Pravila poslovne korespondence po elektronski pošti s prosilci. Kako delodajalec bere vašo korespondenco in kaj storiti glede tega? Je to zakonito?
ESČP je priznalo zakonitost spremljanja e-pošte in hitrih sporočil zaposlenih. Ruski in tuji mediji so se odločili, da je uradna korespondenca zaposlenih predmet nadzora. Toda ali je res tako, vam bomo povedali v članku.
- Iz tega članka se boste naučili:
- Ali lahko delodajalec skrivaj bere korespondenco iz službene elektronske pošte zaposlenih?
- Ali ima podjetje pravico odpustiti zaposlenega zaradi osebnih sporočil v službeni korespondenci?
- Kako dokazati, da nadzor nad korespondenco zaposlenih ni kršil njihovih pravic
Dopisovanje zaposlenih: kdaj ga je mogoče prebrati?
Bistvo spora, ki je dosegel ESČP, je bila pravica delodajalca do vpogleda v delovno korespondenco zaposlenih. V tem primeru je ESČP priznalo takšno obliko nadzora nad opravljanjem poklicnih nalog zaposlenih kot legitimno (sodba ESČP z dne 12. januarja 2016 v zadevi »Bărbulescu proti Romuniji« (pritožba št. 61496/08). Nekaj dni po objavi sodbe ESČP je član Javne zbornice Rusije Vladimir Slepak, navajajoč ta primer, celo predlagal zakonsko prepoved komunikacije na družbenih omrežjih med delovnim časom, čeprav Ministrstvo za delo tega predloga ni podprlo.
Razlogov za tako radikalno razlago sodbe ESČP ni. Če pogledate druga stališča Evropskega sodišča o podobnih vprašanjih, lahko razumete, da sodišče podpira načelo zasebnosti pri delu. A hkrati obstaja vrsta pravno pomembnih okoliščin, katerih dokazanost omogoča delodajalcu, da z določenimi zadržki posega v zasebno življenje delavca. Vključno z ogledom njegove službene korespondence. Ta članek bo obravnaval, kdaj bodo takšna dejanja delodajalca zakonita.
Kaj vam bo omogočilo branje uradne korespondence: štirje pogoji
Bistvo konflikta med Barbulescujem in njegovim delodajalcem je bilo naslednje. Zaposleni je bil v podjetju zaposlen kot komercialist 3 leta. Na zahtevo delodajalca je ustvaril račun Yahoo Messenger, da bi odgovarjal na vprašanja strank. 13. julija 2007 je delodajalec zaposlenega obvestil, da sredstev podjetja ne uporablja za delo, ampak za osebne namene. Pravila podjetja so to strogo prepovedovala.
Zaposleni je vztrajal, da Yahoo Messenger uporablja samo v poslovne namene. Nato mu je delodajalec pokazal prepis njegovih sporočil v njegovem službenem računu Yahoo Messenger. Med njimi je bilo dopisovanje o osebnih zadevah z bratom in zaročenko. Delodajalec je 1. avgusta 2007 delavko odpustil zaradi kršitve internih predpisov podjetja, po katerih je bilo zaposlenim prepovedano uporabljati računalnike, fotokopirne stroje, telefone, telekse in fakse v osebne namene. Odprta je bila uradna korespondenca zaposlenih.
Zaposleni se je zoper odpoved pritožil na nacionalnih sodiščih in ker ni dosegel pozitivnega rezultata, se je pritožil na Evropsko sodišče za človekove pravice. Trdil je, da so bila njegova sporočila na Yahoo Messengerju zasebne narave in je zato delodajalec zaradi opravljenega nadzora kršil njegovo pravico do spoštovanja zasebnega življenja. ESČP je razsodilo proti uslužbencu. Sodišče ni ugotovilo kršitev njegovih pravic. Prav zato je bilo stališče ESČP ocenjeno kot »zelena luč« drugim delodajalcem za popoln nadzor nad zaposlenimi.
Povedati je treba, da ESČP v svoji praksi pogosto uporablja edinstvene teste – zaporedje vprašanj, na podlagi katerih odgovorov je mogoče ugotoviti, ali so določene določbe Evropske konvencije o varstvu človekovih pravic in temeljnih svoboščin (v nadaljevanju: kot Konvencija) so bile kršene. Po drugi strani pa »vilice«, ki nastanejo zaradi različnih odgovorov na ista vprašanja v na videz podobnih primerih, omogočajo razlikovanje sorodnih situacij med seboj.
Tovrsten preizkus obstaja tudi za ugotavljanje kršitve pravice do spoštovanja zasebnega življenja, ki je zapisana v 2. čl. 8 konvencije. Lahko ga predstavimo v obliki štirih vprašanj:
- ali lahko oseba računa na nedotakljivost zasebnega življenja v zvezi s posameznim območjem, na katerem se posega;
- ali je poseg sledil zakonitemu cilju;
- ali so bila kršena formalna pravila;
- ali je bilo ohranjeno ravnotežje interesov.
Odgovori na ta vprašanja nam omogočajo razumeti logiko ESČP v tem primeru.
Korespondenca zaposlenih: delodajalec lahko preveri
Praviloma ima zaposleni pravico pričakovati zasebnost v tipičnih delovnih situacijah3. To se imenuje domneva pričakovanja zasebnosti. Vendar je to domnevo očitno mogoče ovreči. Za to mora delodajalec med drugim vzpostaviti posebne interne akte oziroma politiko zaupnosti4. Tako je v 38. členu odločbe v zadevi »Bărbulescu proti. Romunija« je Evropsko sodišče ugotovilo (čeprav ni neposredno ovrglo zgornje domneve), da je delodajalec vzpostavil notranja pravila, ki zaposlenim prepovedujejo uporabo računalnikov in sredstev podjetja v osebne namene.
