Kako napisati vzorec pisma. Poslovna pisma

16apr

Zdravo! V tem članku bomo govorili o poslovnih pismih.

Danes se boste naučili:

1. Zakaj poslovno dopisovanje ni izgubilo pomembnosti;
2. Katere vrste poslovnih pisem obstajajo in kako so oblikovana;
3. Kako pravilno pisati poslovno pismo.

Zdaj zunaj naših oken je čas visoke tehnologije in interneta. Toda poslovna korespondenca ni izgubila na pomenu in pomembnosti, preprosto se je preselila v druge medije. Danes se pogovorimo o tem, zakaj je pomembno znati sestaviti in oblikovati poslovna pisma.

Zakaj potrebujete poslovno korespondenco?

V prvi vrsti je to priložnost za izmenjavo mnenj, predlogov in razmišljanj z zaposlenimi ali poslovnimi partnerji. S pomočjo korespondence navajajo pritožbe, zahteve in razjasnjujejo nesporazume med podjetji.

Poslovna korespondenca je ena od vrst uradne korespondence.

Razlike med poslovnimi pismi in drugimi

Glavne razlike so naslednje:

• Stilistika predstavitve;
• Besednjak, ki ne omogoča jasnega izražanja čustev;
• Sestavljeno na uradni pisemski glavi podjetja;
• Pisava ni premajhna, a tudi ne velika in je enaka skozi celotno besedilo;
• Redko zavzemajo več kot 1 stran;
• Prisotnost stroge uradne verige poveljevanja.

Vrste poslovnih pisem

Vsa poslovna pisma lahko razdelimo v več skupin. Na vsakem se bomo podrobneje posvetili in podali kratek opis.

Pisma, na katera ni treba odgovoriti.

• Garancijski list;
• Spremljanje;
• Informativni;
• Opozorilno pismo;
• Opomin pismo.

Pisma, ki zahtevajo odgovor.

• Pritožba;
• Ponudba;
• Prošnja;
• Zahteva;
• Peticija.

Nekomercialna pisma.

• Vabilo;
• pisma z izrazom sožalja;
• Pisma, ki izražajo hvaležnost;
• Pisma, ki obveščajo o nečem;
• Pisma s priporočili;
• Garancijska pisma;
• Pisma, ki potrjujejo, da je bilo blago prejeto, storitev opravljena itd.;
• Čestitke ob različnih priložnostih;
• Pismo zaprosila;
• Pisma z navodili;
• Spremna pisma.

Komercialna pisma.

Običajno se uporabljajo pred sklenitvijo pogodbe, pa tudi v času veljavnosti pogodbe.

Tej vključujejo:

• Pisma, ki odgovarjajo na povpraševanja;
• Neposredna zahteva;
• – dopis, v katerem se predlaga sklenitev posla ali sklenitev pogodbe;
• Zahtevek;
• Opomnik;
• Pismo, ki vsebuje opozorilo o prekinitvi pogodb ali o potrebi po izpolnitvi obveznosti itd.

Če govorimo o klasifikaciji po strukturi, obstajata dve vrsti poslovnih pisem:

• Vsebuje avtorsko besedilo in je napisano v prosti obliki;
• Sestavljeno po strogem vzorcu.

Po naslovniku.

• Okrožnica – pismo, poslano več naslovnikom;
• Redno – poslano enemu prejemniku v imenu ene osebe;
• Zbirno – poslano enemu prejemniku, vendar od več oseb.

Pisma delimo tudi glede na obliko, v kateri so bila poslana:

• Poslano kot sporočilo po faksu;
• Poslano po elektronski pošti;
• Tisti, poslani v običajnih ovojnicah.

Obstajajo vrste pisem, ki bi jih bilo treba iz etičnih razlogov pisati ročno in ne tipkati. To velja za sožalje in čestitke.

Skrivnosti pravilnega oblikovanja

Besedilo pisma je razdeljeno na uvodni, glavni in zaključni del. Med seboj so logično povezani. Uvodni del zajema okoliščine, ki so botrovale k nastanku pisma, glavni del pa predstavlja samo vsebino. V zadnjem delu so povzeti rezultati, ki izražajo zahtevo, zavrnitev itd.

Na splošno lahko poslovno korespondenco z vso odgovornostjo imenujemo umetnost, saj se je treba naučiti, kako jo voditi pravilno, v skladu z vsemi zahtevami. Navsezadnje največkrat razmišljamo le o tem, da so informacije jasno predstavljene, pozabljamo pa na dejstvo, da je pismo lahko obraz podjetja.

Stilistika.

Vsaka črka je strogo vzdrževana poslovni stil, se uporabljajo govorna sredstva, značilna za uradne dokumente.

Zahteve za predstavitev informacij.

Vse informacije v pismu so predstavljene na naslednji način:

• Naslovljeno, namenjeno določeni osebi;
• Vse informacije morajo biti aktualne na dan pisanja;
• Zanesljiv;
• Nepristransko;
• Utemeljeno;
• Čim bolj popolno, da se na podlagi nje odloči.

Oblika.

Prvič, pismo je sestavljeno na pisemski glavi, ki je last podjetja.

