni sestanki najkasneje do 19. ure ali največ 3 konzultacije na teden), nato pa pomočnik sestanke načrtuje in o tem obvesti lastnika.

b) Opomnik + podpora procesu

Če je načrtovan timski sestanek, je asistent tisti, ki zaposlene o tem vnaprej obvesti in poskrbi, da vsi pridejo pravočasno. Močno se poveča tudi produktivnost sestankov.

FUNKCIJA 2. Organizacija in zagotavljanje delovnih dogodkov

a) Priprava sestankov (zapisniki, tehnična vprašanja)

Če je načrtovan sestanek s partnerji ali strankami, asistent ta sestanek pripravi, vodi zapisnik, organizira vse tehnične zadeve in preveri opremo. Minute so zelo pomembne po vsakem sestanku, sicer tvegamo, da sestanki postanejo format »pogovori in pozabi«. Če obstaja protokol, pomočnik zabeleži vse odločitve na papirju in jih nato prevede v obliko nalog v programih, kot je Bitrix. Asistent skrbi, da se rezultati razprave nadaljujejo.

b) Organizacija in kontrola službenih potovanj

Asistent vam mora najti prenočišče na službenem potovanju, izbrati prevoz in kupiti vozovnice. Hkrati bi morale njegove odločitve temeljiti na preferencah lastnika: na primer, ali imate raje jutranje ali večerne lete, kateri hoteli so vam ljubši.

FUNKCIJA 3. Vzdrževanje poslovnih stikov

a) Telefon

Bolj kot podjetje raste, bolj je povpraševanje po njegovem lastniku. Nekateri podjetniki celo dajo svoj telefon pomočnikom, da namesto njih odgovarjajo na telefonske klice.

Če imate veliko e-poštnega dopisovanja s pomočniki, izvajalci, strankami ipd., lahko, tako kot v primeru telefona, preverjanje nabiralnika prenesete na pomočnika. Preučil bo črke - in vam dal vse potrebne informacije. Dlje ko je pomočnik z vami, bolje pozna vaše navade in način razmišljanja. Zato bo sčasoma pomočnik namesto vas lahko odgovoril na pisma.

FUNKCIJA 4. Vodja pisarne

Če je vaše podjetje majhno in nima ločene funkcije vodje pisarne, jo prenesite na pomočnika. Nikakor pa ne kupujte papirja in sami izdelajte fotokopirnega stroja. To je zlato izgubljen čas. Vodja pisarne skrbi, da v pisarni vse deluje in da so nabavljeni vsi potrebni materiali za delo (od pisarniškega materiala do čistil).

FUNKCIJA 5. Namestnik vodje

Ko vas ni na kraju samem, naj pomočnik prevzame funkcijo spremljanja izvajanja nalog. Primer iz življenja Liftmarketinga: če z Vladom odhajava in nam mora ob prihodu eden od zaposlenih predložiti poročilo, asistent večkrat na dan pristopi k temu zaposlenemu, povpraša o stopnji dokončanosti poročila in ga opomni na Sestanek. Posledično vedno vemo, da se bomo vrnili - in potrebno poročilo bo pripravljeno.

Funkcija »namestnik vodje« vključuje tudi možnost iskanja informacij (pogosto na Googlu), vzdrževanja standardov podjetja in včasih sprejemanja odločitev namesto upravitelja. Vzdrževanje standardov je, ko se pomočnik, ko opazi, da naloga nekoga ni bila opravljena, prvi vključi, odkrije težavo in popravi situacijo. Lastnik podjetja se vključi le v skrajnih primerih.

Ne pozabite: osebni asistent bo neposredno povečal vašo učinkovitost in nato tudi učinkovitost vašega podjetja. Dobiček se bo povečal, vi pa boste prihranili čas za pomembnejša opravila.

Kje najti zaposlenega

1) Vzemite že pripravljene s trga

Liftmarketing ima partnerje - 4SMART Business Academy. V njem je Akademija odličnosti Smart Assistant Excellence Academy. Fantje na trgu iščejo sposobne kandidate, jih naučijo vsega, kar potrebujejo za delo asistentov, in jih pošljejo k menedžerjem. Da ne bi izgubljali časa zaposlovalcev in svojega, se lahko obrnete na Poslovno akademijo 4SMART. Za tiste, ki so prišli po našem priporočilu, pa še dodatni popust.

2) Zaposlite se. Če nameravate sami poiskati pomočnika, bo vaša pot sestavljena iz 6 stopenj:

opis prostega delovnega mesta;
objava prostega delovnega mesta;
primarni izbor (išči izkušnje kot pomočnik);
intervju;
usposabljanje (bodite pripravljeni, da se zaposleni ne bo takoj naučil vaših navad);
delo + usposabljanje (asistentove veščine so vedno izpopolnjene).

Kaj storiti pred intervjujem

Preden poiščete pomočnika, si zapišite vse svoje naloge, ki mu jih zaupate. Postali bodo osnova prihodnjega opisa delovnega mesta:

Vse rutinske stvari, ki jih počnete;
Vsa majhna plačila, ki jih naredite;
Vsa pisarniška opravila, ki jih opravljate;
Vse "nadzorne stvari", ki jih počnete.

Učinkovitost vašega pomočnika bo neposredno odvisna od truda, ki ga vložite vanj. Malo poiščite v tem članku.

Zahtevane lastnosti za pomočnika

Obstaja niz osebnih lastnosti, brez katerih ne more noben pomočnik. Če kandidat nima vsaj enega od njih, poglej naprej.

3 možnosti testna naloga za kandidata za delovno mesto asist

NALOGA 1. Izdelava načrta potovanja in njegovo varovanje

Omislite si dogodek: na primer poslovno potovanje v Odeso. Kandidata prosite, naj pripravi načrt vašega potovanja in ga zagovarja. Idealno je, če kandidat postavi razjasnitvena vprašanja o vaših željah. Vsekakor mora svojo izbiro utemeljiti na vsaki od točk: prevoz, čas dneva, kraj bivanja med službenim potovanjem itd.

NALOGA 2. Poročilo o sestanku (zapisnik)

Kandidata prosite, naj opiše zapisnik namišljenega sestanka o kateri koli temi. Izvedeli boste, kaj razume o protokolih in ali zna logično strukturirati misli ter izpostaviti bolj in manj pomembne naloge.

NALOGA 3. Ročno napisano besedilo

Idealno je, če potencialni pomočnik vsaj eno od nalog opravi ročno. Tako lahko cenite njegovo natančnost.

To je ves nasvet, ne pozabite: kakovost dela vašega pomočnika ni odvisna od njega samega, ampak od vas. Upoštevajte naše nasvete - in ne boste samo sanjali o idealnem pomočniku, ampak tudi delali z njim.