Başvuru sahipleri ile e-posta yoluyla ticari yazışmalara ilişkin kurallar. İşveren yazışmalarınızı nasıl okuyor ve bu konuda ne yapmalı, yasal mı?
AİHM çalışanların e-postalarının ve anlık mesajlaşma programlarının izlenmesinin yasal olduğunu kabul etti. Rus ve yabancı medya, çalışanların resmi yazışmalarının kontrole tabi olduğuna karar verdi. Ama bu gerçekten öyle mi, size makalede anlatacağız.
- Bu makaleden şunları öğreneceksiniz:
- Bir işveren, çalışanların iş e-postalarındaki yazışmaları gizlice okuyabilir mi?
- Bir şirketin, iş yazışmalarındaki kişisel mesajları nedeniyle bir çalışanı işten çıkarma hakkı var mı?
- Çalışan yazışmaları üzerindeki kontrolün haklarını ihlal etmediği nasıl kanıtlanır?
Çalışan yazışmaları: ne zaman okunabilir?
AİHM'e ulaşan anlaşmazlığın özü, işverenin, çalışanların iş yazışmalarını görüntüleme hakkıydı. Bu davada AİHM, çalışanların mesleki görevleri yerine getirmesi üzerindeki bu tür kontrolü meşru olarak tanıdı (AİHM'nin “Bărbulescu / Romanya” davasındaki 12 Ocak 2016 tarihli kararı (şikayet No. 61496/08). AİHM kararının açıklanmasının ardından Rusya Kamu Odası üyesi Vladimir Slepak, bu davayı gerekçe göstererek, Çalışma Bakanlığı'nın bu öneriyi desteklememesine rağmen, mesai saatleri içinde sosyal ağlarda iletişimin yasayla yasaklanmasını bile önerdi.
AİHM kararının bu kadar radikal bir şekilde yorumlanmasının hiçbir gerekçesi yok. Avrupa Mahkemesi'nin benzer konulardaki diğer tutumlarına bakarsanız, Mahkemenin iş yerinde mahremiyet ilkesini desteklediğini anlayabilirsiniz. Ancak aynı zamanda, işverenin belirli çekincelerle çalışanın özel hayatına müdahale etmesine izin veren, kanıtlanması gereken bir takım hukuki açıdan önemli koşullar da vardır. İş yazışmalarını görüntülemek de dahil. Bu makale, bir işverenin bu tür eylemlerinin ne zaman yasal olacağını tartışacaktır.
Resmi yazışmaları okumanıza ne izin verecek: dört koşul
Barbulescu ile işvereni arasındaki anlaşmazlığın özü şuydu. Çalışan şirkette 3 yıl satış uzmanı olarak çalıştı. İşvereninin isteği üzerine müşterilerin sorularına yanıt vermek için bir Yahoo Messenger hesabı oluşturdu. 13 Temmuz 2007'de işveren, çalışana şirketin kaynaklarını iş için değil kişisel amaçlar için kullandığını bildirdi. Şirket kuralları bunu kesinlikle yasakladı.
Çalışan, Yahoo Messenger'ı yalnızca iş amaçlı kullandığında ısrar etti. Daha sonra işveren ona iş Yahoo Messenger hesabındaki mesajlarının metnini gösterdi. Bunların arasında kardeşi ve nişanlısıyla kişisel konularda yazışmalar da vardı. 1 Ağustos 2007'de işveren, çalışanların bilgisayarları, fotokopi makinelerini, telefonları, teleks ve faks makinelerini kişisel amaçlarla kullanmalarının yasaklandığı şirketin iç düzenlemelerini ihlal ettiği gerekçesiyle çalışanı işten çıkardı. Çalışanların resmi yazışmaları açıldı.
Çalışan, işten çıkarılma kararına ulusal mahkemelerde itiraz etti ve olumlu bir sonuç alamayınca Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi'ne başvurdu. Yahoo Messenger'daki mesajlarının mahrem nitelikte olduğunu ve bu nedenle yapılan izleme sonucunda işverenin özel hayata saygı hakkını ihlal ettiğini savundu. AİHM çalışan aleyhine karar verdi. Mahkeme, haklarının ihlal edildiğine karar vermedi. AİHM'nin bu tutumunun, diğer işverenlerin çalışanlar üzerinde tam kontrol sağlamasına yönelik bir "yeşil ışık" olarak görülmesinin nedeni de tam olarak budur.
