Müdür yardımcısı: sorumluluklar ve kişisel nitelikler. Bir yöneticinin kişisel asistanının internet mesleğine genel bakış

Tüm düzenli okuyuculara ve ilk kez uğrayanlara merhaba!

Sıcak Asya yazı Almatı'ya geldi ve benim uzun zamandır buna çare bulduğum dağ yürüyüşü. Kısa süre önce çok yoğun bir programla kısa bir geziden döndüm. Ovalanan nasırlarımı yalıyorum ve yeni botlar bulmak için dağ ekipmanı mağazalarını araştırıyorum çünkü eskileri hayatlarından vazgeçmiş durumda. Genel olarak seyahat, görünüşünü biraz değiştirdi ama hayatımın aynı ayrılmaz parçası olmaya devam ediyor.

Uzaktan çalışma konusuna geri dönelim. Çeşitli İnternet uzmanlıklarıyla ilgili önceki materyaller iyi yanıtlar aldı, bu nedenle konuya devam etmek ve size becerilerinizi ve yeteneklerinizi gerçekleştirmeniz için diğer fırsatlardan bahsetmek istiyorum. Bir yöneticinin kişisel asistanının İnternet mesleği bugünkü sohbetimizin konusu olacak.

İşletme sahibi veya yöneticisi, işin ana konularına odaklanabilmek için, rutin görevlerin çözümünü, çalışma programını sürdürmeyi ve çeşitli görevleri yerine getirmeyi devredebileceği bir asistan tutar.

Uzaktan kişisel asistan, patronun sağ kolu olacak ve kuruluşun tüm iş süreçlerini desteklemeye odaklanacak uzmandır. Bu pozisyon sekreter-referans, vekil fonksiyonlarını birleştirir. Genel Konular, halkla ilişkiler ve yüklenicilerle çalışma. Sorumlulukların tam listesi, işin özellikleri ve ihtiyaçlarının yanı sıra işe alınan çalışana olan güven derecesine göre belirlenir.

Bu tür faaliyetlerde yükseklere ulaşmak ve makul bir gelir elde etmek göründüğü kadar kolay değildir. Güçlü profesyonelliğe, yönetim yeteneklerine, sıkı öz disipline ve sürekli kişisel gelişim arzusuna ihtiyacınız olacak.

Bugün işgücü piyasasında iş asistanlarına olan talep yüksek ve dedikleri gibi nitelikli bir uzman kesilecek. Peki bu kim; yöneticinin kişisel asistanı mı?

Bir adayın "sağ el" pozisyonu için gerekli şartlar listesi ve temel yetkinlikleri işin yönüne, özelliklerine, yöneticinin niteliğine ve iş yüküne bağlı olarak değişir. Bir yerlerde teknik eğitim almış bir uzman arıyor olabilirler ama bir yerlerde sanat zevki ve insani eğilimleri olan bir kişiye ihtiyaç duyuyorlar.

Çoğu zaman, temel sorumlulukların kapsamı şuna benzer:

• Patronun iş akışını sağlamak,
• belge işleme, karşı taraflarla iletişim, çağrılar ve postalar,
• Çeşitli alanlarda raporların hazırlanması,
• Yöneticinin kişisel talimatlarını yerine getirmek.

İlk bakışta liste çok büyük değil ancak her öğe birçok görevi içerebilir. Patronunuza rahat bir çalışma ortamı sağlamak için çalışma programını sürdürmeniz, uygulamasını izlemeniz ve gerekli ayarlamaları yapmanız gerekecektir.

Belge işleme, gelen yazışmaların ayrıştırılmasını, mektupların oluşturulmasını, ticari teklifler ve postalamalar, organizasyonda kayıt tutma.

Karşı taraflarla ilk görüşmeleri yürütmek, çeşitli sunumlar hazırlamak ve iş toplantıları düzenlemek size emanet edilebilir. Ayrıca hem yönetim faaliyetlerinde hem de üretimde çeşitli alanlarda raporların hazırlanmasıyla da görevlendirilebilirsiniz.

Patronunuzun kişisel talimatlarını yerine getirmek için bir hediye bulmanız, uçak bileti rezervasyonu yapmanız, otel rezervasyonu yapmanız veya bir tatil turu seçmeniz istenebilir.

İş yükü ve beklenen gelirin yanı sıra listenin tamamı görüşme sırasında tarafınıza duyurulacaktır. Kural olarak, bu tür işler için ödeme çalışılan saat sayısına bağlıdır. Anlaşma gereği, iş yükünün hafta sonları planlanması veya ödevlerin temel yetkinliklerinizin kapsamına girmemesi durumunda bu artış artabilir.

Bir uzaktan asistanın neler yapabilmesi gerekir?

Kişisel asistan olarak uzaktan çalışmak için herhangi bir özel eğitime ihtiyacınız yoktur, ancak belirli temel becerilere sahip olmanız gerekir.

Zaten uzmanlık eğitiminde çalışmış birinin benzer özelliklere sahip bir organizasyon araması tavsiye edilir. Bu durumda, kariyer gelişimi daha hızlı ilerleyecektir çünkü yalnızca yönetim sorunlarını değil, aynı zamanda bazı üretim sorunlarını da devredebileceksiniz.

Bu meslekte gerekli olan minimum beceri seti şu şekilde tanımlanabilir:

1. Tüm temel ofis programlarını ileri düzeyde kullanıcı düzeyinde bilen,
2. İnternet teknolojilerinde yeterlilik - posta, Skype, İnternet postaları,
3. Yazma ve konuşmada yüksek okuryazarlık, telefon konuşmalarında deneyim,
4. çeşitli küçük sorunları ve sorunları bağımsız olarak çözme isteği.

İyi satış sunumlarının nasıl yapılacağını biliyorsanız, İş yazışmaları, müzakere sürecini yönetebilirsiniz; bir uzman olarak değeriniz önemli ölçüde artacaktır.

Bu, belirli bir açık pozisyon için tüm yeteneklerinizin talep edileceği anlamına gelmez. Küçük bir işletme sahibinin yalnızca sekreter işlevlerine sahip bir uzmana veya periyodik İnternet haber bültenlerini yürüten bir yöneticiye ihtiyacı vardır.

Hedeflediğiniz hedeflere bağlı olarak iş yükü az olan açık pozisyonları seçebilirsiniz ancak mesleğinizde büyümek, becerilerinizi geliştirmek ve gelirinizi artırmak istiyorsanız o zaman daha ciddi gereksinimleri olan bir yer aramalısınız.

İş asistanı pozisyonuna başvuran adayın, teknik becerilerin yanı sıra belirli insani niteliklere de sahip olması gerekir:

• sorumluluk ve güvenilirlik– işveren sizin iyi niyetinize güvenmelidir,
• dürüstlük ve doğruluk– şirketin faaliyetlerine ilişkin gizli bilgilere erişmenize izin verilecek ve işveren, sırlarını güvenilir ellere emanet ettiğinden emin olmalıdır,
• stres direnci– birçok ödevin son teslim tarihlerine uygun olarak ve olağandışı durumlarda tamamlanması gerekecektir.
• dakiklik ve öz disiplin– iş gününüzü ve üstlerinizin gününü yetkin bir şekilde organize etmenize olanak sağlayacak önemli nitelikler.

Bir röportaj nasıl geçilir

Bugün çeşitli çevrimiçi kaynaklarda uzaktan asistan için boş bir pozisyon bulabilirsiniz. , sosyal medya NN ve JOB gibi resmi iş arama portallarında kendinize uygun bir iş seçeneği arayabilirsiniz.

Bir röportajı başarıyla geçmek için bilginizi ve yeteneklerinizi gerçekçi bir şekilde değerlendirmeniz gerekir.

İnternetteki bazı ücretsiz kaynaklarda Rus dili bilginizi test edin. Sonuç etkileyici değilse bilgideki boşlukları doldurmaya çalışın. Okuryazarlık ve iyi üslup, onsuz ticari yazışmalar yapamayacağınız şeylerdir. Tablolar hakkındaki bilginizi değerlendirin; bunlarda birçok hesaplama yapmanız gerekecek.