V tem primeru ni pomembno le, da takšna prepoved obstaja, ampak tudi, da je bil delavec na to nemudoma opozorjen in se seznanil z ustreznim lokalnim aktom. Na primer, v sodbi v korist zaposlenega v zadevi Halford proti. Združeno kraljestvo«, se je ESČP med drugim sklicevalo na dejstvo, da ni dokazov o kakršnem koli opozorilu zaposlene o morebitnem spremljanju njenih telefonskih klicev (45. odstavek). Sodišče je preučilo podobne okoliščine v zadevi “Bărbulescu proti. Romunija" (§ 43). Ugotovil je, da čeprav se je delodajalec skliceval na obvestilo gospoda Barbulescuja, da je mogoče preveriti njegov račun Yahoo Messenger, ni predložil dokaza, da je bil zaposleni seznanjen z dokumentom. Zaposleni pa je zanikal, da bi bil s tem seznanjen.
In čeprav ta okoliščina ni vplivala na končno mnenje ESČP, tega vseeno ne gre pozabiti. Bolje je vnaprej napisati politiko zasebnosti in z njo seznaniti zaposlene, kot pa se pozneje soočati s spori, kot je primer Barbulescu.
Možnost spremljanja delavca mora biti določena z zakonom
Zahteva po posegu v zasebno življenje "v skladu z zakonom" pomeni predvsem prisotnost ustrezne zakonodajne ureditve. Če razlogi in postopek za poseg niso urejeni, potem meji na samovoljo, kar je nedopustno. Za ESČP je to tako resen dejavnik, da se mu ne zdi potrebno poglabljati v nadaljnje podrobnosti primera, če ugotovi neobstoj normativne podlage za poseg5.
Na primer, v sodbi v zadevi »Copland proti. Združeno kraljestvo« (§ 47–49) Sodišče je navedlo, da ker v času zbiranja podatkov o klicih delavca s telefonske številke fakultete ni bilo pravil, ki bi urejala ta vprašanja, je delodajalec izvajal nadzor nad delavcem v nasprotju z 2. odst. čl. 8 konvencije. Posledično je ESČP ugotovilo kršitev pravice do spoštovanja zasebnega življenja.
V primeru “Bărbulescu v. Romunija«, nasprotno, Sodišče je uporabilo določbe 3. čl. 40(1)(d) romunskega delovnega zakonika, v skladu s katerim ima delodajalec pravico spremljati, kako zaposleni opravljajo svoje poklicne naloge.
Naj opozorimo, da je v najbolj splošni obliki pravica do nadzora delodajalca nad zaposlenimi zapisana tudi v delovnem zakoniku Ruske federacije. To izhaja na primer iz 1. dela čl. 15. člen, ki pravi, da so delovna razmerja razmerja, ki temeljijo na dogovoru med delavcem in delodajalcem o osebni uspešnosti delavca za plačilo delovne funkcije v interesu, pod vodstvom in nadzorom slednjega. Podobno besedilo je v čl. 56, ki razkriva, kaj je pogodba o zaposlitvi. Nadzor nad količino in kakovostjo opravljenega dela je omenjen v 1. odstavku čl. 86 delovnega zakonika Ruske federacije. Poleg tega je v čl. 209 zakonika o delu Ruske federacije določa, da je delovno mesto prostor, ki je neposredno ali posredno pod nadzorom delodajalca. Določitev oblik takega nadzora, podlage ipd. je v lokalnem predpisu v pristojnosti delodajalca.
Pomembno je poudariti, da ni dovolj, da delodajalec na lokalni ravni vzpostavi predpis o možnosti branja uradne korespondence zaposlenih in prisluškovanja telefonom. Vse to mora slediti legitimnemu cilju in ne sme biti v nasprotju s konvencijo in nacionalno zakonodajo. Hkrati morajo biti določbe zakonov in lokalnih aktov jasne in razumljive. Takrat predstavniki delodajalca ne bodo ravnali samovoljno, temveč le za doseganje zastavljenih ciljev in ne bodo kršili pravic delavcev. Takšni cilji so lahko na primer spremljanje učinkovitosti delovnih procesov in varnosti premoženja6.
Nadzor nad zaposlenim mora biti v razumnih mejah
Tudi če obstaja nedvoumna zakonodaja ali v skladu z njo sprejet jasen in razumljiv lokalni akt, s katerim je zaposleni seznanjen, to ni dovolj za poseg v zasebno življenje. Pomembno je tudi ohraniti ravnovesje interesov. Korespondenca zaposlenih lahko vsebuje kakršne koli informacije. Na primer, čeprav telefonski klici in elektronska pošta spadajo pod koncept »zasebnosti«, je v določenih situacijah sprejemljivo poseganje v to področje za dosego zakonitih ciljev.
Ravnovesje interesov po metodologiji ESČP lahko ponazorimo na primeru zadeve »Köpke v. Nemčija". Bistvo zadeve je v tem, da je delodajalec v trgovini, kjer je prijavitelj opravljal delo blagajničarke, na podlagi rezultatov več inšpekcijskih pregledov ugotovil pomanjkanje. Ker tatu ni bilo mogoče identificirati, se je delodajalec odločil organizirati tajno video snemanje dela blagajničark. Pričala je, da je tatvino zagrešila blagajničarka Köpke. Odpustili so jo, vsa nacionalna sodišča pa so se postavila na stran delodajalca. Tudi ESČP ni podprlo delavca. Obrazložitev sodišča je bila naslednja:
- videonadzor pritožničinega delovnega mesta je bil organiziran šele po odkritju pomanjkanja na pijači, kjer je bila zaposlena, zaradi preverjanja utemeljenega suma tatvine;
- videonadzor je bil izveden le 2 tedna, vidno območje kamere je obsegalo samo blagajno, blagajno in prostor v neposredni bližini blagajne, dostop pa so imeli le delavci delodajalca in zaposleni v detektivski agenciji, ki jih je najemal. prejete video materiale;
- videoposnetek je bil uporabljen samo za odpuščanje zaposlenega; delodajalec ni imel drugega učinkovitejšega sredstva za zaščito lastninske pravice.
Posledično je Evropsko sodišče ugotovilo, da ravnovesje med pravico delavke do spoštovanja njenega zasebnega življenja in interesom delodajalca za zaščito njegovih lastninskih pravic ni bilo kršeno8.