AİHS'nin uygulamasında sıklıkla benzersiz testler kullandığı söylenmelidir - bir dizi soru, yanıtları, Avrupa İnsan Haklarının ve Temel Özgürlüklerin Korunmasına İlişkin Sözleşme'nin (bundan böyle anılacaktır) belirli hükümlerinin geçerli olup olmadığını belirlemeyi mümkün kılar. Sözleşme gibi) ihlal edilmiştir. Benzer gibi görünen durumlarda aynı sorulara verilen farklı yanıtlar nedeniyle ortaya çıkan “çatallar”, ilgili durumların birbirinden ayırt edilmesini mümkün kılmaktadır.
Bu tür bir test aynı zamanda Sanatta güvence altına alınan özel hayata saygı hakkının ihlalini tespit etmek için de mevcuttur. Sözleşmenin 8. Dört soru şeklinde sunulabilir:
- kişinin müdahalenin yapıldığı alanla ilgili olarak özel hayatın dokunulmazlığına güvenip güvenemeyeceği;
- müdahalenin meşru bir amaç güdüp gütmediği;
- resmi kuralların ihlal edilip edilmediği;
- çıkar dengesinin korunup korunmadığı.
Bu soruların cevapları AİHM'nin bu davadaki mantığını anlamamızı sağlıyor.
Çalışan yazışmaları: işveren bunu kontrol edebilir
Genel bir kural olarak, bir çalışanın tipik çalışma durumlarında mahremiyet bekleme hakkı vardır3. Buna mahremiyet beklentisi karinesi denir. Ancak görünüşe göre bu varsayım çürütülebilir. Bunu yapmak için işverenin, diğer hususların yanı sıra, özel şirket içi düzenlemeler veya bir gizlilik politikası4 oluşturması gerekir. Dolayısıyla, “Bărbulescu v. Romanya” davasında Avrupa Mahkemesi (yukarıdaki varsayımın reddedildiğini doğrudan belirtmese de) işverenin, çalışanların bilgisayarları ve şirket kaynaklarını kişisel amaçlarla kullanmasını yasaklayan iç kurallar koyduğunu belirtmiştir.
Bu durumda, yalnızca böyle bir yasağın mevcut olması değil, aynı zamanda çalışanın bu konuda derhal uyarılması ve ilgili yerel yasa hakkında bilgilendirilmesi de önemlidir. Örneğin Halford v. Birleşik Krallık” davasında AİHM, diğer hususların yanı sıra, çalışana telefon görüşmelerinin olası izlenmesine ilişkin herhangi bir uyarının bulunmadığına atıfta bulunmuştur (§ 45). Mahkeme benzer koşulları “Bărbulescu v. Romanya" (§ 43). İşveren, Bay Barbulescu'nun Yahoo Messenger hesabının kontrol edilebileceği yönündeki bildirimine atıfta bulunmasına rağmen, bunun çalışanın belgeye aşina olduğuna dair bir kanıt sunmadığını tespit etti. Çalışan ise bunun farkında olduğunu reddetti.
Her ne kadar bu durum AİHM'nin nihai görüşünü etkilemese de şunu unutmamak gerekir. Daha sonra Barbulescu davası gibi anlaşmazlıklarla karşılaşmaktansa, önceden bir gizlilik politikası yazmak ve çalışanları bu politikaya alıştırmak daha iyidir.
Bir çalışanı izleme olanağı kanunla sağlanmalıdır
Özel hayata “kanunlara uygun olarak” müdahale edilmesi gerekliliği, her şeyden önce uygun mevzuat düzenlemesinin varlığı anlamına gelmektedir. Müdahalenin gerekçeleri ve usulü düzenlenmezse keyfiliğe varılır ki bu kabul edilemez. AİHM açısından bu durum o kadar ciddi bir faktör olarak değerlendirilmektedir ki, eğer müdahale için normatif bir temelin bulunmadığını tespit ederse, davanın daha fazla ayrıntısına girmeyi gerekli görmemektedir5.