İşinizi ve kişisel niteliklerinizi düşünün; bunlardan hangisi kendinizi gelecek vaat eden bir uzman olarak göstermenize yardımcı olacak ve yaklaşan röportajda hangileri hakkında sessiz kalmanız daha iyi olacaktır. İyi yazılmış bir özgeçmiş, profesyonel seviyenize uygun bir açık pozisyon bulmanıza yardımcı olacaktır. Kendinizi tanıtmayı öğrenin ve yeteneklerinizi dile getirmekten çekinmeyin. güçlü. Kendini övmek suç değil.

Mesleğin artıları ve eksileri

Bir iş asistanı olarak çalışmanın artıları ve eksileri vardır. Ana olumlu faktör, sade ve rahat bir ortamda uzaktan çalışabilme yeteneğidir.

İşletme yönetimine katılım, sizin için büyük fırsatlar yaratacaktır - daha sonra ortak yönetici olma fırsatından şirketin sahiplerinden biri olmaya kadar.

Bir başka bonus da yeni deneyimlerin kazanılması olacak. Bu sizin kendi işinizi kurmanız için bir köprü olabilir çünkü edindiğiniz bilgileri kendi gelişiminiz için uygulamak isteyeceksiniz.

Bu mesleğin dezavantajı, katı zaman dilimleriyle sınırlandırılması muhtemel olmayan yoğun bir program olabilir. Çoğunlukla başvuru sahibinin gereksinimleri, günün 24 saati iletişim halinde olma durumunu belirtir.

Nereden başlamalı?

Büyük hacimler, sık teslim tarihleri, ciddi bir çalışma ritmi - bu tam olarak modern iş dünyasının aktif ve dinamik modudur ve bunun tam bir katılımcısı olmak istiyorsanız bu sürece katılın ve potansiyelinizi geliştirin.

İnternette kişisel asistanlık mesleğine ilişkin herhangi bir kurs veya eğitim materyali bulamadım. Ancak uzaktan çalışmanın en önemli becerilerinde ustalaşmaya büyük ölçüde yardımcı olan bir tane var. Kurs bültenine abone olun, çeşitli insanlardan uzaktan taşınma deneyimi hakkında bir kitap okuyun.

Bilgi ve becerileriniz henüz ciddi ve büyük bir projede asistan pozisyonuna ulaşmadıysa üzülmeyin, küçük başlayın. Yönetici asistanı olarak çevrimiçi olarak oldukça hızlı bir şekilde kariyer yapabilirsiniz. Sahip olmanız gereken en önemli şey gelişme ve öğrenme arzusudur.

Bunun gibi kısa inceleme Bugün size uzak mesleklerden birinde yemek yapmayı başardım. Umarım sizin için ana noktaları ve ayrıntılarını açıklamışımdır. Herhangi bir sorunuz varsa veya makale hakkında herhangi bir şekilde yorum yapmak isterseniz, geri bildirim almaktan memnuniyet duyarım. Sık sık tekrar kontrol edin. Yakında, bugün çevrimiçi olarak talep gören diğer uzmanlık alanlarını tartışmaya devam edeceğiz.

Benzer makale yok

Bir şirketin CEO'sunun birçok sorumluluğu vardır. Organizasyon geliştikçe bu sorumluluk yelpazesi genişler. Doğrudan şirketin gelişimine yönelik sorunları çözmek yerine yöneticinin zaman harcaması gereken çok fazla "ciro" var. Bu da uzmanın verimliliğini azaltır. Yüksek vasıf gerektirmeyen bazı görevler genel müdür yardımcısına devredilebilir.

Genel müdür yardımcısının pozisyonu: temel özellikler

Genel müdür yardımcılığı pozisyonunu tanımlamak zordur. Gerçek şu ki, bu uzmanın sorumluluk kapsamı genel müdürün ihtiyaçlarına göre belirleniyor. Bir çalışanın faaliyetleri bir yöne odaklanabilir. Asistanların pratikte çalıştığı pozisyonlara bakalım:

• Katip. Bu uzman belgelerle çalışmaktan sorumludur. Sorumluluk alanı aramaları ve çeşitli günlük görevleri içerir.
• Kişisel asistan. CEO'nun çalışma gününü, iş toplantılarını ve konferanslarını organize etme konusunda uzmanlaşmıştır. Uzman aynı zamanda yöneticiye iş gezilerinde de eşlik eder.
• Genel Müdür Yardımcısı. Bir çalışanın sınırlı sayıda konu hakkında karar verme hakkı vardır.

Kural olarak, gerçekte bir asistan birkaç uzmanın işlevlerini birleştirir. Büyük şirketlerde CEO'nun iki asistanı olabilir. Örneğin, bir kişi organize eder çalışma zamanı yönetici, diğeri evrak işleriyle ilgileniyor.

Asistan, yönetici kategorisine aittir. Doğrudan CEO'ya rapor veriyor. Genellikle bir çalışana sunulan gereksinimler:

• İlgili bir alanda yüksek öğrenim (örneğin hukuk).
• Üç yıllık iş deneyimi.

Kural olarak diğer çalışanlar genel müdür yardımcısına rapor verir. Çok geniş yetkileri var: emir verme hakkından çeşitli departmanların çalışmalarını kontrol etmeye kadar.

ÖNEMLİ! Asistan atamak hiç de abartılacak bir şey değil. Bu önlem, yöneticinin yüksek profesyonellik ve yaratıcılık gerektiren sorunları çözmeye odaklanmasını sağlar. “Devir” asistana devredilir. Bu hem CEO'nun hem de şirketin verimliliğini önemli ölçüde artırır.

Yasal düzenleme

Genel müdür yardımcısının faaliyetleri yönetmelikle düzenlenir:

• Metodolojik öneriler.
• Şart.
• İş sözleşmesi.
• Liderin emriyle.
• İş tanımı.

Genel müdür yardımcısının görevleri nelerdir?

Genel müdür yardımcısının sorumlulukları şirketin büyüklüğüne göre değişmektedir. Küçük şirketlerde çalışanlar, kuryelerin, yöneticilerin çalışmalarının ve ofis faaliyetlerinin yaşam desteğinin izlenmesinden sorumludur. Büyük organizasyonlarda CEO'nun genellikle iki asistanı vardır. Bir kişisel asistan, yöneticinin çalışma gününü organize eder, ikincisi ise diğer tüm konularla ilgilenir. Uzman sorumluluklarının listesi önemli ölçüde değişebilir. Her durumda sorumlulukların iş tanımında belirtilmesi gerekir. Örnek bir listeye bakalım:

• Telefon da dahil olmak üzere müzakerelerin organizasyonu.
• Yazışmaların alınması.
• Toplantı ve toplantıların organizasyonu: ilgili materyallerin hazırlanması, mevzuata uygunluğun izlenmesi, tutanakların hazırlanması, steno.
• Genel müdürün talimatlarının uygulanmasının kontrolü.
• Evrakların imza için yöneticiye teslim edilmesi.
• Genel müdürün ziyaretçilerinin kabulü.
• İş gezileri düzenlemek (örneğin oda rezervasyonu yapmak, bilet siparişi vermek).
• Genel müdürün etkin çalışmasını sağlamak.
• Bir çalışma günü planı hazırlamak.
• Genel müdüre bilgi desteği.
• Toplantılara ve iş toplantılarına katılım.
• İş toplantılarının organizasyonu.
• Sunumların organizasyonu.
• Gider raporlarının hazırlanması.
• Kişisel emirlerin yerine getirilmesi.
• Veritabanlarının oluşturulması, bilgisayar kullanılarak sanal sunumlar.

Asistan, CEO'ya en yakın kişidir. Çoğu zaman çalışma günü standart değildir. Bir çalışan çok çeşitli sorunları çözer, bu nedenle uygun kişisel niteliklere sahip olması gerekir.