Prav presoja ravnotežja interesov je imela ključno vlogo v zadevi »Bărbulescu v. Romunija". Evropsko sodišče je izjavilo naslednje:
- delavec je ustvaril račun v Yahoo Messengerju po navodilih delodajalca in je bil namenjen izključno opravljanju dela, ki ga je imel delodajalec pravico nadzorovati;
- med nadzorom je bila pregledana le vsebina delovnega messengerja, ne pa tudi drugih podatkov in dokumentov, ki so bili shranjeni na Barbulescujevem službenem računalniku;
- dejstvo, da delodajalec ni utrpel škode, ni obvezen dejavnik, ki delodajalcu omogoča spremljanje uspešnosti zaposlenih pri njihovem poklicnem delovanju9.
Čeprav sporočila v Yahoo Messengerju spadajo pod koncept »zasebnega življenja« in med obravnavo primera domneva pričakovanja njegove nedotakljivosti ni bila ovržena, se je sodišče vseeno postavilo na stran delodajalca. Zakonska pravica delodajalca, da nadzoruje opravljanje poklicnih nalog zaposlenega, prisotnost lokalne prepovedi uporabe sredstev podjetja za osebne namene in ohranjanje ravnovesja interesov, ki so igrali v njegovo korist.
Ob upoštevanju teh okoliščin je ESČP ugotovilo, da v tem primeru ni prišlo do kršitve pravice do spoštovanja zasebnega življenja. Hkrati sodba Evropskega sodišča ne vsebuje nobene podlage za splošno ugotovitev o carte blanche delodajalcem za spremljanje elektronske pošte in hitrih sporočil zaposlenih med delovnim časom.
Odgovori
Da, imate pravico, tudi tisti, ki ste bili odpuščeni. Delodajalec ima pravico preveriti, katere podatke delavec pošilja iz službene elektronske pošte in ali je taka korespondenca povezana z delom.
Gost, spoznaj - !
Utemeljitev tega položaja je v gradivu Kadrovskega sistema.
»Da, imate pravico, če govorimo o korespondenci iz službene elektronske pošte ali drugih komunikacijskih sredstev.
Delodajalec lahko preveri, katere informacije zaposleni pošilja iz službene e-pošte in ali je takšna korespondenca povezana z delom (člen , delovnega zakonika Ruske federacije). Zlasti ima delodajalec pravico, da po potrebi uporabi sredstva, ki niso v nasprotju z rusko zakonodajo in metodami tehnične zaščite zaupnosti informacij, ki se nanašajo na (). Opozoriti je treba, da se vsa korespondenca, ki se izvaja med delovnim časom z uporabo tehničnih sredstev v lasti organizacije in prek komunikacijskih kanalov ali kanalov za prenos podatkov, ki jih plača, šteje za uradno. Ker tajnost korespondence velja za osebe, ki sodelujejo v njenem procesu, le če se izvaja v njihovem prostem času, na osebni opremi, ko samostojno plačujejo ta sredstva in storitve telekomunikacijskega operaterja ().
Na primer, za branje osebne e-pošte zaposlenih ali sporočil ICQ (pod pogojem, da ta vrsta komunikacije ni sredstvo za celotno podjetje in za to niso ustvarjeni ločeni računi), so lahko uradniki organizacije kazensko odgovorni do zaporne kazni do štiri leta , saj je narava takšne korespondence osebna ().
Upoštevati je treba, da bodo dokazi, pridobljeni z branjem e-poštne korespondence zaposlenih iz službene e-pošte, pravno veljavni na sodišču le, če so bili pridobljeni zakonito (). Zato je pri pridobivanju tovrstnih dokazov pomembno upoštevati pravila prava. Predvsem se lahko nadzor nad uporabo službene e-pošte pri zaposlenem šteje za nezakonito, če delodajalec ni neposredno prepovedal njene uporabe v osebne namene in zaposleni niso bili vnaprej pisno opozorjeni na delodajalčev nadzor nad spoštovanjem pravil uporabe e-pošte. . Legitimnost tega stališča potrjuje tudi sodna praksa, na primer razsodba Evropskega sodišča za človekove pravice z dne 3. aprila 2007 v zadevi Copland proti Združenemu kraljestvu, pritožba št. 62617/00.
Kako voditi interno in eksterno korespondenco ob upoštevanju okvirov poslovne komunikacije? Kako sestaviti pisno obvestilo o zavrnitvi zaposlitve in ne kršiti pravil poslovne korespondence po e-pošti? Preberite članek o tem, kako voditi poslovno korespondenco.
Iz članka se boste naučili:
Poslovno dopisovanje po elektronski pošti vzame veliko časa kadrovikom vseh vrst. Pri komunikaciji s prijavitelji Pri elektronski pošti se pojavljajo težave pri izbiri sloga, vsebine in oblikovanja pisma. Hiter odgovor na vse pisne zahteve prosilcev se v kadrovskem okolju šteje za dobro obliko: spremna pisma za življenjepise, pojasnjevalna vprašanja ter opravljeno testno delo.
Osnovna pravila za interno korespondenco po elektronski pošti
Pri komuniciranju s sodelavci, podrejenimi in vodstvom upoštevajte osnovna pravila internega dopisovanja po elektronski pošti. To bo zmanjšalo čas za ustvarjanje odhodnih pisem in obdelavo dohodne korespondence.
Kako napisati interno pismo:
- Določite zadevo pisma, da ga bo prejemnik lažje obdelal in razvrstil.
- Neosebno pismo je primerno samo za zahteve "oddelka".
- Za ostala pisma navedite ime in priimek prejemnika. Če želite razumeti, kako nagovoriti osebo, preučite podpis v njegovem pismu: če sta tam navedena samo ime in priimek, ga lahko nagovorite po imenu, vendar »na svoj način«.
- Če pišete svojim neposrednim nadrejenim, je sprejemljiv le naslov »vi« z imenom in patronimom, razen če podjetje ne določi drugače.