• Za pisanje poslovnega pisma se uporabljajo listi velikosti A4;
• Levi rob obrazca mora biti vsaj 3 cm, saj bodo čez nekaj časa poslani v datoteko;
• Navedeni so naziv podjetja, njegov pravni in dejanski naslov ter elektronski naslov;
• Bolje je uporabiti standardno pisavo Times New Roman velikosti 12. Je najbolj optimalna in berljiva;
• Poslovna pisma je dovoljeno sestaviti brez pisemske glave, vendar morate še vedno navesti podatke iz obrazca.

Če pismo obravnava velike transakcije v zvezi s financami ali zaupnimi informacijami druge narave, ni priporočljivo pošiljati takih pisem po faksu ali elektronsko. Bolje je na staromoden način, v navadni papirnati ovojnici.

Številčenje.

Če je pismo sestavljeno iz več strani, so te oštevilčene od druge. Številke so označene zgoraj na sredini z arabskimi številkami. Ob številki ni pik.

Razdelitev na dele.

To pomeni razdelitev pisma na odstavke. Besedilo ne sme teči v neprekinjenem toku, sicer ga preprosto ne bomo zaznali. Zahvaljujoč razdelitvi na odstavke lahko vidite, kje se ena misel konča in začne druga.

Razpoložljivost popravkov.

Ni priporočljivo dovoliti popravkov, tipkarskih napak ali izbrisov. Črka mora biti napisana pravilno, besedilo pa mora biti natisnjeno v intervalih 1,5 - 2.

Uporabljeni podatki.

Navedli bomo le glavne, saj smo o njih že na kratko govorili malo prej:

• Če je podjetje v državni lasti, se uporablja grb Ruske federacije. Nahaja se na sredini uradnega obrazca;
• Polno ime podjetja;
• faks in telefonske številke;
• Številka bančnega računa;
• Naslovnik - in ime podjetja prejemnika se uporablja v nominativu, za označevanje položaja in priimka prejemnika uporabite datilni primer;
• Če ima naslovnik akademska stopnja ali naziv, navedite ga pred priimkom osebe;
• Vse podrobnosti se pišejo v novi vrstici in z veliko začetnico.

Poslovno pismo po sestanku

ste porabili poslovni sestanek, obstaja nekaj možnosti za . Nadalje bomo razpravljali o tem, kako to odražati v pismu.

1. Najprej na začetku pisma navedite datum in uro vaše komunikacije s potencialnim partnerjem, tudi če je od srečanja minilo nekaj dni.
2. Izogibajte se napakam ali preveč zapletenim stavkom: pismo naj bo kratko in jasno, a tako, da ga bo prejemnik želel prebrati.
3. Omenite, o čem je tekel pogovor. Npr.: " Pogovarjala sva se, koliko bi stala vaza v beneškem slogu.«
4. Poskrbite, da bo prejemnik pisma izrazil svoje mnenje o temi srečanja.
5. Navedite čas, ko se lahko pogovarjate po telefonu ali se srečate osebno.
6. Dajte prejemniku vedeti, da se veselite sodelovanja z njim: “ Veselim se prihodnjih poslovnih odnosov z vami«.
7. Končajte svoje pismo z naslednjim ali podobnim stavkom: " Z Najboljše želje tebi...».

Elektronska poslovna pisma

Nemogoče je prezreti zahteve za njihovo zasnovo, saj se zdaj vse več pisem izda v elektronski obliki in ne v papirni obliki. Konec koncev je 21. stoletje.

Priprava elektronskega poslovnega pisma ni težavna, zahteve glede oblikovanja so enake kot pri tradicionalnih pismih. Edina stvar je, da mora imeti takšno pismo vedno naslov (ali zadevo), da se enostavno ne izgubi v toku dokumentacije.

Poleg tega, ko na takšno pismo odgovorite, je bolje, da ne spremenite zadeve pisma, tako da boste hitro razumeli, kaj je bilo povedano, če boste prejeli veliko e-poštnih sporočil.

Prav tako ne uporabljajte najsodobnejše programske opreme pri ustvarjanju priponk k takšnim pismom, še zdaleč ni dejstvo, da jo ima vaš prejemnik. Če ga ni, se pismo preprosto ne bo odprlo.

Pri elektronskem pisanju poslovnega pisma ne uporabljajte emotikonov. Tehnologija je odlična, a pri pisanju naj bo poslovna.

Kakšen je rok za odgovor na pismo?

Če je pismo razvrščeno kot zahteva odgovor, je čas odgovora odvisen od informacij v pismu:

• Če prejmete zahtevo, potrdite, da je bila prejeta v naslednjih treh dneh po prejemu. In končni odgovor je lahko podan v enem mesecu;
• Če govorimo o sožalju, ga lahko pošljemo v desetih dneh po žalostnem dogodku;
• Čestitke je dovoljeno poslati v 8 dneh od trenutka, ko ste izvedeli za poseben datum;
• Če govorimo o splošna pravila dobre manire, potem je bolje, da na pisma odgovorite v sedmih dneh.

Kako napisati poslovno pismo: v preprostem jeziku o kompleksnih stvareh

Razlikovati med poslovnim pismom in osebno korespondenco. Danes smo že večkrat govorili o tem, kakšne so te razlike, nanje ne smemo pozabiti. Zdaj pa poglejmo pisanje pisma korak za korakom.

1. stopnja Navedemo naslovnika.

V zgornjem desnem kotu obrazca zapišemo priimek, začetnice in položaj osebe, na katero pismo naslovimo. Če je naslovnik organizacija, navedite njen pravni naslov.