Çalışan hakları

Genel Müdür Yardımcısı aşağıdaki haklara sahiptir:

• Yöneticinin asistanın faaliyetlerine ilişkin projeleri ve kararları hakkında bilgi sahibi olmak.
• Gerekli bilgileri alma hakkı.
• Resmi yetki kapsamında karar alma hakkı.

Genel müdür yardımcısına daha fazla yetki verilebilir. Örneğin, bir çalışanın belgeleri imzalama hakkı olabilir.

Asistana verilen sorumluluklar

Asistana verilen sorumluluklar iş tanımında belirtilmelidir. Çalışan aşağıdaki durumlarda sorumludur:

• İş talimatlarına uyulmaması.
• Rusya Federasyonu yasalarını ihlal eden eylemler.
• Hasara sebep olan.

Bir asistanın görevi kötüye kullanması durumunda sorumluluk yüklenmeden önce soruşturma yapılır. Suçluluk derecesini belirlemek gerekir. Soruşturmaya katılmak kilit çalışanlarşirketler. Sonuçlarına göre bir belge hazırlanır. Suçun derecesine göre çalışana ceza uygulanabilecektir. Yardımcısı da görevden alınabilir.

Bir asistanda aranan kişisel özellikler nelerdir?

Kişisel asistan çok çeşitli görevlerle görevlendirilir. Bazı uzmanlar tek bir alanda çalışır ancak bu bir asistan için geçerli değildir. Çoklu görev yapması ve çok yönlü olması gerekiyor. Bir genel müdür yardımcısının sahip olması gereken kişisel nitelikleri ele alalım:

• Proaktivite, ileriye dönük çalışma.
• Öngörme Yeteneği Daha fazla gelişme durumlar.
• Komplikasyonların önlenmesi.
• Çok yönlülük.
• Hızla değişen bir çevreye uyum.
• Bir veya daha fazla yabancı dilde akıcılık.
• Bilgi akışlarıyla çalışabilme becerisi.
• Gizliliği koruma yeteneği.
• Bir durumu sistematik olarak analiz etme yeteneği.
• Aynı anda birden fazla çözüm sunma yeteneği.
• Orta ila ileri düzey PC becerileri.
• Zaman yönetiminin temelleri hakkında bilgi.
• Birden fazla çalışanın faaliyetlerini koordine etme yeteneği.
• Diplomasi.
• İletişim becerileri, çatışmaları çözme yeteneği.
• Büyük miktarda bilgi içeren operasyonel çalışma.
• Güzel anı.
• Öncelik verme yeteneği.

Asistanın yetkin ve strese dayanıklı olması gerekir. İlgili uzmanlıkların bilgisi (örneğin, hukukun temelleri bilgisi) arzu edilir.

Bir CEO ne zaman kişisel asistana ihtiyaç duyar?

Genel müdüre geniş bir sorumluluk listesi verilmişse bir asistan işe alınır. Yönetici mevcut görevlerle başa çıksa bile “cironun” büyük bir kısmı işi yavaşlatabilir. Bir asistanın işe alınması günlük işleri halletmek içindir. Kural olarak bu çalışanlar büyük şirketlere davet edilir. Küçük kuruluşların CEO'ları tüm işleri kendi başlarına halledebilirler.

Müdür yardımcısı, hemen hemen her Rus büyük veya orta ölçekli işletmenin personel yapısında mevcut olan bir pozisyondur. Genellikle bu pozisyonu işgal eden uzmanlar, çok sınırlı görev ve sorumluluklara sahip sekreterler olarak görülüyor. Ancak bu, söz konusu pozisyonun özelliklerini anlamak açısından tamamen yanlış bir yaklaşımdır. Müdür yardımcısına en geniş yetkiler verilebilir. Niteliklerine ve yeterliliğine ilişkin gereksinimler çok yüksek olabilir. Pozisyonun özellikleri nelerdir? Hakkında konuşuyoruz? Bir Rus şirketindeki yönetici asistanının tipik hakları ve sorumlulukları nelerdir?

Pozisyonun özellikleri

Bu nasıl bir pozisyon - “müdür yardımcısı”? Böyle bir çalışanın sorumlulukları nelerdir? Çoğu durumda, “müdür yardımcısı” pozisyonu bir sekreteri ifade eder. Nadir durumlarda, bu ifade müdür yardımcısının pozisyonunu belirtir - ancak bu, kural olarak küçük şirketler için tipiktir. Az ya da çok büyük işletmelerde, kişisel asistanın yöneticiye olan görevleri esas olarak sekreterlik işlevlerine indirgenmiştir. Tam olarak hangisi? Her şeyden önce bu ofis işi, yazışmalarla çalışmak, çeşitli toplantıların ve şirket başkanının doğrudan dahil olduğu diğer etkinliklerin düzenlenmesiyle ilgili sorunların çözülmesidir. Yöneticinin sekreterinin (asistanının) görevleri neredeyse her zaman ofisteki telefon çağrılarına cevap vermeyi de içerir.

Bazı durumlarda karşılık gelen konum çeşitli türlere ayrılır. Bu nedenle, öncelikli olarak teknik işleri (telefon çağrılarını alma, yazışmaları işleme koyma vb.) gerçekleştiren sekreterlere asistan denir. Buna karşılık, etkinliklerin düzenlenmesinden ve ofis işlerinden sorumlu olan uzmanlara ofis yöneticileri denir. Müdür yardımcısı gibi bir pozisyonun sorumluluk ve yetkilerinin tipik sekreterlik görevlerine göre daha geniş olduğu yönünde bir görüş var. Bunlar özellikle yöneticinin katıldığı kurumsal partiler, iş görüşmeleri, tatiller gibi etkinliklerde kişisel olarak bulunma ihtiyacında ifade edilebilir. Bu durumda asistan, yöneticinin hazırladığı sunumlardan veya patronunun etkinliğe katılımının imaj bileşeninden sorumlu olabilir. Çalışma kitaplarında müdür yardımcılığı pozisyonunun çoğunlukla “sekreter” olarak belirlendiği belirtilebilir.

Müdür yardımcısı için aranan şartlar

Böyle bir hususu, "müdür yardımcısı" pozisyonuna adaylar için tipik gereksinimler olarak ele alalım. İlgili pozisyondaki çalışandan yerine getirilmesi beklenen görevler, belirli beceri ve nitelikleri gerektirmektedir. Özel listeleri büyük ölçüde sekreterin faaliyetlerinin iş özelliklerine göre belirlenir. Dolayısıyla, yönetici yardımcısının faaliyetleri öncelikle bir yöneticinin pozisyonuna karşılık gelecekse, bu durumda gereksinimler o kadar katı olmayacaktır: orta öğretim, minimum iş deneyimi, bir bilgisayar ve ofis ekipmanıyla çalışma konusunda temel beceriler. Buna karşılık, eğer yönetici yardımcısının yeterliliği bazı yönetim fonksiyonlarını içeriyorsa, bu durumda gereksinimler listesi daha büyük olacak ve iş sorumlulukları daha fazla içerecektir. yüksek seviye Sekreter pozisyonu için adayın nitelikleri.

Bir yönetici asistanının çoğu durumda sahip olması gereken tipik beceriler şunlardır: ortak yabancı dil bilgisi, popüler dil bilgisi bilgisayar programları belgeler, resimler ve sunumlarla çalışmak için. Bir yönetici asistanının yeterlilik şartlarının önemli bir yönü kişisel niteliklerdir. Bunlar nezaket, dikkatlilik, iyi niyet, sorumluluk ve yeni sorunları çözmeye hazır olmayı içerir. Birçok kuruluşta yönetici yardımcısı pozisyonuna aday olarak tercih edilen yaş aralığı 18-35 yaş aralığıdır. Ancak elbette, bir çalışanın deneyimine özellikle değer veren ve bu nedenle çok daha yaşlı insanları isteyerek işe alan işletmeler var.