- Tudi če komunicirate s sodelavcem ali stranko "brez srednjih imen", ne uporabljajte skrajšanih različic imena. "Ol", "Kol", "Natasha" so v poslovni korespondenci nesprejemljivi.
- Začnite pismo z uradnim pozdravom "Pozdravljeni, Anna!", "Dober dan, Vitaly Alekseevich!".
- V polju »za« označite enega ali več prejemnikov pisma, v polju »kopija« - prejemnike, ki jih je treba sproti obveščati.
- V telesu pisma uporabite standardne pisave, ne uporabljajte barvnih označevalcev za poudarjanje pomembnih podrobnosti po vašem mnenju, razdelite besedilo na majhne odstavke, da povečate "berljivost" besedila.
- Pri internem poslovnem dopisovanju upoštevajte dve pravili: kratko in smiselno. Vaši sodelavci in vodstvo bodo cenili, da jim prihranite čas.
Pri prijavi na delovno mesto skrbno preučite pravila za vodenje poslovne korespondence po e-pošti, ki jih je sprejelo vaše podjetje. Upoštevajte bonton poslovne e-pošte, da preprečite nezadovoljstvo sodelavcev in vodstva.
Kako dopisovati s prijavitelji, strankami in partnerji podjetja?
Mnogi kadroviki se sprašujejo, kako voditi poslovno korespondenco preko e-pošte z iskalci zaposlitve. Kako zavrniti pismo prosilcu, ne da bi prizadeli njegova čustva in prestopili mejo, ko se lahko upošteva zavrnitev diskriminacija? Kako odgovoriti partnerjem in strankam podjetja: v poslovnem slogu ali lahko uporabite okrajšave, sleng ali osebni nagovor?
Univerzalnih pravil za poslovno korespondenco ni, razen če jih določajo interni predpisi podjetja delodajalca. V vsaki konkretni situaciji morate pogledati, kako vam pišejo vaši kolegi, in preučiti tudi slog komunikacije s strankami drugih strokovnjakov.
Poslovna korespondenca: primeri pisem za komuniciranje po elektronski pošti
Pišite v imenu podjetja ali skupine strokovnjakov, še posebej, če morate prosilcu zavrniti zaposlitev. Uporabite splošni jezik.
Trenutno vam žal ne moremo ponuditi zaposlitve, vendar bomo v prihodnje razmislili o vaši kandidaturi za razpoložljiva prosta delovna mesta.
Ali standardno:
Zahvaljujemo se vam za zanimanje za prosta delovna mesta v podjetju MegaStroy! Prosto delovno mesto je trenutno zaključeno in natečaj je zaključen. O novih prostih delovnih mestih vas bomo sproti obveščali.
Možna je tudi personalizirana zavrnitev brez navedbe razlogov, zakaj podjetje kandidata ne more zaposliti. Spodaj je primer poslovne korespondence z enim od kandidatov za prosto delovno mesto v podjetju.
Pozdravljeni, dragi Ivan Ivanovič!
Zahvaljujemo se vam za sodelovanje v natečaju za prosto delovno mesto “Sistemski skrbnik” v podjetju Globus in za vaše zanimanje za naše prosto delovno mesto. Skrbno smo pregledali vaš življenjepis, spremno pismo, portfelj (in nižje po seznamu), vendar vam trenutno žal nismo pripravljeni ponuditi zaposlitve.
Kako povabiti na razgovor in se izogniti nezadovoljstvu kandidatov iz dvostopenjskega razgovora:
Živjo, Marina! Zahvaljujemo se vam za vaše zanimanje za delovno mesto vodje podpore strankam. Pregledali smo vaš življenjepis in portfolio ter vas vabimo na razgovor, ki bo potekal v sedežu podjetja InvestProject na naslovu:...
Razgovor za to prosto delovno mesto poteka v dveh fazah:
- Prvi pogovor s kadrovikom bo pomagal ugotoviti, kako dobro vaše izkušnje ustrezajo zahtevam prostega delovnega mesta. Potekala bo 15. maja v sobi št. 555.
S seboj prinesite potni list ali vozniško dovoljenje.
- Drugi pogovor bo potekal z vodjo podjetja. O datumu vas bomo obvestili v dodatnem dopisu, če uspešno opravite prvo fazo izbora.
Če ste pripravljeni sodelovati v dvostopenjskem natečaju za to prosto delovno mesto, svojo prisotnost na razgovoru 15. maja ob 12.00 v sobi 555 potrdite z odzivnim pismom. Veselimo se vaše odločitve.
S pomočjo takšnega odgovora na odgovor prosilca lahko takoj odrežete tiste strokovnjake, ki niso pripravljeni na razgovor pod pogoji podjetja.
Kako pisati in odgovarjati na pisma partnerjev in strank podjetja?
Uradna korespondenca po elektronski pošti s partnerji in strankami podjetja je strukturirana v skladu s shemami in algoritmi, sprejetimi za to vrsto korespondence. Tudi če stranko ali partnerja podjetja poznate že dlje časa in vas nagovarja z imenom, vedno naslavljajte stranke na osebni ravni. Velika podjetja imajo praviloma notranja navodila, ki vključujejo zahteve glede sloga in oblike poslovne korespondence. Najprej preučite pravila e-poštnega dopisovanja. Spodaj je standardni niz pravil, ki jih najdete v navodilih velikih podjetij.
Prenesite predloge za pisma zunanjim podjetjem!
- Spremno pismo organizacije k osnutku lokalnega regulativnega akta, poslanega sindikalnemu odboru
- Obvestilo delodajalca o sklenitvi pogodbe o zaposlitvi ali civilni pogodbi z bivšim državnim ali občinskim uslužbencem
- Garancijsko pismo, ki tujcu, povabljenemu na delo, zagotovi minimalno plačo, stanovanjska in druga jamstva
- Pismo teritorialnemu oddelku Pokojninskega sklada Rusije: organizacija ne more zagotoviti informacij o delovni dobi zaposlenih na obrazcu SZV-K
- Spremno pismo za odobritev osnutka lokalnega regulativnega akta
Splošna pravila za zunanjo korespondenco po elektronski pošti
- Naslovite določeno osebo, personalizirajte pismo, uporabite ime in srednje ime prejemnika.