Örneğin, “Copland v. Birleşik Krallık” (§ 47-49) Mahkeme, çalışanın üniversite telefonundan yaptığı aramalar hakkında bilgi toplandığı sırada bu konuları düzenleyen hiçbir kural bulunmadığından, işverenin 2. paragrafı ihlal ederek çalışan üzerinde kontrol uyguladığını belirtmiştir. sanatın. Sözleşmenin 8. Sonuç olarak AİHM özel hayata saygı hakkının ihlal edildiğine karar verdi.
“Bărbulescu v. Romanya” kararında ise aksine Mahkeme, Sanatın hükümlerini uygulamıştır. Romanya İş Kanunu'nun 40(1)(d) maddesine göre işveren, çalışanların mesleki görevlerini yerine getirme performanslarını izleme hakkına sahiptir.
En genel haliyle, işverenin çalışanlar üzerindeki kontrol hakkının Rusya Federasyonu İş Kanunu'nda da yer aldığını belirtelim. Bu, örneğin Sanatın 1. Bölümünden kaynaklanmaktadır. 15, çalışma ilişkilerinin, çalışan ile işveren arasında, çalışanın, işverenin yönetimi ve kontrolü altında, çıkarları doğrultusunda bir iş fonksiyonunun ödenmesi için kişisel performansına ilişkin bir anlaşmaya dayanan ilişkiler olduğunu belirtir. Maddesinde de benzer bir ifade bulunmaktadır. 56, iş sözleşmesinin ne olduğunu ortaya koyuyor. Yapılan işin miktarı ve kalitesi üzerindeki kontrol, Sanatın 1. paragrafında belirtilmiştir. 86 Rusya Federasyonu İş Kanunu. Ayrıca Sanatta. Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 209'u, işyerinin doğrudan veya dolaylı olarak işverenin kontrolü altında olan bir yer olduğunu belirtmektedir. Bu tür kontrolün biçimlerinin, gerekçelerinin vb. belirlenmesi, yerel kural koymada işverenin sorumluluğundadır.
Bir işverenin, çalışanların resmi yazışmalarını okuyabilme ve telefonlarını dinleyebilme konusunda yerel düzeyde bir kural oluşturmasının yeterli olmadığını vurgulamak önemlidir. Bütün bunlar meşru bir amaç gütmeli ve Sözleşme'ye ve ulusal mevzuata aykırı olmamalıdır. Aynı zamanda kanunların ve yerel kanunların hükümlerinin açık ve anlaşılır olması gerekmektedir. Bu durumda işveren temsilcileri keyfi olarak değil, yalnızca belirtilen hedeflere ulaşmak için hareket edecek ve çalışanların haklarını ihlal etmeyecektir. Bu tür hedefler örneğin iş süreçlerinin verimliliğinin ve mülk güvenliğinin izlenmesi olabilir6.
Çalışanın denetimi makul sınırlar içinde olmalıdır
Çalışanın aşina olduğu açık bir mevzuat veya buna uygun olarak kabul edilmiş açık ve anlaşılır bir yerel düzenleme olsa bile, bu durum özel hayata müdahale için yeterli değildir. Çıkarlar dengesini korumak da önemlidir. Çalışan yazışmaları her türlü bilgiyi içerebilir. Örneğin, telefon görüşmeleri ve e-postalar “gizlilik” kavramına girse de, bazı durumlarda meşru amaçlara ulaşmak için bu alana müdahale edilmesi kabul edilebilir.
AİHM metodolojisine göre çıkarlar dengesi “Köpke v. Almanya". Davanın özü, başvuranın kasiyer olarak çalıştığı mağazada, çeşitli incelemelerin sonuçlarına göre işverenin bir eksiklik tespit etmesidir. Hırsızın kimliği belirlenemediği için işveren, kasiyerlerin çalışmalarının gizli video kaydını düzenlemeye karar verdi. Hırsızlığı yapanın Köpke kasiyeri olduğunu ifade etti. Kendisi kovuldu ve tüm ulusal mahkemeler işverenin yanında yer aldı. AİHM de işçiye destek vermedi. Mahkemenin gerekçesi şu şekildeydi:
- Başvuranın iş yerinin video gözetimi ancak başvuranın çalıştığı içecek bölümünde bir eksiklik tespit edildikten sonra makul hırsızlık şüphesini doğrulamak amacıyla düzenlenmiştir;
- video gözetimi yalnızca 2 hafta boyunca gerçekleştirilmiş, kameranın görüş alanı yalnızca kasayı, kasiyeri ve kasanın yakın çevresini kapsıyordu ve yalnızca işverenin çalışanları ve onun işe aldığı dedektiflik bürosu çalışanlarının erişimi vardı. alınan video materyalleri;
- video kaydı yalnızca çalışanı kovmak için kullanıldı; işverenin mülkiyet haklarını korumanın daha etkili başka yolu yoktu.