2. stopnja. Pritožba.

Postavimo ga na sredino obrazca. Izvedena je spoštljivo, brez okrajšav in črtanj.

Primer: Spoštovani (ime, patronim)! Prav tako je naslovnika mogoče nasloviti z navedbo njegovega položaja. Ko pa osebo nagovorite po imenu, to zmanjša psihološki stres in nakazuje, da je poslovni odnos stabilen in vzpostavljen.

3. stopnja. Izjava o namenu.

Pojasnite namen pisma, njegovo bistvo in glavne ideje. Ta del je glavni. Napišite, kaj želite povedati, kaj je razlog za vašo pritožbo. Vendar ne pozabite na uradni in nevtralni slog.

4. stopnja. Dajanje predlogov in priporočil.

Skoraj vsako poslovno pismo pomeni, da bo naslovnik nanj odgovoril. To na splošno ni potrebno samo za pisma informativne narave. Zato ne le opišite problema, ampak tudi predlagajte, kako ga je mogoče rešiti.

Če vložite pritožbo, zahtevajte določene ukrepe; če ponudite sodelovanje, nam povejte, katere možnosti so na voljo.

Preprosto povedano, tisti, ki prejme pismo, mora videti, da ne le nekaj želi od njega, ampak tudi razumeti, kako je to mogoče doseči.

Kako končati poslovno pismo

Poslovno pismo mora biti napisano popolno. Neupoštevanje pravil pisanja lahko negativno vpliva na ugled podjetja kot celote. Zato zdaj predlagamo, da se podrobneje posvetimo oblikovanju končnega dela poslovnega pisma.

Na koncu pisma povzemite vse, kar je bilo prej obravnavano. Vendar svojih zaključkov ne smete raztegniti v 10 stavkov, navsezadnje se v poslovnih pismih cenita kratkost in jedrnatost. Bolje je, da se omejite na preproste fraze.

Konec bomo izhajali iz dveh indikatorjev: naj bo čim bolj vljuden in korekten. Obstajajo različne možnosti, kako ga zgraditi.

Tukaj je nekaj primerov:

• Hvala za pozornost ali pomoč: Hvala vam! (Naj se vam zahvalim ...);
• Izrazite svoje upanje za prihodnost: Upamo na obojestransko koristno sodelovanje (Upamo, da bomo odgovor prejeli v bližnji prihodnosti ...);
• Lahko sestavite frazo, da naslovniku nekaj zagotovite: Z veseljem bomo sodelovali z vami;
• Pošljite zahtevo: Prosimo vas za poročanje rezultatov;
• Opravičujemo se za morebitne nevšečnosti: Opravičujem se za nepričakovano zamudo pri plačilu materiala.

Kako se posloviti od prejemnika.

Kljub temu, da je korespondenca uradna, se lahko poslovite na različne načine.

Tukaj je nekaj možnosti:

• S spoštovanjem do vas ...;
• Z željami po uspehu...;
• Najboljše želje…

Pravilno se podpišemo.

Ob podpisu pisma navedite svoj položaj, ime in priimek. Če dvomite v ustreznost fraze, kot je: " S spoštovanjem" - samo ne uporabljaj.

V podpisu lahko navedete svoje kontakte, dodatno telefonsko številko ali elektronski naslov, s čimer prejemniku pokažete, da ste pripravljeni na komunikacijo in sodelovanje z njim.

V naslednjem delu našega članka bi rad govoril o poslovnih pismih v angleščini.

Poslovna pisma v angleščini

Za sestavljanje takšnih pisem ni urejene oblike. Vse bo odvisno od namena pisma in od tega, kdo je njegov naslovnik. Tukaj je nekaj kratkih priporočil za pripravo.

Datum pisanja.

Če pišemo v ZDA, potem pri navedbi datuma najprej navedemo mesec, nato dan in šele nato leto. Če gre za Združeno kraljestvo, se datum vnese kot za Rusko federacijo. V tem primeru napišite mesec s črkami, da se izognete zmedi.

Podrobnosti o prejemniku.

• Če pišete moškemu, ga kontaktirajte takole: gospod (vpisati priimek);
• Če je poročena ženska: gospa (vnesite priimek);
• Neporočeni dami: Gospodična (navedite priimek);
• Če ne poznate statusa dame: Ms (vpiši priimek).

Določanje naslova.

Vrstni red je nasproten tistemu, ki je sprejet v Ruski federaciji: urad, hišna številka, ime ulice, poštna številka, ime države (če pišete v ZDA), ime okrožja in ime države (če pišete v Združenem kraljestvu).

Kako vzpostaviti stik s prejemnikom.

Standardni klici:

• Spoštovana gospa;
• Dragi gospod;
• Spoštovani gospod ali gospa;
• Draga gospa;
• Dragi.

Za naslovom postavimo vejico (če pišemo v UK) ali dvopičje (če pišemo v ZDA). Klicaj Postavitev ni sprejeta.

Predmet.

Bodite prepričani, da navedete predmet pisma, tako kot v Ruski federaciji.

Glavno besedilo.

Razdelite ga na odstavke. Ali pa vsak stavek napišite v novo vrstico.

Kako se posloviti.

Na primer takole: " Zahvaljujemo se vam za pomoč, ostajamo iskreno vaši"– Hvala, moj vdani ..., čeprav morda manj formalno.

Registracija podpisa.