- Pismo pošljite med delovnim časom, najboljši čas je zgodaj zjutraj, med 08:00-09:00.
- Ne pretiravajte z oznakami: »nujno«, »pomembno«, če pismo za naslovnika ni pomembno.
- Ne uporabljajte postscripta, vnaprej natančno razmislite o vsebini in strukturi pisma.
- Uporabite potrdila o branju samo za pisma, ki vključujejo dokumente za nujno odobritev.
- V zunanji korporativni korespondenci je nesprejemljivo uporabljati sleng in vse vrste okrajšav.
- Pri komunikaciji s tujimi naročniki upoštevajte mentaliteto prejemnika;
- Ne uporabljajte fraz "dober dan", "lep dan".
- Ne uporabljajte službene e-pošte za osebne namene.
- Internih dokumentov podjetja, vključno z vašo korespondenco s strankami, ne pošiljajte na osebno e-pošto.
- Ne razpravljajte o podrobnostih korespondence z zaposlenimi v podjetju, ki se ne nanašajo na predmet razprave.
Ko odgovarjate na pisma strank in partnerjev podjetja, bodite pozorni in vljudni, pokažite interes za čim hitrejšo rešitev problema. Shranite niti e-pošte in nastavite zadevo niti, če je pošiljatelj nanjo pozabil. Pravila korporativno dopisovanje po elektronski pošti lahko vključuje tudi pravila obnašanja pri korespondenci po elektronski pošti. Če ima podjetje takšno ureditev, je naloga kadrovnikov, da jo pripelje do vsakega novozaposlenega. Zaradi jasnosti uporabite vzorec poslovne korespondence po e-pošti enega od izkušenih zaposlenih v podjetju.
Vedno upoštevajte pravila korporativnega e-poštnega dopisovanja, da bi zgradili kakovostno in hitro interakcijo s sodelavci in vodstvom. Pri komunikaciji s kandidati za prosta delovna mesta upoštevajte pravila poslovne korespondence prek elektronske pošte. Sledite generalu pravila poslovne komunikacije in ko je delovna obremenitev velika, uporabite predloge za vabila, zavrnitve in obvestila o prejemu vloge.
Pisma inteligentne osebe odražajo značaj tistih, ki so jim namenjena.
[Lichtenberg Georg Christoph]
Napišite, kakšna pisma bi radi prejeli.
[Starodavni aforizem]
Pismo je močan argument v poslovnem svetu.
[Bekhtereva Victoria]
1. Zakaj enotni korporativni standardi poslovne korespondence?
Elektronsko dopisovanje je obvezen atribut poslovne komunikacije vsakega podjetja. Praktično ni podjetja, ki ne bi uporabljalo elektronske pošte. Zastavite pa si naslednja vprašanja:
- Se vam kdaj zgodi, da se vam ob pošiljanju e-pošte sodelavcu zdi, kot da pošiljate pismo v črno luknjo, pa vam preprosto ne odgovori?
- Ko zaposleni kličejo drug drugega in drug drugega prosijo, naj nujno preberejo elektronsko pošto, in to se dogaja ves dan
- Ko nikakor ne razumete, kaj točno želijo od vas v e-pošti
- Ko se zapletena in težka vprašanja ob razpravi po elektronski pošti utopijo v morju informacij, podrobnosti in težava ni nikoli rešena
Če so ta vprašanja pomembna za vas, potem lahko vsak dan pridobite veliko časa z izvajanjem enotnih pravil za elektronsko korespondenco. V tem članku bomo govorili o bontonu poslovnega dopisovanja.
2. Sedem glavnih pravil etike poslovnega dopisovanja
Pogojno razdelimo pravila poslovne korespondence o pravilih etike in pravila komunikacije in izmenjave informacij.
Komunikacijska pravila urejajo pravila za izmenjavo informacij znotraj poslovnih procesov in projektov. Njim bomo posvetili poseben članek. Pravila etike oblikujejo stil notranjih odnosov med zaposlenimi v podjetju in neizogibno vplivajo na oblikovanje podobe vašega podjetja med partnerji. Na primer, pred kratkim sem od enega od naših partnerjev prejel pismo, ki se je začelo z besedami: "Dober dan, Bekhterev." Se vam zdi naše sodelovanje uspešno?
Da pri poslovnem dopisovanju ne bi »izgubili obraza« podjetja, je treba upoštevati »zlata pravila« etike poslovnega dopisovanja:
- Pismo vedno začnemo s pozivom
- Zadeva pisma mora biti
- Pred pošiljanjem morate preveriti črkovalne, ločilne in govorne napake.
- Pismo mora biti strukturirano (BREZ vode!)
- Pismo mora vsebovati pravilno besedilo
- Če pošiljamo priloge v pismu, ne pozabite napisati, da so priložene datoteke (ta poteza bo pomagala preprečiti situacije, ko pošljete pismo in datoteka ni priložena; prejemnik, ko je prebral pismo in ni našel priloženega dokumenta , lahko hitro odgovori in vam napiše, da manjkajo priloženi dokumenti, ki ste jih navedli v pismu).
- Korespondence nikoli ne brišemo. Ena najpomembnejših točk. Zgodovina sporočil se ne sme nikoli izbrisati, saj je pismo dokument. Če je potrebno, bi morali vedno imeti možnost povečati svojo zgodovino dopisovanja. Radislav Gandapas je na primer v svoj podpis vključil celo prošnjo, naj se ne izbriše zgodovine korespondence.
3. Vrste črk
Obstaja veliko različnih klasifikacij; predlagamo razlikovanje črk glede na njihovo oblikovno strukturo:
- Komunikacijsko pismo (pismo o zavrnitvi, pismo o zahtevku, pismo o priznanju, pismo z utemeljitvijo itd.)
- Pismo o soglasju
Pisemska komunikacija
V to vrsto dopisov uvrščamo vse vrste dopisov, ki jih zaposleni uporablja pri svojem poklicnem delovanju.