Sonuç olarak Avrupa Mahkemesi, çalışanın özel hayatına saygı gösterilmesi hakkı ile işverenin mülkiyet haklarının korunmasındaki menfaati arasındaki dengenin ihlal edilmediğini belirtmiştir8.
“Bărbulescu v. Romanya". Avrupa Mahkemesi şunları ifade etti:
- çalışanın, işverenin talimatı üzerine Yahoo Messenger'da bir hesap oluşturduğu ve bu hesabın yalnızca işverenin kontrol etme hakkına sahip olduğu işin gerçekleştirilmesine yönelik olduğu;
- İzleme sırasında Barbulescu'nun ofis bilgisayarında depolanan diğer veri ve belgeler değil, yalnızca iş mesajlaşma programının içeriği incelendi;
- İşverenin herhangi bir zarara uğramamış olması, işverenin, çalışanların mesleki faaliyetlerindeki performanslarını izlemesine olanak sağlayan zorunlu bir unsur değildir9.
Yahoo Messenger'daki mesajlar "özel hayat" kapsamına girmesine ve davanın değerlendirilmesi sırasında dokunulmazlığının beklendiği varsayımı reddedilmemiş olmasına rağmen Mahkeme yine de işverenin yanında yer aldı. İşverenin, çalışanın mesleki görevlerini yerine getirmesini kontrol etme konusundaki yasal hakkı, şirket kaynaklarının kişisel amaçlarla kullanılmasına ilişkin yerel bir yasağın varlığı ve çalışanın lehine oynanan bir çıkar dengesinin sürdürülmesi.
Bu koşulları dikkate alan AİHM, bu davada özel hayata saygı hakkının ihlal edilmediği sonucuna vardı. Aynı zamanda, Avrupa Mahkemesi'nin kararı, işverenlerin çalışma saatleri içerisinde çalışanların e-postalarını ve anlık mesajlaşma programlarını izlemesine yönelik tam yetki verilmesine ilişkin genel bir sonuca varmak için herhangi bir temel içermemektedir.
Cevap
Evet, kovulanlar da dahil, hakkınız var. İşveren, çalışanın iş e-postasından hangi bilgileri gönderdiğini ve bu yazışmaların işle ilgili olup olmadığını kontrol etme hakkına sahiptir.
Misafir, tanışın -!
Bu pozisyonun gerekçesi Personel Sisteminin materyallerinde yatmaktadır.
“Evet, eğer iş e-postası veya diğer iletişim yollarından gelen yazışmalardan bahsediyorsak, buna hakkın var.
İşveren, çalışanın iş e-postasından hangi bilgileri gönderdiğini ve bu yazışmaların işle ilgili olup olmadığını kontrol edebilir (Madde , Rusya Federasyonu İş Kanunu). Özellikle, işveren, gerekirse, Rus mevzuatına aykırı olmayan araçları ve () ile ilgili bilgilerin gizliliğinin teknik olarak korunmasına yönelik yöntemleri kullanma hakkına sahiptir. Belirtmek gerekir ki, mesai saatleri içerisinde, kuruluşun sahip olduğu teknik imkanlar kullanılarak ve ücreti kendisi tarafından ödenen iletişim veya veri iletim kanalları aracılığıyla yapılan tüm yazışmalar resmi sayılacaktır. Yazışmanın gizliliği, sürece katılan kişiler için yalnızca boş zamanlarında, kişisel ekipmanlarla, bu fonlar için ödeme yaparken ve bir telekom operatörünün hizmetlerini bağımsız olarak () gerçekleştirirken geçerli olduğundan.