Aynı zamanda birçok şirket, bir yönetici yardımcısının tipik fonksiyonlarının yerine getirilmesini içeren işler için fazla deneyimi olmayan uzmanları işe almayı tercih ediyor. Bu, şirketin faaliyet gösterdiği iş bölümünün özelliklerinden kaynaklanabilir. Bazı durumlarda, bir çalışanı, nispeten konuşursak, akıllı telefonlar ve tabletler için ilk Rus mikroişlemci üretimini sıfırdan, böyle bir yüksek teknolojili işin gerekli tüm nüanslarına daldırarak açan bir şirkette çalışmak üzere eğitmek daha iyidir. tecrübeli bir kişiye eski çözüm yöntemlerinin bazı durumlarda işe yaramadığını anlatmaya çalışmak.

Ana sorumluluklar

Müdür yardımcısı gibi bir pozisyonu karakterize eden sorumlulukları daha ayrıntılı olarak ele alalım. Yukarıda bunların büyük ölçüde sekreterlik işlevlerine indirgendiğini belirtmiştik. Ancak durum her zaman böyle değildir. Bir şirketin müdür yardımcısının, özellikle de büyük bir organizasyondan bahsediyorsak, kilit yönetim kararlarının alınmasına dahil olduğu sıklıkla görülür. Patronun katıldığı müzakerelere eşlik edebilir - sadece teknik açıdan değil, aynı zamanda ilgili diyaloglara katılabilir, görüş ve tavsiyelerini ifade edebilir.

Bazı durumlarda bir yönetici, örneğin kurumsal ekibi önemli yönetim kararları hakkında bilgilendirmek gibi bazı işlevlerini asistanına devredebilir. Elbette, söz konusu pozisyondaki bir çalışan genellikle patronunun faaliyetlerinin rahatlığını sağlamakla ilgili çalışmalar yapar - ofisinin optimal bir mikro iklime sahip olmasını sağlamak açısından, tabiri caizse her zaman taze çay vardır, böylece ana şey Yöneticinin kullandığı ekipman sağlam ve çalışır durumdadır.

Çalışma modu

Artık müdür yardımcısı gibi bir pozisyonu karakterize eden iş sorumluluklarının ne olduğunu biliyoruz. Bir sonraki görevimiz, ilgili pozisyondaki çalışanın çalışma rejiminin özelliklerini incelemektir. Elbette genel durumda asistan, görevlerini İş Kanunu'nun belirlediği programa göre yani haftanın 5 günü 8 saatlik çalışma günü çerçevesinde yerine getirir. Ancak pratikte ilgili rejimden önemli sapmalar mümkündür. Benzer senaryolar yönetici asistanı gibi ek sorumluluklara sahip bir pozisyon için tipik olabilir.

Gerçek şu ki, bu pozisyonda çalışan bir uzman, yalnızca şirketinin işlerine değil, aynı zamanda kurumsal iç faaliyetlerle doğrudan ilgili olmayan sorunların çözümüne de dahil olabilir. Böylece iş gezilerine, seminer ve konferanslara uygun yetkilere sahip bir asistan gönderilebilmektedir. Bir çalışan, amiri ile diğer kuruluşlarda çalışan yöneticiler arasında, örneğin belge akışı veya ortak projelerin uygulanması gibi bazı aracı sorumlulukları da yerine getirebilir. Bu tür sorunların çözümüne yönelik çalışma programı elbette İş Kanunu'nun öngördüğünden uzak olabilir. Aslında bu süre düzensiz hale gelir ve genellikle standart 8 saatten daha uzun olur.

Bir yönetici yardımcısının iş tanımının nasıl görünebileceğine bakalım. İlgili belgenin yapısı kural olarak genel hükümlerle başlar. Müdür yardımcısının uzman kategorisine ait olduğunu belirtebilirler. Böylece zaten yerel bir hukuk kaynağı düzeyinde bir şirket, söz konusu pozisyondaki kişinin yönetici (müdür yardımcısı değil) olmadığı gerçeğini kaydedebilir. İLE yüksek olasılık- sekreter veya örneğin ek sorumlulukları olan yöneticinin kişisel asistanı.

Yardımcı görev tanımı: genel hükümler

İÇİNDE " Genel Hükümler» Görev tanımında bir uzmanın niteliklerini yansıtan ifadeler de yer alabilir. Örneğin, bir yönetici yardımcısının mesleki eğitime ve bir miktar iş deneyimine sahip olması gerekir. Bazen iş tanımının aynı kısmı, bir kişinin faaliyet yürütme konusunda deneyime sahip olmasının arzu edildiği iş alanını belirtir.

“Genel Hükümler” çalışanın temel yetkinliklerini ortaya koymaktadır. Kurumsal yönetim yapısı, iç ve dış bilgi gereksinimleri olarak ifade edilebilirler. dış politika işveren şirket, şirketin yetkililer ve diğer kuruluşlarla iletişim ilkeleri, ofis işlerini karakterize eden standartlar, iş iletişimi kuralları ve şirketteki iç çalışma düzenlemeleri.

Bir asistanın iş sorumlulukları

Talimatların bir sonraki önemli bölümü “ İş sorumlulukları" Özellikleri nelerdir? Bu bölüm esas olarak müdür yardımcısının fonksiyonel sorumluluklarını kaydeder. Bunlar şunlar olabilir: patronun çalışma gününü planlamak (toplantılar, çağrılar, görüşmeler açısından), yöneticinin çalışması için teknik destek düzenlemek (ulaşım siparişi vermek, iş toplantıları düzenlemek açısından), iş gezilerine katılmak, iş görüşmeleri, tutanakları tutmak ve diğer belgeler, işletmelerin yöneticileri arasındaki şirketin diğer yapılarıyla etkileşimin sağlanması, devlet kurumlarıyla iletişimin sürdürülmesi.

Asistan hakları

İş tanımı her zaman müdür yardımcısının sahip olduğu hakları içerir. Pozisyonun özelliklerinin gerektirdiği sorumluluklar her zaman karşılık gelen tercihlerle tamamlanır. Peki söz konusu pozisyondaki çalışanın hakları nelerdir? İlginçtir ki, bir işletmenin başkanı asistanının sorumlulukları onlarla oldukça ilişkilidir. Örneğin, belirli belgeleri imzalama ve onaylama hakkı, bu tür kaynaklarla periyodik olarak çalışma ihtiyacı ile bağlantılı olarak ortaya çıkmaktadır. İlgili pozisyondaki bir çalışanın başka bir hakkına örnek olarak, doğrudan yönetimden ve şirketin diğer uzmanlarından belgelere dahil edilmesi için gerekli bilgileri talep etmek verilebilir. Müdür yardımcısının da patrondan rahat çalışma koşulları sağlamasını talep etme hakkı vardır. Bir kişinin iş sorumlulukları, belgelerin periyodik olarak gönderilmesini ve alınmasını içerebilir ve bu prosedürlerin çeşitli yollarla gerçekleştirilmesi gerekir. teknik araçlar. Sekreterin buna tam erişim bekleme hakkı vardır.

Asistan Sorumluluğu

Bu nedenle yönetici yardımcısının sorumluluklarının neler olduğunu, haklarının kapsamının neler olabileceğini inceledik. Ancak söz konusu profildeki uzmanların iş tanımlarının çoğunda bir bölüm daha var - "Sorumluluk". İçinde hangi ifadeler mevcut olabilir? Müdür yardımcısı çoğunlukla aşağıdakilerden sorumludur: söz konusu talimatlarda öngörülen görevlerin, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda belirtilen sınırlar dahilinde uygunsuz şekilde yerine getirilmesi; faaliyetleri sırasında işlediği suçlar - yine Rus mevzuatı çerçevesinde; şirkete zarar vermek için - Rusya Federasyonu Çalışma ve Medeni Kanunlarında ve diğer hukuk kaynaklarında belirlenen sınırlar dahilinde.