Struktura črke
Pismo ne sme biti oblikovano v enem samem besedilu. Biti mora jasno strukturiran in dobro oblikovan, da prejemnik ne izgubi pomembnih informacij izpred oči. Struktura pisma je sestavljena iz jasnih komponent:
Predmet pisma
Zadeva pisma mora vsebovati določeno dejanje, ki ga pričakujete od anketiranca: "dogovoriti se o dogovoru", "predlagati vprašanja za obravnavo", "pošlji poročilo" itd.
Če pošiljate dokumente, mora zadeva vsebovati jasno navedbo dokumentov, ki jih vsebuje priponka pisma.
Zakaj je pomembno pravilno oblikovati zadevo e-pošte?
Zelo enostavno je najti potrebno pismo v dnevnem toku informacij glede na predmet pisma. Niti ena črka ne bo izgubljena.
Opomba: če pošiljate pismo znotraj podjetja, potem je zadeva pisma oblikovana po danem standardu, če pošiljate pismo izven podjetja, je priporočljivo, da zadevo oblikujete po predlogi: Ime podjetja: namen pisma.
Več kot je konstruktivnega v telesu pisma, tem bolje! Ena ključnih veščin poslovnega pisanja, ki bi jo morali razviti pri svojih zaposlenih, je sposobnost jasnega in jedrnatega oblikovanja svojih misli.
P.S. Če pri sestavljanju pisma omenimo dejstvo iz sogovornikovega pisma, ga je treba citirati, ločiti po barvi ali pisavi.
Podpis podjetja
Predloga korporativnega podpisa mora biti enaka za vse zaposlene v podjetju.
Podpis mora vsebovati vse ključne podatke o naslovniku, da lahko prejemnik pisma po potrebi zlahka stopi v stik z vami.
S spoštovanjem,
Polno ime, položaj.
P.S. Če želimo topel odnos s partnerjem/stranko, potem se splača izdati osebni podpis. Vsaka oseba je vesela, da prejme pismo z osebnim odnosom, tudi v uradni korespondenci.
Osebni podpis se vedno nanaša na telo pisma. Primer: Želim vam lep dan / Hvala / V veselje mi je bilo govoriti z vami danes / Hvala, ker ste si vzeli čas za tako pomembno vprašanje / Pozdravljena družina in otroci itd.
Za/Kopiraj
Nazadnje izpolnimo polji »Za« in »Kp«, da ne bi slučajno poslali pisma, ko še ni pripravljeno.
Kakšna je razlika med polji Za in Kp?
V polje »Za« vnesemo naslov osebe, od katere moramo izvesti neko dejanje.
V polje »Kopiraj« vpišemo naslov osebe, ki bi ji koristno bilo prebrati vsebino pisma.
P.S. Naše izkušnje so pokazale, da je polje Cc zelo uporabno. Če se pogajamo z navadnim zaposlenim, razpravljamo o pomembnih vprašanjih, vendar ne prejmemo odgovorov o vsebini in pravočasno, potem je vredno vstaviti kopijo pisma direktorja ali višjega vodje in korespondenca se bo takoj začela v konstruktiven način.
Žal v mnogih podjetjih raven korporativne kulture ni na ustrezni ravni, zaradi česar prihaja do situacij, ko je za dobro opravljanje dela potreben strog nadzor s strani vodstvene ekipe.
Outlook ima tudi funkcijo, kot je "Bcc" - pomembno orodje, ki vam omogoča, da zainteresirane stranke obvestite o pismu, hkrati pa ne zmedete prejemnika, da pismo ni naslovljeno samo nanj!
Pismo o soglasju
Pomembna vrsta pisma, ki vam omogoča, da povzamete sestanek, oblikujete pisne dogovore, navedete čas zaključka in pojasnite: ali sta obe strani pravilno razumeli, kaj morata storiti?
Takšna pisma je koristno pripraviti po sestankih, pogajanjih in konferencah, da bi imeli pisne dogovore in skupno vizijo njihovega izvajanja.
Struktura črke:
- Pozdrav, nagovor in zahvala udeležencem razprave.
- Ponovitev namena sestanka, na katerem so bili oblikovani dogovori.
- Seznam vseh obravnavanih vprašanj v zvezi z odločitvami o njih in imenovanjem odgovorne osebe za izvršitev.
- Snemanje idej, ki ne zahtevajo nujne izvedbe v zgodovino.
- Vprašanje naslovnikom: Ali je bilo vse upoštevano? Kakšne pripombe ali dodatki?
Na primer:
Oblikovanje pisma
Pisava
Pisava pisma mora biti enotna, ključne točke in naslovi so lahko označeni s poševnim tiskom, vendar je nujno, da se držite enotnega sloga oblikovanja.
P.S. Vedno se morate spomniti, da se besede, napisane z velikimi črkami, dojemajo kot povišane tone. Treba se jim je izogibati.
odstavek
Priporočljivo je, da vsako misel oblikujemo v ločenem odstavku, da bo besedilo lažje razumljivo.
Vdolbine
Odstavki se ne smejo spajati med seboj. Da bo pismo bolj berljivo, naj bodo zamiki za pozdravom, pred vsakim odstavkom in pred podpisom:
Da bo pismo vizualno bolj privlačno, je bolje, da povezave v telesu pisma oblikujete kot hiperpovezave:
Slog pisanja
Vabimo vas na mojstrski tečaj Sergeja Bekhtereva.
S tem treningom osvojite vsaj 1 uro prostega časa dnevno!
Na mojstrskem tečaju se boste naučili:
✓ Kako upravljati naloge, da bodo vse naloge opravljene 100% in pravočasno
✓ Kako učinkovito pripraviti in voditi sestanke
✓ Kako organizirati produktivno delo zaposlenih v eni pisarni
Glavno vprašanje: delodajalec sumi, da si delavec dopisuje s konkurenti. Ali je mogoče zaobiti ustavno zagotovljeno pravico do tajnosti dopisovanja? Rešitev: delodajalec ima pravico do vpogleda v sporočila zaposlenih, ki so bila poslana iz službene (korporacijske) elektronske pošte. Vendar ta pravica ne velja samodejno - mora biti določena v lokalnem regulativnem aktu.