Örneğin, çalışanların kişisel e-postalarının veya ICQ mesajlarının okunması nedeniyle (bu tür iletişimin kurum çapında olmaması ve bunun için ayrı hesaplar oluşturulmaması şartıyla) organizasyon yetkilileri, dört yıl, bu tür yazışmaların niteliği kişisel olduğundan ().
Çalışan e-posta yazışmalarını iş e-postasından okuyarak elde edilen kanıtların, yalnızca yasal olarak elde edilmesi durumunda mahkemede yasal güce sahip olacağı unutulmamalıdır (). Dolayısıyla bu tür delillerin elde edilmesinde hukuk kurallarının dikkate alınması önemlidir. Özellikle, bir çalışanın iş e-postası kullanımının izlenmesi, eğer işveren bu e-postanın kişisel amaçlarla kullanımını doğrudan yasaklamamışsa ve çalışanlar, e-posta kullanma kurallarına uyum konusunda işverenin kontrolü konusunda önceden yazılı olarak uyarılmamışsa yasa dışı sayılabilir. . Bu görüşün meşruluğu adli uygulamalarla da doğrulanmaktadır; örneğin Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi'nin 3 Nisan 2007 tarihli Copland - Birleşik Krallık davasındaki 62617/00 numaralı şikâyet kararı.
İş iletişimi çerçevesine uygun olarak iç ve dış yazışmalar nasıl yürütülür? Yazılı bir iş reddi bildirimi nasıl hazırlanır ve e-posta yoluyla iş yazışması kuralları ihlal edilmez? Ticari yazışmaların nasıl yürütüleceğine ilişkin makaleyi okuyun.
Makaleden öğreneceksiniz:
E-posta yoluyla yapılan ticari yazışmalar her düzeydeki İK uzmanları için çok zaman alır. Başvuranlarla iletişim kurarken E-posta yoluyla mektubun stilini, içeriğini ve tasarımını seçmede sorunlar yaşanmaktadır. Başvuru sahiplerinin yazılı taleplerine hızlı yanıt verilmesi, İK ortamında iyi bir form olarak kabul edilir: özgeçmişler için kapak mektupları, açıklayıcı sorular ve tamamlanmış test çalışmaları.
E-posta yoluyla şirket içi yazışmalara ilişkin temel kurallar
Meslektaşlarınız, astlarınız ve yönetimle iletişim kurarken, e-posta yoluyla iç yazışmanın temel kurallarına uyun. Bu, giden mektupların oluşturulması ve gelen yazışmaların işlenmesi için gereken süreyi azaltacaktır.
Dahili bir mektup nasıl yazılır:
- Alıcının mektubu işlemesini ve sıralamasını kolaylaştırmak için mektubun konusunu belirtin.
- Kişisel olmayan bir mektup yalnızca "departman" talepleri için uygundur.
- Diğer harfler için lütfen alıcının adını ve soyadını belirtin. Bir kişiye nasıl hitap edileceğini anlamak için mektubundaki imzayı inceleyin: orada yalnızca adı ve soyadı belirtilmişse, ona adıyla hitap etmekten çekinmeyin, ancak "kendi tarzınızda".
- Birinci derece amirlerinize yazıyorsanız, şirket tarafından aksi belirtilmediği sürece yalnızca adınız ve soyadınızla "siz" adresi kabul edilebilir.
- Bir meslektaşınız veya müşterinizle "ikinci ad olmadan" iletişim kursanız bile adın kısaltılmış versiyonlarını kullanmayın. Ticari yazışmalarda "Ol", "Kol", "Natasha" kabul edilemez.
- Mektuba "Merhaba Anna!", "İyi günler Vitaly Alekseevich!" Resmi selamlamasıyla başlayın.
- "Kime" alanında, mektubun bir veya daha fazla alıcısını, "kopyala" alanında - bilgilendirilmesi gereken alıcıları işaretleyin.
- Mektubun gövdesinde standart yazı tipleri kullanın, sizce önemli ayrıntıları vurgulamak için renkli kalemler kullanmayın, metnin “okunabilirliğini” artırmak için metni küçük paragraflara bölün.