Özet

Bu nedenle, müdür yardımcısı gibi bir pozisyonun özelliklerini, işletmenin personel yapısında bu pozisyonu karakterize eden sorumlulukları ve gereklilikleri inceledik. İlgili işi yapan uzman çoğunlukla sekreterlik işlevlerini yerine getirir ancak önemli ölçüde daha geniş yetkilere sahip olabilir. Nadir durumlarda, "müdür yardımcısı" kavramı müdür yardımcısının pozisyonuna karşılık gelir, ancak bu esas olarak küçük işletmeler için tipiktir.

"Müdür yardımcısı" ifadesinin "klasik" yorumunda, ilgili pozisyondaki bir kişinin işi, bir asistanın, bir memurun veya örneğin bir ofis yöneticisinin işlevlerine yakın olabilir. İÇİNDE çalışma kitabı Bir müdür yardımcısı büyük olasılıkla "sekreter" veya "asistan" olarak yazılacaktır, ancak elbette büyük ölçüde belirli bir organizasyonda benimsenen kurumsal standartlara bağlıdır.

Söz konusu profilin uzmanlarını çalışmaya davet etme ihtiyacı, çoğu Rus işletmesinin yöneticilerinin faaliyetlerini karakterize ediyor. Üst düzey bir yöneticinin etkili çalışması, asistanının sorunlarını ne kadar iyi çözeceğine bağlıdır - pratik kurumsal yönetim açısından ikincil gibi görünse de aslında organizasyon için son derece önemlidir. Sekreterin işi, şirket başkanının başkanlığını yaptığı ekibin iletişim yapısında en önemli çalışmadır.

Birçok şirketin aynı anda birden fazla müdür yardımcısının atanmasını uyguladığını unutmayın. Ancak her birinin statüsü ve yetkileri farklılık gösterebilir. Bir uzman sekreterlik görevlerinden sorumlu olabilir, bir diğeri ofis yöneticisi olabilir ve üçüncüsü etkinliklerde yöneticiye eşlik edebilir. İK yöneticileri aynı zamanda ilgili faaliyet alanlarındaki çalışanların değişebilirliğini de uygulayabilmektedir.

25-30 yaş arası birinin asistan olabileceği yönünde bir görüş var. Pek çok uzman bu tür sınırların belirlenmesi konusunda oldukça şüpheci. Yüksek stres ve büyük konsantrasyon gerektiren işler, yalnızca bilgi, deneyim ve itibar yoluyla kazanılan profesyonellik, psikolojik istikrar ve iletişim becerileri açısından özel talepler doğurur. Bu nedenle kişisel asistanın pozisyonu son zamanlarda önemli ölçüde olgunlaştı. Bir dizi nesnel ve öznel parametre ve özelliğe odaklanıldığında, tam kişisel ve mesleki olgunluğa ulaşmış bir kişi güvenilir bir yardımcı olarak kabul edilebilir. Bu açıdan bakıldığında 30 yaşına girmek bir asistanın kariyerinin sonu değil, başlangıç ​​noktasıdır. Yakın zamana kadar kişisel asistanlar çoğunlukla kadın temsilcilerdi. Bugün, bir erkek asistan artık nadir değildir; kararlılık, kararlılık ve duygusal kısıtlama ile ayırt edilir, zekası ve stratejik düşünme yeteneği vardır. Buna karşılık, kadın asistanlar strese daha dayanıklı, daha iyi uyum sağlıyor, esneklikleri nedeniyle ilişkilerdeki nüansları daha iyi hissediyor, zor bir durumdan hızla çıkış yolunu buluyor, ayrıntılara dikkat ediyor ve dinleme yeteneğine sahip ve daha fazla Rutin işleri yaparken hasta. Bu nedenle asistanın seçimi cinsiyetine göre değil, profesyonelliğine ve bir dizi beceriye göre yapılmalıdır.

Kişisel asistan pozisyonu için bir adayın eğitim gereklilikleri çok katı değildir: şu konularda uzman olabilir: Yüksek öğretim herhangi bir alanda asıl mesele, belirli bir pozisyon için işlevselliği uygulamak için gerekli diğer bileşenlerin varlığıdır. Çoğu zaman, beşeri bilimler uzmanları - turizm işletmeciliği, halkla ilişkiler ve yönetim için dokümantasyon desteği uzmanları, tarihçiler, çevirmenler, gazeteciler, filologlar - asistan rolünü üstlenirler. Bir asistan teknik, ekonomik veya hukuki bir eğitime sahip olabilir; bu tür uzmanlar genellikle analitik bir zihne sahiptir, incelemeler, raporlar hazırlama veya projeleri denetleme konusundaki yeteneklerini gösterir ve artan karmaşıklıktaki görevleri yerine getirir. Ve elbette şirket profiline uygun eğitim her zaman memnuniyetle karşılanır.

Aynı zamanda bir asistanın iş deneyimi ve mesleki becerilerine ilişkin gereksinimler de oldukça yüksektir. Kişisel asistanın sekreterlik becerisine sahip olmasının yeterli olduğunu düşünenler şunu bilsin yabancı Dil Bilgisayar sahibi, derleme tecrübesine sahip iş mektupları ve iş seyahati sağlamak, bilet rezervasyonu yapmak ve iş toplantıları düzenlemek. Yukarıdakilerin hepsine ek olarak asistan şunları yapmalıdır:

Analitik düşünce yapısına ve sistematik mantıksal düşünme yeteneğine sahip;

Sahip olmak güzel anı, hızlı tepki verin;

Çalışkan, dayanıklı, strese dayanıklı olun;

Geniş bir bakış açısına sahip, yetkin bir konuşma;

Sorumluluk alabilecek;

İyi bir zevke sahip olun;

Liderinizin kurumsal çıkarlarına ve kişisel çıkarlarına sadık olun.

Bir yöneticiye kişisel asistanın hayatının böyle bir nüansını kişisel hayatı olarak not etmek gerekir. E.V. bunu biliyor. Mayorova, PRIME DEVELOPMENT İK Direktörü

Herhangi bir kişi gibi bir yönetici yardımcısı da mahremiyet hakkına sahiptir. Ancak çok az insan iş ve kişisel yaşam arasında denge kurmayı başarıyor. Yöneticinin belirlediği görevleri çözmek muazzam miktarda çaba ve zaman gerektirir ve bu arada sürekli istihdam nedeniyle kişinin kendi tanıdıklarının çevresi önemli ölçüde küçülür. Çok zaman geçiyor ve sabahtan sabaha başkalarının sorunlarını çözmek zorundasınız. İş ve özel hayat arasındaki çizgi görünmez oluyor ve yaşam döngüsüçoğu insan için kabul edilebilir olan 8 saat uyku, 8 saat çalışma ve 8 saat eğlence ve dinlenme haftanın hiçbir gününde uygulanmaz. Çoğu durumda bu, iş dışı bir ilişkiyle sonuçlanır. İyi maaşlı bir sekreter asistanı ve yönetici asistanı gibi boş pozisyonlar için işverenlerden gelen teklifler genellikle web sitelerinde ve uzmanlaşmış istihdam medyasında bulunur, ancak bu pozisyonu almaya istekli oldukça az sayıda kişi vardır. İşyerinde kişisel hayatlarını düşünen ve düzenlemeye çalışan kızlarla ilgili çeşitli kadın romanları hikayeleri, bizi bunun mümkün olduğuna ikna ediyor. Bir kadın romanının olay örgüsü hangi koşullar altında somutlaştırılabilir? gerçek hayat, bu pozisyonlarda çalışan meslektaşların, arkadaşların yaşam gözlemlerinden, iş arama için işe alım ajanslarının web sitelerini görüntüleyerek hayal edilebilir. Örneğin, bir yönetici, yalnızca iş tanımındaki standart görevleri yerine getirmek için değil, aynı zamanda genellikle iş dışı nitelikteki diğer işlevleri de yerine getirmek için belirli bir dizi niteliğe sahip bir referansı bilinçli olarak aradığında. Ülkemize Batı'dan gelen bu gelenek, perestroyka döneminden bu yana Rusya'da yaygınlaşmıştır. şu anda popülerliğinin en yüksek zirvesine ulaşıyor.