Pod poslovilni odstavek se podpišemo, navedemo svoje ime in priimek, naziv podjetja in položaj.

Oblikovanje aplikacij.

Če prilagate kakršne koli dokumente, na koncu dopisa navedite: » Enc.” in seznam aplikacij.

Kaj napisati z veliko začetnico.

• Priimki in začetnice;
• imena podjetij;
• Imena mest, držav itd.;
• Vse besede, ki označujejo zaseden položaj;
• Prve besede slovesa;
• Začetni naslovi.

Preden končamo pogovor, je nekaj primerov poslovnih pisem v ruskem in angleškem jeziku.

Vzorci poslovnih pisem v ruskem in angleškem jeziku

Zaključek

Če povzamem, bi rad povedal, da je poslovno pismo orodje za komunikacijo na katerem koli področju dejavnosti. Če je napisan pravilno, bo vaše podjetje zagotovo predstavil v pozitivni luči.

Po drugi strani pa lahko pismo, napisano površno in z napakami, popolnoma uniči najbolj obetaven posel. Pišite črke pravilno in poskušali smo vam povedati, kako to storiti.

V poslovnem dokumentnem toku se zelo pogosto uporablja oblika povpraševanja, ko je treba pridobiti soglasje druge stranke ali njeno določeno storitev. Pripravljeni vzorci in primeri naprej različne situacije, kot tudi pravila za sestavljanje takih pisem, boste našli v tem članku.

Tradicija in pravila za sestavo prošnje so se razvila izključno v praktičnem upravljanju dokumentov - tj. Na zakonodajni ravni ni odobrenih obrazcev ali navodil. Vendar pa v splošni pogled slediti je treba naslednji strukturi:

1. Kot običajno se najprej izpolni »glava«, ki označuje polno ime organizacije pošiljateljice z ustreznimi kontaktnimi podatki, pa tudi ime določenega zaposlenega (običajno direktorja podjetja) in ime prejemnika. organizacija.
2. Sledi samo besedilo, ki je sestavljeno iz opisa stanja in utemeljitve zahteve. Besedilo naj bo čim krajše – običajno sta dovolj 1-2 odstavka. Pomembno je, da svojo zahtevo navedete natančno in nedvoumno, tako da sogovornik jasno razume bistvo vaše pritožbe.
3. Sledi podpis, prepis podpisa in datum sestave.

Tako je sestavljen v skladu s standardno različico za takšne dokumente - obrazec je podan spodaj.

Končni vzorec lahko uporabite kot primer.

OPOMBA. Odločitev o navedbi ali nenavedbi naslova dokumenta (tj. o napisu »Zaprosilo« na sredini) sprejme pošiljatelj sam. Običajno je to potrebno v primerih, ko je primerno poudariti naravo dokumenta in namen, ki ga želi eno podjetje doseči od drugega.

Ker v tem primeru govorimo o da eno podjetje računa na kakšno uslugo ali celo popuščanje partnerja, je seveda pisanje pisma, njegovo oblikovanje in celo pošiljanje treba jemati zelo resno. Vsaka podrobnost lahko naredi vtis, zato je bolje upoštevati tudi na videz nepomembne nianse:

1. Najprej je bolje, da ga pošljete s fizično pošto - navadno rusko pošto ali, še bolje, zasebno organizacijo, ki dostavlja korespondenco od vrat do vrat in veliko hitreje. Sporočilo v elektronski obliki, še bolj pa po faksu, pogosto dojemamo bolj neosebno, kot neželeno pošto.
2. Poleg tega fizikalna metoda izvedba dokumenta (tj. kot običajno pošiljanje po pošti) omogoča ugoden vtis zaradi dražjega papirja, kuvert, znamk in drugih oblikovnih sredstev.
3. Za pisanje besedila je vedno izbrana pisemska glava podjetja - to vam omogoča, da postane zahteva bolj uradna.
4. Bolje se je izogibati očitnemu klerikalizmu v besedilu – tj. stabilne besede in izraze, ki se običajno uporabljajo v poslovnem okolju. Dobesedno "posušijo" pripoved in naredijo na splošno negativen vtis. Z lahkoto jih je mogoče zamenjati z bolj izvirnimi možnostmi - na primer "Prosimo, upoštevajte" z "Upam na vaše razumevanje in pomoč pri reševanju te težave."
5. Končno se je vredno držati tradicije na splošno poslovno dopisovanje, tj. Besedilo je napisano pretežno v uradno poslovnem slogu. Ne sme biti liričnih digresij, preveč zapletenih sintaktičnih struktur ali dvoumnih (pomensko) fraz. Paziti je treba, da je sporočilo zelo lahko zaznati za sogovornika, tako v smislu razumevanja kot psihično.

NASVET. Če je mogoče besedilo napisati ročno, je bolje uporabiti to metodo. Ročno napisano pismo izstopa od vseh drugih. Vendar je bolje, da pisanje zaupate strokovnjaku, ki pozna tehnike kaligrafije.

Sorte

Glede na specifično situacijo obstajajo različne možnosti črk. Večina zahtev se nanaša na finančna vprašanja - na primer zagotavljanje popusta, znižanje plačila za storitev ali odlog. Manjši del prošenj je namenjen pomoči pri reševanju nekaterih drugih vprašanj. Spodaj so obravnavani najpogostejši primeri in že pripravljeni primeri pisem.