Delodajalci se pogosto sprašujejo, kako lahko zakonito nadzorujejo, kako njihovi zaposleni uporabljajo svoj poslovni e-poštni račun. Ta želja je povsem upravičena: za delodajalca je pomembno, da prepozna primere širjenja zaupnih ali drugih informacij (vključno s poslovnimi skrivnostmi) zaposlenih, katerih razkritje bi lahko povzročilo škodo podjetju. Obstajajo tudi drugi razlogi za potrebo po spremljanju elektronske korespondence. Na primer za omejevanje ali onemogočanje uporabe poštnega predala za osebne namene ali druge namene, ki niso povezani z delom, kot tudi za spremljanje skladnosti zaposlenih s korporativnimi pravili lojalnosti in etike pri dopisovanju s strankami. Ta članek govori o tem, kako zakonito spremljati e-pošto zaposlenih. Pravica delodajalca do vpogleda v elektronsko pošto zaposlenih Problem nadzora nad korespondenco zaposlenih je dvoumen. Po eni strani je lastnik računalnikov, e-poštnega strežnika in internetnih dostopnih točk delodajalec. Iz tega izhaja, da ima podjetje pravico nadzorovati proces uporabe zaposlenih v lastni lastnini v skladu s predvidenim namenom (2. del 209. člena Civilnega zakonika Ruske federacije). Poleg tega je ena od delovnih obveznosti delodajalca obveznost, da delavcu zagotovi opremo, orodje, tehnično dokumentacijo in druga sredstva, potrebna za opravljanje delovnih obveznosti (22. člen delovnega zakonika Ruske federacije). Tej obveznosti delodajalca ustreza obveznost zaposlenega, da vestno izpolnjuje svoje delovne obveznosti, ki mu jih nalaga pogodba o zaposlitvi, ob upoštevanju notranjih delovnih predpisov (21. člen, 1. del 189. člena delovnega zakonika Ruske federacije). Kršitev tajnosti dopisovanja z uporabo uradnega položaja se lahko kaznuje z denarno kaznijo v višini od 100 do 300 tisoč rubljev ali v višini plače ali drugega dohodka obsojenca za obdobje od enega do dveh let ali odvzem osebne pravice. pravica do opravljanja določenih položajev ali opravljanja določenih dejavnosti za obdobje od dveh do petih let ali obveznega dela za obdobje do 480 ur ali prisilnega dela za obdobje do štirih let ali aretacije za obdobje do štirih mesecev ali zaporno kaznijo do štirih let (2. del 138. člena Kazenskega zakonika Ruske federacije). Po drugi strani pa 23. člen ustave Ruske federacije vsakomur zagotavlja pravico do zasebnosti, zaupnosti korespondence, telegrafskih in drugih sporočil. Enako načelo varovanja zasebnosti komunikacij se izvaja v določbah 63. člena Zveznega zakona z dne 07. 07.03 št. 126-FZ "O komunikacijah" in 138. člen Kazenskega zakonika, ki določa kazensko odgovornost za kršitev tajnosti dopisovanja, telefonskih pogovorov, poštnih, telegrafskih ali drugih sporočil. Omejitev tajnosti dopisovanja je dovoljena le v primerih, ki jih določajo zvezni zakoni. Zato morate pri odločanju o zakonitosti spremljanja službene korespondence zaposlenih razumeti, kje je meja med zasebnim življenjem zaposlenega in njegovimi delovnimi obveznostmi, ko gre za sporočila, izmenjana iz službene elektronske pošte. pristop ESČP. Leta 2007 je Evropsko sodišče za človekove pravice v zadevi Copland proti Združenemu kraljestvu izdalo sodbo z dne 04/03/07 št. 62617/00 (Copland proti Združenemu kraljestvu), v kateri je prišlo do zaključka, da delodajalec ne more spremljati elektronske korespondence zaposlenih, če ne izpolnjuje več pogojev. Upoštevati je treba, da morajo ruska sodišča splošne pristojnosti pri odločanju upoštevati akte Evropskega sodišča za človekove pravice (v nadaljevanju ESČP), ki dajejo razlago določb konvencije za varstva človekovih pravic in temeljnih svoboščin, ki se uporabijo v tem primeru. To je navedeno v 4. odstavku sklepa plenuma vrhovnega sodišča z dne 19. decembra 2003 št. 23 "O sodni odločbi." V zadevi Copland proti Združenemu kraljestvu so bile okoliščine naslednje: pritožnik je bil zaposlen na britanski fakulteti kot osebni pomočnik ravnatelja. Na zahtevo namestnice direktorja je bil vzpostavljen nadzor nad njeno uporabo telefona, elektronske pošte in interneta. Po besedah delodajalca je bilo to storjeno zato, da bi zagotovila, da študentske opreme ne uporablja za osebne namene. Spremljanje uporabe e-pošte je zajemalo analizo naslovov, datumov in ur pošiljanja e-pošte. Vendar pravila za takšen nadzor na fakulteti niso bila izdelana, prav tako ta situacija ni bila zakonsko urejena. Ko pa je ESČP obravnavalo primer, je izjavilo: »Telefonski klici iz poslovnih prostorov so zajeti v pojmih »zasebno življenje« in »dopisovanje«. Logičen zaključek je, da je treba elektronsko pošto, poslano iz službe, zaščititi na enak način kot podatke, pridobljene s spremljanjem osebne uporabe interneta.« Tako je EKČP ustavna načela varovanja dopisne tajnosti in zasebnosti pri uporabi interneta in elektronskega dopisovanja izven okvirov delovnih razmerij razširila tudi na podobna dejanja, opravljena v tistih urah, ko delavec opravlja ali naj bi opravljal delovne obveznosti. Zanimivo vprašanje: ali je zakonito odpustiti delavca zaradi razširjanja poslovne skrivnosti, če je to dejstvo ugotovljeno z vpogledom v njegovo osebno (ne službeno) pošto? Ne, nezakonito je. Če je delodajalec prejel informacije o prenosu informacij, ki vsebujejo poslovno skrivnost, zaradi nepooblaščenega dostopa do osebne pošte zaposlenega, se bo takšen dokaz štel za pridobljen v nasprotju z načeli tajnosti dopisovanja in ne bo mogel potrditev zakonitosti razrešitve (kasacijska odločba sodnega kolegija za civilne zadeve okrožnega sodišča v Volgogradu z dne 1. 