Bir asistanın, çalışmaya başladığı ilk aydan sonra, yönetmenin yaşam değerleri ve ilkeleriyle örtüşmeyen iddialarla karşı karşıya kalması da yaygındır. Elbette asistanın yaşam ilkeleri değişebilir ve karşılıklı sempati ortaya çıkabilir. Ancak çoğu zaman bu durumda her şey genellikle yöneticinin sadece ipuçlarıyla bitmez. Ve reddedilme durumunda, ihmaller, kamuoyunun memnuniyetsizliği, açıklamalar ve işten çıkarılmalar kesinlikle takip edecektir. Kademeli bir gelişme de olabilir iş ilişkileri Lider ve yardımcısı arasında. Zamanla insanlar birbirlerine alışırlar, birkaç ay veya yıllarca birlikte çalıştıktan sonra buluşurlar ve iş meseleleri hakkında iletişim kurarlar. Bu gibi durumlarda sonun geniş bir değişkenliği vardır: birbirini sinirlendirmekten ve ilişkiyi resmileştirmeye kadar. Asistanların hayatındaki hikayeler ne kadar çeşitli olursa olsun, bir yöneticiyle kişisel bir ilişki kurarak bir kariyer hedefine, belli bir maddi zenginliğe ulaşma kararının pek başarılı olduğu düşünülemez. Çoğu zaman, görüşmecinin yöneticiyle başarılı bir evlilik hayalleri de gerçekçi değildir. Öyle olsa bile, benzer bir yoldan geçmiş olan diğer insanların yardımcı referans deneyimleri üzerine düşünmek yanlış olmaz. Asistan seçen yöneticiler elbette öncelikle yetkin ve yetkin birini ararlar. profesyonel çalışan mümkünse özverili. Ancak aynı zamanda bu meslek için düzgün bir görünüm de önemlidir, bu nedenle özgeçmişinizde bir fotoğrafın bulunması, bu açık pozisyona başvuran adayların ortak şartıdır. Ancak yine de bir yöneticinin, enerjik olmayan, büyüme beklentisiyle çalışmakla ilgilenmeyen ve uzun vadeli işbirliği beklemeyen bir kişiden memnun olabileceği şüphelidir. İşadamları işlerinden sorumludur ve öncelikleri olması gerektiği gibi belirlerler: ilk etapta - başarılı çalışma ve somut sonuçlar. Bu nedenle, boş kişisel asistan pozisyonuna başvuran adayların, fotoğraf ve özgeçmişe dayalı ön seçimden sonra, özgeçmiş, mesleki beceriler, çalışma koşulları ve maaş düzeyine ilişkin bir tartışmayı içeren bir görüşmeden geçmesi ve ardından genel formu doldurması gerekir. kabul edilen aday anketi, geçen psikolojik testler vb. Yaygın stereotipler nedeniyle, yönetici yardımcısı pozisyonuna başvuran bir adayın, özellikle başarılı bir kariyer olmak üzere hayatta kolay yollar aradığına ve belki de başarılı bir kişisel yaşam umduğuna inanılmaktadır. Ancak deneyimlerin gösterdiği gibi, gerçekte asistan ile yöneticinin beklentileri nadiren örtüşmektedir. Genellikle genç bir kız olan asistan, yaşı nedeniyle yalnızca kariyer planında değil, kişisel yaşamında da küresel değişiklikler beklemektedir ve kural olarak yöneticinin tamamen farklı planları vardır. Dikkat işaretleri, iltifatlar ve yönetici asistan tarafından uzun vadeli bir ilişki için potansiyel bir teklif olarak algılanır. Yöneticinin iş rutinlerinden ve aile sorunlarından sıkıldığı ve bazen iyi vakit geçirmek istediği. Yöneticinin uzun vadeli ilişkiler için geniş kapsamlı planları yoktur. Ve eğer asistanın kariyeri işe yaramazsa, ki bu, işin ilk iki veya üç yılında başka bir pozisyona geçmenin olmamasıyla ifade edilirse, onun şirketten ayrılması daha iyi olur.

Bir danışmanlık şirketinin genel müdürü, ideal bir asistanı nasıl gördüğünü benimle paylaşmıştı; aranan nitelikler arasında nezaket ve duyarlılık, zeka, dikkatlilik gibi kişisel niteliklere sahip olması gerektiğini belirtmişti. Burada gayri resmi ilişkiler de ima ediliyordu. Potansiyel yardımcıya aslında yöneticinin herkesten sakladığı ikinci eş rolü teklif edilir. Bu durumda kadının mutlu olması zordur. Ancak küçük bir rolle asla yetinmeyecektir. Aksine, kadın asistanın zihinsel çatışması zamanla daha şiddetli hale gelir, çünkü iş ve gayri resmi ilişkiler ne kadar uzun sürerse, insanlar arasında o kadar görünmez iplikler ve bağlantılar ortaya çıkar. Durum doğumdan sonra çok karmaşık hale geliyor sıradan çocuk, hangisinde sıradan aile evliliği yıkmaktan çok güçlendirir ki bu, genellikle arkadaşlardan, akrabalardan ve eşten gizlenen, dile getirilmeyen bir arada yaşama durumu hakkında söylenemez. Çoğu zaman asistanlara iş tanımıyla tamamen ilgisi olmayan birçok sorumluluk atanır. "Genişletilmiş görevlerin" yerine getirilmesi, asistanları yöneticilerle sınırsız miktarda zaman geçirmeye, kişisel olanlar da dahil olmak üzere işlerini çözmeye zorlar. Yöneticinin işlerine aşırı dalma olmasaydı her şey yoluna girecekti; bu, asistana özel bir güven yanılsaması yaratır ve yöneticide, son derece gerekli bir kişi olarak asistana karşı kişisel bir ilgi kompleksi oluşturur. Bu tür artan güven ilişkileri, kadında bağlılık duygusu yaratabilir ve bazen lidere bağımlılığın ortaya çıkmasına katkıda bulunabilir. Böyle bir durumda sonuç kötü olabilir. Uygulamada görüldüğü gibi, yöneticiye yalnızca bir asistan bağlı olamaz. Bir yönetici de asistanına bağımlı hale gelebilir ve hatta bundan zarar görebilir.Çoğunlukla tüm ekibin ahlaki ve psikolojik iklimi yardımcıya bağlıdır. Her şeyden önce bu, yöneticiyle yalnızca iş yoluyla değil aynı zamanda gayri resmi ilişkiler yoluyla da yakın bağlantı kuran referansla ilgilidir. Yönetici ile tüm temasların asistanıyla sınırlı olduğu ve daha sonra hiçbir müdahalede bulunulmadığı bilinen durumlar vardır. iyi ilişkiler bir asistanla herhangi bir şeyi başarmak imkansızdır - ne yöneticiyle bir toplantı ne de iş dünyasında son derece gerekli olan olumlu veya hızlı kararları. Yönetici asistanının ruh haline bağlıdır ve bu durum tüm çalışanlar üzerinde belirleyici bir etkiye sahiptir. Böyle bir ortamda takımın psikolojik dengesi bozulur. Çalışanlar, bir asistanın ve ardından bir yöneticinin ateşli eline düşme korkusuyla şirketteki gerçek durumu saklamaya çalışır ve gerçekleri çarpıtmak zorunda kalır, bu da bir bütün olarak şirketin sonuçlarını olumsuz etkiler. Ve eğer ilk başta herkes her şeyden memnunsa, daha sonra zaferlerle değil, iş hayatındaki sıkıntılarla bumerang yaparak yöneticiye geri dönebilirler. Her asistan aynı anda asistan ve sevgili rolünü oynayamaz; yönetici bunu zaten düşünmelidir. İlk aşama Asistanınızla gayri resmi ilişki. Bir yönetici ile asistanı arasındaki çoğu ofis aşkının özelliği olan ilişkide soğuma, her zaman bir noktada, bazen de taraflardan her ikisi veya taraflardan biri için tamamen beklenmedik bir şekilde meydana gelir. İş ve iş dışı iletişim süresinin süresi, asistanın "Madrid mahkemesinin" sırlarına başlaması tüm "çiftler" için değişir (çoğunlukla bir yıldan dört yıla kadar). Bu süre zarfında kişisel yaşam, tıpkı bir mikserdeki kokteyl gibi, işle karışır. Ne yapalım? Soru, bir kişi karmaşık bir sorunla karşı karşıya kaldığında sıklıkla sorulan orijinal bir Rusça sorudur. A ciddi problem burada açıktır: Bir kişide ve onun çıkarlarında bir "artış" vardır ve belki de kesinlikle boşunadır. Bu tür romanların küçük gelişim yönü, yönetici yardımcısının kişisel yaşamının karakteristik bir özelliğidir. Bir lidere değer vermek, başlangıçtaki kadınsı ilgilenme ihtiyacı nedeniyle başlar ve bu, yavaş yavaş bir alışkanlığa dönüşür. Ve en tatsız olan şey, bu alışkanlığın bir engel haline gelmesi ve asistanı yavaş yavaş somut bir geleceği olmayan bir ilişki bataklığına sürüklemesidir. Ve ardından kişinin kaderine ilişkin sorumluluk duygusunun kaybı ve lidere - temsilciye - zayıf bir şekilde gizlenmiş bağımlılık gelir " dünyanın en güçlüsü Bu." Patronlarıyla evlenmeyi ve işadamı kocalarının himayesi sayesinde parlak bir kariyer yapmayı başaranlar basında çok az yer alıyor, çünkü bu hayatta çok nadiren oluyor. Ama yine de bu oluyor! Bir hukuk firmasının genel müdürü olan bir tanıdığım, bir keresinde bana hayatta her şeyin mümkün olduğunu kanıtlamaya çalışmıştı... Kişisel asistanıyla ilişkisi her ikisi için de başarılı bir şekilde sona erdi, tabii eğer bu düşünülebilirse. Önceki ailesinden ayrılarak genç bir asistanla evlendi. Onun fikri kulaklarıma alarm zili gibi geldi: Meğerse, “hayatta her şeyi denemelisin: kendi işini aç, böyle bir ihtiyaç varsa karını değiştir ve mümkünse yurt dışına çıkarak vatanını değiştir. ” Ve belki de herkes, herhangi bir olgun kişiliğin yaşam ilkelerine çok iyi uyan kendi işini açma alanında "kalemi denemek" fikrine katılıyorsa, o zaman kişinin karısını ve vatanını değiştirme konusunda, inanıyorum ki Geniş bir tartışma olacak ve bu görüşe karşı çıkanlar, savunanlardan çok daha fazla olacak. Şimdi genç karısı yeni ve en karmaşık iş kolunu - triko üretimini - yönetiyor. Kocasından önce kalkıyor, sabah sekizden beri işte oluyor ve eve ancak akşam geç saatlerde, yani saat on civarında dönüyor. Günde 12-14 saat çok yoğun çalışan, sürekli meşgul iş kadınlarının saflarına katılmaya hazır, yalnızca çok enerjik ve çalışkan asistanların bu en başarılı evliliği umut edebileceği ortaya çıktı.