O dodelitvi sredstev

Zahteva po dodelitvi denarja tudi v dobrodelne namene je precej resna zahteva. Zato je pri sestavljanju pomembno čim bolj natančno opisati situacijo in poleg tega jasno navesti, za kaj natančno je denar potreben in zakaj ga ni mogoče vzeti iz drugega vira.

Pri prevajanju lahko ta primer uporabite kot osnovo.

Iz NPO "Rainbow"

Poslanec zakonodajne skupščine

Sankt Peterburg Miloshnikov I.N.

Dragi Ilja Nikolajevič! Direktor vas pozdravlja neprofitna organizacija Mavrica". Naša organizacija je bila ustanovljena leta 2012 in vsa ta leta neprekinjeno zagotavlja denarna pomoč otroci trpijo akutne oblike levkemija. Glavna usmeritev naše dejavnosti je nakup ustreznih zdravila in izvajanje kompleksnih operacij.

Vsa ta leta je bil glavni vir financiranja naših dejavnosti podjetje LLC "...". Vendar pa se je aprila letos 2017 obseg financiranja močno zmanjšal in v ta trenutek ne moremo izvajati dobrodelne dejavnosti v enakem obsegu.

Po naših podatkih naj bi letni proračun sklada ob upoštevanju zasebnih donacij znašal 10 milijonov rubljev. Tako je zaradi prenehanja financiranja potrebno pokriti razliko v višini 8 milijonov rubljev. letno. Upamo na vašo pomoč pri iskanju sponzorjev trenutno se ne zdi mogoče.

S spoštovanjem, Svetozarov V.K.

O dostavi blaga

Pri tem je pomembno, da izkažete svoj interes in željo po sodelovanju. Zato moramo najti Prave besede tako da je sogovornik prežet z zaupanjem in se ustrezno odloči. Ta primer lahko vzamete kot osnovo.

Generalni direktor LLC "..."

Nekrasov N.K.

Od direktorja LLC "..."

Elizarova V.M.

Lep pozdrav, Nikolaj Konstantinovič! Na regijski razstavi kmetijstvo, ki je potekal maja letos, se je naše podjetje začelo zanimati za vzorce strojev in opreme, ki ste jih ponujali.

Sodelovanje z vami želimo začeti z dobavo poskusne serije blaga ( celoten seznam priložen kot ločen dokument k temu pismu). Zagotavljamo pravočasno plačilo blaga in storitev. Izražamo upanje na dolgoročno in obojestransko koristno sodelovanje.

Naši kontaktni podatki:

S spoštovanjem, Elizarov V.M.

O zagotavljanju popustov

Trenutno je to dokaj pogost tip, saj so se gospodarske razmere v marsičem poslabšale. Izkušnje kažejo, da se prepričevanje nasprotne stranke, da zagotovi popust, še posebej dobro obnese v naslednjih primerih:

• če podjetja sodelujejo dlje časa, na primer več kot eno leto;
• če se kupi takoj veliko število blaga.

generalnemu direktorju

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Od direktorja Veres LLC

Aleksandrova K.N.

Pozdravljeni, Gennady Viktorovich. Z veseljem ugotavljamo, da naša podjetja sodelujejo že več kot 2 leti. Izražamo vam svojo hvaležnost za vedno visoka kvaliteta vaših storitev, pa tudi za pomoč pri reševanju številnih aktualnih vprašanj.

Verjamemo, da vam ni skrivnost, kaj Lansko leto Gospodarske razmere v naši tržni niši so se močno poslabšale. Na žalost se trenutno srečujemo z določenim pomanjkanjem prihodkov, kar je povezano z zmanjšanjem četrtletnih dobičkov.

V zvezi s temi okoliščinami upamo na vaše razumevanje in soglašamo s popustom v višini 10% na storitve, ki bodo opravljene v naslednjem koledarskem letu 2018. Seveda je takšen ukrep začasen in zavezani smo k polnemu sodelovanju tudi v prihodnje. obojestransko koristne pogoje v primeru stabilizacije gospodarskih razmer.

S spoštovanjem, Alexandrov K.N.

O znižanju najemnine

V tem primeru bo utemeljitev vaše zahteve v pismu približno enaka kot v prejšnjem primeru.

generalnemu direktorju

LLC "Avantage" Filippov G.V.

Od direktorja Veres LLC

Aleksandrova K.N.

Pozdravljeni, Gennady Viktorovich. V poslovnem letu, ki se je končalo z letom 2016, je naše podjetje utrpelo izgubo, ki je za 10 % presegla pričakovanja. Prisiljeni smo priznati, da je bilo naše podjetje prizadeto finančna kriza. To se odraža v zmanjšanju pretoka strank za 15-20% lastnikov.

V zvezi s tem upamo na vaše soglasje za 10% popust na najemnino. Upoštevajte, da smo precej veliki najemniki, hkrati pa v celotnem obdobju našega petletnega sodelovanja nismo dovolili niti ene zamude pri plačilu, izpolnili pa smo tudi vse druge pogoje pogodbe. Izhajamo iz dejstva, da je ta ukrep začasen, zato smo pripravljeni še naprej plačevati pristojbino v celoti, takoj ko se razmere na trgu stabilizirajo.

S spoštovanjem, Alexandrov K.N.