09.11 v zadevi št. 33-11601/11). Toda to ne pomeni, da delodajalec nima pravice vzpostaviti nadzora nad elektronsko korespondenco zaposlenih. V navedeni odločitvi je ESČP obravnavalo tudi vprašanje, ali je bil poseg v pritožnikove pravice izveden v skladu z zakonom. V tej zadevi je prišel do naslednje ugotovitve: intervencija ni bila v skladu z zakonom, saj ni dokazov o obstoju v času dogodkov kakršnih koli določb v splošni zakonodaji države ali lokalnih predpisih države. kolegij, ki je ugotovil okoliščine, ki so delodajalcu dajale pravico nadzorovati uporabo telefona zaposlenih, elektronske pošte in interneta. Vendar pa je ESČP pustilo odprto vprašanje, ali je spremljanje uporabe telefona, elektronske pošte ali interneta na delovnem mestu v določenih okoliščinah v demokratični družbi potrebno za dosego legitimnega cilja. Pogoji za zakonito spremljanje korespondence. Tako iz navedene odločbe ESČP št. 62617/00 izhaja, da pravica delodajalca do nadzora nad korespondenco zaposlenega ni popolnoma izključena. Vendar mora biti ta pravica zapisana v normativnem pravnem aktu ali vsaj v lokalnem normativnem aktu. Zlasti se lahko pravica delodajalca do nadzora nad elektronskimi sporočili zaposlenih, poslanih z e-poštnih naslovov podjetja, določi v notranjih delovnih predpisih organizacije, skupaj z obveznostjo zaposlenega, da uporablja e-pošto samo za namene dela (4. del 189. člena delovnega zakonika Ruska federacija). Prav tako je bolje navesti posebne namene, za katere delodajalec uvaja tak nadzor. Poleg tega je potreben še en pogoj. Izhaja iz obrazložitve ESČP v sodbi št. 62617/00 o vprašanju, ali je prišlo do posega delodajalca v delavčevo uresničevanje njegovih pravic. ESČP je zapisalo: »Zbiranje in shranjevanje osebnih podatkov v zvezi z uporabo telefona, elektronske pošte in interneta brez vednosti pritožnice pomeni poseg v njeno pravico do spoštovanja zasebnega življenja in korespondence.« To pomeni, da je sodišče posebno pozornost namenilo dejstvu, da pritožnica ni bila opozorjena, da delodajalec zbira podatke o njenih elektronskih sporočilih, telefonskih pogovorih in uporabi interneta. Upoštevajoč to lahko sklepamo, da v primerih, ko delavec ve, da ima delodajalec dostop do vsebine poslanih in prejetih sporočil preko službenega elektronskega predala in je poleg tega izrazil soglasje, da delodajalec izvede taka dejanja, bi moral ne gre za kršitev ustavnih pravic delavca. Zato je treba zaposlenega vsaj opozoriti, da delodajalec pregleduje njegovo službeno elektronsko pošto. Natančneje, seznaniti se mora z lokalnim regulativnim aktom, ki določa pravico delodajalca do nadzora službene pošte. To izpolnjuje tudi zahteve ruskega delovnega prava: v skladu s členom 22 delovnega zakonika je delodajalec dolžan zaposlene ob podpisu seznaniti s sprejetimi lokalnimi predpisi, ki so neposredno povezani z njihovimi delovnimi dejavnostmi. V idealnem primeru je tudi bolje pridobiti pisno soglasje zaposlenega, da delodajalec spremlja njegovo korespondenco z njegovega službenega elektronskega naslova. Na primer, tak pogoj je lahko vključen neposredno v pogodbo o zaposlitvi. Nota bene! Če nadzor korespondence ni razkril razkritja poslovnih skrivnosti, temveč druge kršitve (na primer nepravilno komuniciranje z nasprotno stranko), potem je to lahko podlaga za naložitev disciplinske sankcije. Nujen pogoj za to: dolžnost, ki jo je delavec kršil, mora biti navedena v njegovih delovnih nalogah - navedena v opisu delovnega mesta, v lokalnih predpisih, ki urejajo njegovo delo itd. Če se kršitve ponovijo, je možna odpustitev v skladu s petim odstavkom 81. člena delovnega zakonika Ruske federacije. Besedilo o pravici do nadzora službene elektronske pošte Določbe o nadzoru delodajalca nad elektronsko korespondenco zaposlenih so lahko strukturno »razpršene« po različnih delih internih delovnih predpisov. Na primer, lahko jih formuliramo na naslednji način:- »Zaposleni so seznanjeni z osebnimi računalniki (namizni in prenosni), tabličnimi napravami, mobilnimi telefoni, drugimi tehničnimi napravami z možnostjo dostopa do interneta, ki jim jih je delodajalec dodelil za opravljanje delovnih obveznosti, ter osebnimi službenimi elektronskimi naslovi, ki jih ustvarijo. s strani delodajalca za zaposlene se mora uporabljati izključno za sprejemanje in posredovanje informacij v zvezi z delom. Uporaba navedenih sredstev v osebne namene ni dovoljena.”
- »Delodajalec ima pravico pridobiti dostop do podatkov o spletnih straneh, ki si jih zaposleni ogledujejo na internetu, ter do vsebine sporočil (e-pošte), poslanih in prejetih prek službene elektronske pošte. Uveljavljanje take pravice je možno zaradi spremljanja: veljavnosti uporabe interneta, skladnosti teh dejanj s produkcijskimi potrebami; spremljanje spoštovanja etičnih standardov podjetja s strani zaposlenega pri komuniciranju z izvajalci; zaradi odsotnosti zaupnih informacij v poslanih sporočilih itd.«