Ancak Rus işadamları için kendi sekreterlerine evlenme teklif etmek, yabancı meslektaşları için hiç de tipik bir adım değil. Başarılı bir evlilik hedefiyle müdür yardımcısı pozisyonuna başvuran kızların ve kadınların hayali, kumarhanede büyük bir kazanç elde etme hayaline benzer: her şey çipin nasıl düştüğüne bağlıdır. Ancak gözlemlere göre kumarhanelere yalnızca çok zengin ve varlıklı insanlar oynamak için gidiyor; kazandıklarından daha sık kaybediyorlar ve umursamıyorlar, daha da fakirleşmiyorlar. Ve söz konusu olan kendi refahınız olduğunda, kendi liderinin yasal eşi ve müttefiki rolünde hayati bir "barınak" bulamayan bir asistanın durumunda olduğu gibi, belki de bu riske değmez mi? Kurumsal bir oyunun başlangıcındaki aşk, sonunda mutlaka mutlu bir evlilikle sonuçlanmaz.

("Sekreter-referans" No. 10 2007)

Bir çalışma rutinine dalan her girişimci, asistanı Andrea nedeniyle en az bir kez “The Devil Wears Prada” dizisindeki Miranda Priestly'yi kıskanmıştır. Ve yazardan yayınlanmamış bir kitabın bir kopyasını dilenecek, kötü havalarda bilet sipariş edecek, belgeleri alacak ve köpeği gezdirecek. Bu harika bir şey gibi görünüyor, ancak kişisel asistanın değerini, işlevselliğini ve gereksinimlerini doğru bir şekilde değerlendirerek, yalnızca kahve yapmayı bilen değil, aynı zamanda tatillerde işlerle görevlendirilebilecek bir sağ el bulabilirsiniz. Bugün kişisel asistanlardan bahsedeceğiz: neden gerekli oldukları, onlara hangi işlevlerin devredilebileceği ve aday seçerken nasıl hata yapılmaması gerektiği.

“Yardımcı” terimini neden yanlış anlıyoruz?

Liftmarketing düzenli olarak pek çok şirketle çalışmaktadır ve çoğunda ortak bir hata olduğunu fark ettik. Bir işletme sahibine "Asistan ne yapmalıdır?" sorusunu sorduğunuzda, genellikle sekreter fonksiyonlarının bir listesini duyarız: "çay/kahve/yazdırma/postaneye gitme." Eğer asistanınızın yaptığı tek şey buysa, o zaman asistanınız yok demektir.

İyi bir yönetici asistanı, işini iyi yapan yeri doldurulamaz bir kişidir. geniş aralık sekreterden müdür yardımcısına, sırdaştan bazen de şirketteki ikinci kişiye kadar uzanan işlevler.

Doğru asistan, işinizi daha verimli ve etkili bir şekilde yönetmenize yardımcı olacaktır. Bu, sahibinin bazı işlevlerini elinden alacak ve geleceğe yönelik stratejik görevler için zamanını serbest bırakacak bir kişidir. Bir girişimcinin doğru işlevleri hakkında zaten yazmıştık.

Her işletme sahibinin bir asistana ihtiyacı vardır. İdeal seçenek, halihazırda başlangıç ​​aşamasında olan bir asistanı işe almaktır.

Asistanlar uygun maliyetlidir.

Ukrayna'da bir asistanın ortalama maaşı 8.000 ile 14.000 Grivnası arasında değişiyor. Ve birçoğu bunun oldukça pahalı olduğunu düşünecek.

Ama gelin bir çalışma saatinizin maliyetini hesaplayalım. Bunun için bir önceki ayda kazandığınız toplam parayı 160'a bölün. 160, çalışma günü 8 saat olan bir şirkette bir ayda çalıştığınız saat sayısıdır.
Daha da ilginç istatistikler: İşletme sahibi her gün zamanının %20 ila %50'sini aslında kendi sorumluluğunda olmayan görevlere harcıyor (görevlerin kalitesini kontrol etmek, yüklenicilerle tartışmak, bir programcıya ofisi ziyaret etmesini emretmek vb.) . Elbette her işletme sahibi bu duruma aşinadır: “Bir tür sorun. Ekibin dikkatini işten dağıtmamak için kendim karar vereceğim." Örneğin, ayda 2.000 dolar kazanan bir işletme sahibi için bir saatin maliyeti 12,50 dolardır.

Şimdi matematiği yapın. Örneğimizdeki mal sahibinin çalışma süresinin %50'sinde (8 saatin 4'ünde) gereksiz işlevleri yerine getirmesi durumunda, bir çalışma saatinin fiyatı 12,5 dolar olduğundan, kaybının miktarı 50 dolardır. Bir ay boyunca zarar miktarı 1000$'dır. Bu da asistanın maaşının 2-3 katı fazla.

Temel olmayan görevlere harcadığınız her saat, işinizden çaldığınız bir saattir.