O odlogu plačila

V tem primeru je pomembno, da priznate, da res niste pravočasno opravili plačila in podrobno pojasnite razlog. Seveda morate natančno navesti pogoje vračila celotnega zneska.

Direktorju LLC "Gruzodar"

Vakulov N.Yu.

Od direktorja Parabolia LLC

Aksakova T.G.

Pozdravljeni, dragi Nikolaj Jurijevič. Septembra 2017 nismo plačali naslednjega plačila za vaše storitve v višini 100.000 rubljev. O nemožnosti izplačila smo vas uradno obvestili en mesec vnaprej. Trenutno pojasnjujemo, da je podjetje našlo sredstva za plačilo. Prosimo vas, da zagotovite obroke za dva meseca: oktober in november (50.000 rubljev vsak).

Ne bežimo od svojih finančnih obveznosti in dolgov in vas opozarjamo na dejstvo, da v vseh 3 letih našega sodelovanja nismo nikoli kršili pogodbe. Upamo na vaše razumevanje in se veselimo nadaljnjega obojestransko koristnega sodelovanja.

S spoštovanjem, Aksakov T.G.

Prosimo, plačajte za drugo podjetje

Takšne zahteve se lahko pojavijo v primerih, ko se eno podjetje zaveže, da bo pod določenimi pogoji izpolnilo finančne obveznosti drugega podjetja. To predlogo lahko uporabite kot primer.

IP Blagodarova A.K.

od IP Inina A.A.

Pozdravljeni, dragi Anatolij Konstantinovič. Kot veste, imate do mene dolg v višini 100.000 rubljev. V preteklem poslovnem letu sem imel tudi dolg do 3 podjetij v višini 50.000 rubljev. Predlagam, da v celoti plačate moj dolg. S svoje strani jamčim za obročno odplačevanje celotnega stanja vašega dolga za obdobje 6 mesecev.

Pismo direktorju naj bo kratko in jedrnato. Ne bi smeli pisati večstranskih pripovedovanj. Vzorec sporočila lahko brezplačno prenesete s te povezave.

Pismo direktorju institucije imajo lahko različne vsebine. Poslovne zahteve nasprotnih strank, lokalna sporočila zaposlenih v organizaciji direktorjem, ki so v pisni obliki, so bolj učinkoviti kot telefonski in ustni pogovori. Vir informacij na papirju je shranjen na mizah direktorjev, arhivih podjetij in nekega dne postane povpraševanje.Predlogo zahtevka lahko brezplačno prenesete prek neposredne povezave.

Pismo direktorju naj bo kratko, jasno in smiselno. Ne bi smeli pisati obsežnih besedil ali večstranskih pripovedovanj. Izjema so terjatve. Navadne ponudbe in redne knjižice nikogar ne zanimajo. Pritožbi režiserja je treba dati edinstvenost, v nekaj vrsticah je treba poudariti glavno bistvo. Po pisanju vsebine se morate pripraviti na nadaljnji razvoj dogodkov. Oseba, ki jo zanima besedilo, bo postavila veliko vprašanj. Vnaprej pripravljeni premišljeni odgovori bodo dober dodatek k predstavitvi in ​​bodo poudarili avtorjevo usposobljenost v zadevi.

Obvezne točke v pismu direktorju

• V zgornjem desnem delu je napisano ime naslovnika z navedbo položaja in polnega imena vodje;
• Spodaj so vaši podatki in kontaktne telefonske številke;
• Na sredini lista je z uporabo vljudnih besednih zvez vpisan naslov z imenom in patronimom direktorja;
• Uvodni del je sestavljen iz ene ali dveh vrstic;
• Po uvodu morate takoj preiti na pripoved;
• Vsako besedo vsebine je treba premisliti in večkrat preveriti;
• Spodaj je datum pisanja, podpis in prepis;

1. Pismo je natisnjeno na bel papir ali svetel papir v formatu A4 (210 x 297 mm) ali A5 (148 x 210 mm).

2. List mora imeti polja najmanj:

20 mm - levo;

10 mm - desno;

20 mm - vrh;

20 mm - nižje.

Datum pisma je datum podpisa. Datum je zapisan z arabskimi številkami v zaporedju: dan v mesecu, mesec, leto. Dan v mesecu in mesec sta sestavljena v dveh parih arabske številke, ločeno s piko; leto - štiri arabske številke.

4. Odhodna številka.

Registracijska (odhodna) številka pisma je sestavljena iz njegove serijske številke, ki jo je mogoče po lastni presoji dopolniti z indeksom (na primer začetnice vodje smeri). Registrska številka pisma, ki ga skupaj sestavita dva ali več oddelkov, je sestavljena iz registrskih številk pisma vsakega od teh oddelkov, ločenih s poševnico.

6. Naslovnik

Prejemnik so lahko organizacije, njihovi strukturni oddelki, uradniki ali posamezniki. Pri naslavljanju pisma na uradno osebo se začetnice navedejo PRED priimkom. Ime organizacije in njeno strukturna enota naveden v nominativu.

Na primer:

LLC "Ime podjetja"

Oddelek za načrtovanje

Položaj osebe, na katero je pismo naslovljeno, je naveden v dativni primer, Na primer:

generalnemu direktorju

LLC "Ime podjetja"

A.A. Ivanov

LLC "Ime podjetja"

Oddelek za načrtovanje

B.B. Petrov

Pismo ne sme vsebovati več kot štirih naslovnikov. Beseda "Kopija" ni navedena pred drugim, tretjim in četrtim naslovnikom. pri več prejemniki sestavljajo poštni seznam pisma.

Atribut »Addressee« lahko vključuje poštni naslov. Elementi poštnega naslova so navedeni v zaporedju, ki ga določajo pravila za opravljanje poštnih storitev.

Ko naslovite pismo na organizacijo, navedite njeno ime, nato poštni naslov, Na primer:

LLC "Ime podjetja"

Yaroslavsky Ave., 12, Yaroslavl, 150001

Pri naslavljanju pisma posamezniku navedite priimek in začetnice prejemnika, nato poštni naslov, Na primer:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, apt. 12,

Jaroslavlj, 150 000

7. Besedilo pisma

Besedilo pisma je sestavljeno v obliki tabele, koherentnega besedila ali kombinacije teh struktur.

Stolpci in vrstice tabele morajo imeti naslove, izražene s samostalnikom v imenovalniku. Podnaslovi stolpcev in vrstic morajo biti skladni z naslovi. Če je tabela natisnjena na več kot eni strani, morajo biti stolpci tabele oštevilčeni, na naslednjih straneh pa morajo biti natisnjene samo številke teh stolpcev.

Vezano besedilo je običajno sestavljeno iz dveh delov. Prvi del navaja razloge, razloge, cilje pisanja pisma, drugi (končni) - odločitve, sklepe, zahteve, predloge, priporočila. Besedilo lahko vsebuje en končni del (na primer zahteva brez obrazložitve).

V besedilu pisma, pripravljenega na podlagi dokumentov drugih organizacij, so navedeni njihovi podatki: ime dokumenta, ime organizacije - avtorja dokumenta, datum dokumenta, registrska številka dokumenta, naslov besedilo.

V pismu so uporabljene naslednje oblike predstavitve:

Prva oseba množina ("prosimo, pošljite", "pošljite v obravnavo");

Prva oseba ednina ("Menim, da je potrebno", "prosim, označite");

tretja oseba ednine ( »družba ne nasprotuje«, »Ime« LLC meni, da je to mogoče«).

8. Uporaba

Izda se opomba, ki označuje prisotnost priloge, navedene v besedilu pisma na naslednji način:

Uporaba: za 5 l. v 2 izvodih.

Če ima pismo prilogo, ki v besedilu ni imenovana, navedite njeno ime, število listov in število izvodov; če je vlog več, so oštevilčene, Na primer:

Priloga: 1. Najemna pogodba za 5 l. v 2 izvodih.

2. Potrdilo o prenosu in sprejemu za 1 liter. v 2 izvodih.

Če so prijave vezane, se število listov ne navaja.

Če je pismu priložen drug dokument, ki ima tudi prilogo, se izda opomba o prisotnosti priloge na naslednji način:

Dodatek: pismo Ministrstva za notranje zadeve Ruske federacije z dne 05.05.2007 N 02-6/172 in dodatek k njemu, le 3 strani.

Če vloga ni poslana na vse naslove, navedene v dokumentu, se izda obvestilo o njeni razpoložljivosti na naslednji način:

Uporaba: za 3 l. v 5 izvodih. samo na prvi naslov.

9. Podpis

Podatek "Podpis" vključuje: naziv delovnega mesta osebe, ki je podpisala pismo (polno, če pismo ni sestavljeno na pisemski glavi, in skrajšano za pismo, sestavljeno na pisemski glavi) in prepis podpisa ( začetnice, priimek), Na primer:

Če pismo podpiše več uradnih oseb, se njihovi podpisi postavijo drug pod drugim v zaporedju, ki ustreza položaju, ki ga opravljajo, Na primer:

Kadar dokument podpiše več oseb z enakim položajem, so njihovi podpisi postavljeni na isti ravni, Na primer:

10. Natisnite

Odtis pečata potrjuje pristnost podpisa uradni na dokumentih, ki potrjujejo pravice oseb, evidentirajo dejstva v zvezi s FINANČNIMI sredstvi, kot tudi na drugih dokumentih ZAGOTAVLJANJE overitve originalnega podpisa.

11. Izvajalec

Oznaka o izvršitelju vsebuje začetnice in priimek izvršitelja listine ter njegovo telefonsko številko. Oznaka o izvajalcu se postavi na sprednjo ali zadnjo stran zadnjega lista listine v spodnjem levem kotu, Na primer:

V zadnjih desetletjih je postal sestavni del katerega koli področja poslovanja. Poleg priprave pogodb, aktov in prilog k njim se strokovnjaki za dokumente ukvarjajo s pripravo različnih vrst pritožb in dopisov. Na zakonodajni ravni načela njihovega oblikovanja in splošna predloga seveda niso opredeljena. V takšni situaciji se postavlja vprašanje: "Kako pravilno sestaviti ta ali tisti pravno šibek, a poslovni dokument?" Odgovor na to je izjemno preprost in se spušča v pripravo takih papirjev v skladu s splošno sprejetimi standardi pisarniškega dela.

Danes se je naš vir odločil razmisliti o načelih pisanja uradnega pisma in značilnostih tega dokumenta. Informacije o povzeti temi in predlogo za sam prispevek najdete spodaj.