Bu arada: Bazı fonksiyonları yüklenicilere devrederek kendinizi daha da rahatlatabilirsiniz.

Bir asistan ne yapmalı?

İŞLEV 1. Yöneticinin zaman yönetimi

a) Program planlama

Asistan, sahibinin gününü etkili bir şekilde planlamasına yardımcı olur. Bir girişimci sürekli takvimini açıp toplantı için pencere aramamalı. Asistanla ortak bir vizyon üzerinde pazarlık yapar (örneğin, iş toplantıları en geç saat 19:00'a kadar veya haftada en fazla 3 görüşme) ve ardından asistan toplantıları planlar ve sahibine bu konuda bilgi verir.

b) Hatırlatma + süreç desteği

Bir ekip toplantısı planlanıyorsa bunu çalışanlara önceden bildiren ve herkesin zamanında gelmesini sağlayan kişi asistandır. Toplantıların verimliliği de önemli ölçüde artar.

İŞLEV 2. İş etkinliklerinin organizasyonu ve sağlanması

a) Toplantıların hazırlanması (tutanaklar, teknik konular)

Ortaklarla veya müşterilerle bir toplantı planlanıyorsa asistan bu toplantıyı hazırlar, tutanak tutar, tüm teknik konuları organize eder, ekipmanları kontrol eder. Her toplantıdan sonra tutanaklar çok önemlidir, aksi takdirde toplantılar “konuş ve unut” formatına dönüşme riski taşır. Eğer bir protokol varsa asistan tüm kararları kağıda kaydediyor ve bunları Bitrix gibi programlarda görev formatına çeviriyor. Asistan, tartışmanın sonuçlarının daha da ilerlemesini sağlar.

b) İş gezilerinin organizasyonu ve kontrolü

Asistan, bir iş gezisinde size kalacak bir yer bulmalı, ulaşımı seçmeli ve bilet satın almalıdır. Aynı zamanda kararları sahibinin tercihlerine göre verilmelidir: örneğin sabah mı yoksa akşam uçuşlarını mı tercih edersiniz, hangi otelleri tercih edersiniz.

İŞLEV 3. İş bağlantılarının sürdürülmesi

telefon

Bir işletme ne kadar büyürse, sahibi de o kadar çok talep görür. Hatta bazı girişimciler, telefon çağrılarına cevap vermeleri için telefonlarını asistanlara bile veriyorlar.

Asistanlarla, yüklenicilerle, müşterilerle vb. çok sayıda e-posta yazışmanız varsa, telefonda olduğu gibi, posta kutusunun kontrol edilmesini bir asistana devredebilirsiniz. Harfleri inceleyecek ve sana her şeyi verecek gerekli bilgi. Asistan yanınızda ne kadar uzun süre kalırsa alışkanlıklarınızı ve düşünce biçiminizi o kadar iyi bilir. Bu nedenle zamanla asistan sizin için mektuplara cevap verebilecektir.

İŞLEV 4. Ofis yöneticisi

Şirketiniz küçükse ve ayrı bir ofis yöneticisi işlevi yoksa, bu görevi bir asistana devredin. Ancak hiçbir durumda kağıt satın almamalı ve fotokopi makinesini kendiniz yapmamalısınız. Bu boşa harcanan altın zamandır. Ofis yöneticisi ofiste her şeyin çalıştığından ve iş için gerekli tüm malzemelerin (ofis malzemelerinden temizlik malzemelerine kadar) satın alındığından emin olur.

İŞLEV 5. Başkan Yardımcısı

Siz sahada olmadığınızda asistan, görevlerin tamamlanıp tamamlanmadığını izleme işlevini üstlenmelidir. Liftmarketing hayatından bir örnek: Eğer Vlad ve ben ayrılıyorsak ve vardığımızda çalışanlardan birinin bize bir rapor vermesi gerekiyorsa, asistan günde birkaç kez bu çalışanın yanına gelir, raporun tamamlanma oranını sorar ve hatırlatma yapar. toplantı. Sonuç olarak geri döneceğimizi ve gerekli raporun hazır olacağını her zaman biliyoruz.

"Yönetici yardımcısı" işlevi aynı zamanda bilgi bulma (genellikle Google'da), şirket standartlarını koruma ve bazen yönetici adına kararlar alma yeteneğini de içerir. Standartları korumak, bir asistanın birinin görevinin tamamlanmadığını fark etmesi, ilk müdahale etmesi, sorunu bulması ve durumu düzeltmesidir. İşletme sahibi yalnızca aşırı durumlarda müdahil olur.

Unutmayın: kişisel asistan doğrudan verimliliğinizi ve ardından işinizin verimliliğini artıracaktır. Kârınız artacak ve daha önemli görevler için zamandan tasarruf edeceksiniz.

Bir çalışan nerede bulunur?

1) Piyasadan hazır olanları alın

Liftmarketing'in ortakları var: 4SMART Business Academy. İçinde Akıllı Asistan Mükemmellik Akademisi var. Adamlar piyasada yetenekli adaylar arıyor, onlara asistan olarak çalışmak için ihtiyaç duydukları her şeyi öğretiyor ve onları yöneticilere gönderiyor. İşe alım uzmanlarının ve sizin zamanınızı boşa harcamamak için 4SMART Business Academy ile iletişime geçebilirsiniz. Hatta bizim tavsiyemiz üzerine gelenler için ek indirimimiz bile var.

2) Kendinizi işe alın. Kendinize bir asistan aramayı planlıyorsanız yolunuz 6 aşamadan oluşacaktır:

• boş pozisyon açıklaması;
• boş pozisyon ilanı vermek;
• birincil seçim (asistan olarak deneyim arayın);
• röportaj;
• eğitim (çalışanın alışkanlıklarınızı hemen öğrenmemesine hazırlıklı olun);
• iş + eğitim (asistanın becerileri her zaman cilalanır).

Mülakattan önce yapılması gerekenler

Bir asistan aramadan önce ona verdiğiniz tüm görevleri yazın. Gelecekteki iş tanımının temeli olacaklar:

• Yaptığınız tüm rutin şeyler;
• Yaptığınız tüm küçük ödemeler;
• Yaptığınız tüm ofis görevleri;
• Yaptığınız tüm “kontrol edici şeyler”.

Asistanınızın etkinliği doğrudan ona gösterdiğiniz çabaya bağlı olacaktır. Özellik makalesinde biraz arama yapın.

Asistanda Aranan Nitelikler

Hiçbir asistanın onsuz yapamayacağı bir dizi kişisel nitelik vardır. Adayda bunlardan en az biri yoksa daha ileriye bakın.

3 seçenek test görevi asistan pozisyonuna aday olmak için

GÖREV 1. Bir seyahat planı hazırlamak ve onu korumak

Bir etkinlik düşünün: örneğin Odessa'ya bir iş gezisi. Adaydan seyahatiniz için bir plan oluşturmasını ve bunu savunmasını isteyin. Adayın tercihleriniz hakkında açıklayıcı sorular sorması idealdir. Her durumda, seçimini her bir nokta için gerekçelendirmesi gerekir: ulaşım, günün saati, iş gezisi sırasında ikamet yeri vb.

GÖREV 2. Toplantı raporu (tutanak)

Adaydan herhangi bir konuyla ilgili hayali bir toplantının tutanaklarını açıklamasını isteyin. Protokoller hakkında ne anladığını, düşünceleri mantıksal olarak yapılandırıp yapılandıramadığını ve giderek daha az önemli görevleri vurgulayıp vurgulayamayacağını öğreneceksiniz.

GÖREV 3. El yazısı metin

Potansiyel asistanın görevlerden en az birini elle tamamlaması idealdir. Bu şekilde doğruluğunu takdir edebilirsiniz.

Tüm tavsiyeler bu kadar, unutmayın: Asistanınızın işinin kalitesi asistanın kendisine değil size bağlıdır. Tavsiyemize uyun - yalnızca ideal bir asistanın hayalini kurmakla kalmayacak, aynı zamanda onunla çalışacaksınız.