Uradni ali je ena izmed osnovnih vrst dokumentov na področju pisarniškega dela sodobnega poslovanja. Je univerzalen način prenosa informacij, izveden na najpreprostejši možni način, vendar v skladu z vsemi pravili in predpisi. poslovni odnosi.

Informacije, predstavljene v uradnih dopisih, seveda niso zabavne narave. Takšni prispevki so lahko vabila, deloma reklamni, informativni in drugi, nikakor pa zabavni.

Med uradnim in navadnim pismom je veliko razlik. Glavni je namen. Če ima poslovni dokument vedno natančen namen pošiljanja ali posredovanja naslovniku, potem se običajna pisma pogosto uporabljajo za »komunikacijo zaradi komunikacije«. Poleg tega poslovna sporočila:

• niso anonimni - vedno imajo podatke o pošiljatelju in prejemniku
• napisano v imenu določene osebe ali organizacije ali združenja, ki ga ta zastopa
• (če ima pošiljatelj žig)
• sestavljeno po splošno sprejetih pravilih pisarniškega dela
• ne more biti zabavno, kot je bilo omenjeno prej

Neobvezna, a tudi pogosta razlika med uradnim pismom in navadnim sporočilom je, da je prvo napisano na pisemskem listu podjetja. Ta pristop daje privlačnost najvišji ravni trdnost in na splošno kaže na njegov poslovni status.

Nekaj ​​besed o podrobnostih in splošni vsebini dokumenta

Uradna pisma se izdajajo iz različnih razlogov, zaradi česar se vsebina seveda spreminja. Kljub temu se splošni strukturi poslovnih sporočil ne da odvzeti. To je tisto, kar je opredeljeno kot resnično na področju pisarniškega dela, ni predmet spora in tvori osnovne zahteve za ustrezne dokumente. Tipični podatki uradnega pisma vključujejo:

• polno ime podjetja pošiljatelja ali polno ime določenega državljana
• informacije o kontrolni točki, kontrolni točki in OKUD (za organizacije)
• naslov in vse možne kontakte pošiljatelja
• podobne podatke o naslovniku
• bistvo sporočila
• datum njegove sestave
• in tiskanje (za organizacije)

Pomembno! Vrsta poslovnih dokumentov, ki jih obravnavamo danes, je ena redkih, ki ne potrebuje naslova. Odsotnost slednjega nikakor ni napaka, temveč upoštevanje osnovnih standardov pisarniškega dela.

Pismo je priporočljivo izdati na dopisnem pismu, seveda če je pošiljatelj podjetje. Za vladne agencije imajo takšni obrazci podobo grba, komercialne organizacije- njihov emblem.

1. Jasno in razumljivo za prejemnika.
2. Brez uporabe psovk, da ne omenjam žaljivk in opolzkosti.
3. Čist, jedrnat in kompetenten.

Drugih zahtev za uradna pisma strokovnjaki za dokumente načeloma ne postavljajo. Dovolj je, da upoštevate navedene norme, pravila in splošno vsebino dokumenta.

Spodaj lahko prenesete predlogo za uradno pismo organizaciji:

Vrste uradnih pisem

Uradno pismo je precej široka skupina poslovni papirji. Najbolj uporabljeni med njimi vključujejo:

• , ki odraža željo pošiljatelja, da naredi nekaj v korist naslovnika
• Pisma prošenj
• Zahteve
• Vabila na dogodek
• Vabila k sodelovanju
• Papirji, ki prejemnika na nekaj spominjajo
• Komercialne ponudbe
• Zahteve
• Navodila
• Oglasna in informativna pisma

Iz imena vsake vrste uradnega pisma lahko razberete njegov splošni namen in namen pošiljanja sporočila. Kot kaže praksa, se prenos različnih vrst zahtevkov v poslovnem okolju izvaja iz različnih razlogov, seznam njihovih zgoraj navedenih vrst pa še zdaleč ni dokončen.

Značilnosti oblikovanja in prenosa sporočila naslovniku

Na koncu današnjega članka bodimo pozorni na prenose uradna pisma v Ruski federaciji. Najprej je treba opozoriti, da je glavni odtenek uspešnih poslovnih odnosov kompetenten pristop k njihovemu upravljanju. V primeru priprave ustreznih dokumentov govorimo o njihovih:

• urejenost
• popolna skladnost s poslovnimi standardi
• namenskost (pošiljanje uradnega pisma nekomu v obliki neželene pošte bo znatno spodkopalo avtoriteto pošiljatelja)

Poleg tega je priporočljivo, da k sestavi sporočila pristopite izjemno odgovorno. Njegovo besedilo mora biti pismeno, jedrnato in razumljivo. Uporaba zapletenih besednih struktur in izrazov je nezaželena. Splošni ton nagovora naj bo v mejah. Zadržanost je dobrodošla, domačnost pa nikoli.

Kar zadeva prenos poslovnih pisem, pošiljatelj nima nobenih omejitev. Naslovniku lahko dostavite sporočilo:

• preko interneta v elektronski obliki
• preko pošte
• preko kurirja ali celo osebno

Prenos uradnih pisem je obsežno področje. Vsi pošiljatelji bodo lahko izbrali priročno sporočilo.

S tem so zaključene najpomembnejše določbe o temi tega članka. Upamo, da so predstavljene informacije vsem bralcem pomagale razumeti bistvo uradnih pisem v Ruski federaciji in pravila za njihovo izvedbo.

Zapišite svoje vprašanje v spodnji obrazec