- Şirket içi ticari yazışmalarda iki kurala uyun: kısa ve anlamlı. Meslektaşlarınız ve yönetiminiz onlara zaman kazandırdığınızı takdir edecektir.
Bir işe başvururken şirketiniz tarafından benimsenen e-posta yoluyla iş yazışmaları yürütme kurallarını dikkatlice inceleyin. Meslektaşlarınız ve yönetimle ilgili memnuniyetsizliği önlemek için iş e-postası kurallarına uyun.
Başvuru sahipleri, müşteriler ve şirket ortaklarıyla nasıl yazışılır?
Birçok İK uzmanı, iş arayanlarla e-posta yoluyla ticari yazışmaların nasıl yürütüleceğini merak ediyor. Bir başvuru sahibinin duygularını incitmeden ve bir ret olarak değerlendirilebilecek çizgiyi aşmadan bir mektubu nasıl reddedebilirsiniz? ayrımcılık? Şirketin ortaklarına ve müşterilerine nasıl yanıt verilir: İş tarzında mı yoksa kısaltmalar, argo veya kişisel bir adres kullanabilir misiniz?
İşveren şirketin iç düzenlemeleri tarafından öngörülmediği sürece, ticari yazışmalara ilişkin evrensel kurallar yoktur. Her özel durumda, meslektaşlarınızın size nasıl yazdığına bakmanız ve ayrıca diğer uzmanların müşterileriyle iletişim tarzını da incelemeniz gerekir.
Ticari yazışmalar: e-posta yoluyla iletişim kurmak için mektup örnekleri
Özellikle başvuru sahibini işe almayı reddetmeniz gerekiyorsa, bir şirket veya uzman grubu adına yazın. Genel dili kullanın.
Ne yazık ki size şu anda iş teklifi yapamıyoruz ancak gelecekte mevcut açık pozisyonlar için adaylığınızı değerlendireceğiz.
Veya standart:
MegaStroy'daki açık pozisyonlara gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz! Kontenjan şu anda kapalı olup yarışma sona ermiştir. Yeni açık pozisyonlar hakkında sizi bilgilendireceğiz.
Şirketin adayı işe alamamasının nedenleri belirtilmeden kişiselleştirilmiş bir ret de mümkündür. Aşağıda bir şirket pozisyonu için adaylardan biriyle yapılan iş e-posta yazışmalarının bir örneği bulunmaktadır.
Merhaba sevgili İvan İvanoviç!
Globus şirketindeki boş “Sistem Yöneticisi” pozisyonu için yarışmaya katıldığınız ve açık pozisyonumuzla ilgilendiğiniz için teşekkür ederiz. Özgeçmişinizi, ön mektubunuzu, portfolyonuzu (ve listenin ilerleyen kısımlarını) dikkatlice inceledik, ancak ne yazık ki şu anda size bir iş teklifi yapmaya hazır değiliz.
Mülakat için nasıl davet edilir ve iki aşamalı mülakatta adaylardan duyulan memnuniyetsizliğin nasıl önlenir:
Merhaba Marina! Müşteri Destek Yöneticisi pozisyonuna gösterdiğiniz ilgi için teşekkür ederiz. Özgeçmişinizi ve portfolyonuzu inceledik ve sizi InvestProject şirketinin ana ofisinde gerçekleşecek bir röportaja davet ediyoruz:...
Bu açık pozisyon için görüşme iki aşamada gerçekleşir:
- Bir İK uzmanıyla yapacağınız ilk görüşme, deneyiminizin açık pozisyonun gerekliliklerine ne kadar iyi uyduğunu belirlemenize yardımcı olacaktır. 15 Mayıs'ta 555 numaralı odada gerçekleşecektir.
Lütfen pasaportunuzu veya ehliyetinizi yanınızda getiriniz.
- İkinci görüşme şirketin başkanıyla gerçekleşecek. Seçimin ilk aşamasını başarıyla tamamlamanız durumunda, tarih konusunda sizi ek bir mektupla bilgilendireceğiz.
Bu açık pozisyon için iki aşamalı bir yarışmaya katılmaya hazırsanız, 15 Mayıs'ta saat 12:00'de 555 numaralı odada yapılacak görüşmeye bir yanıt mektubuyla katılacağınızı onaylayın. Kararınızı sabırsızlıkla bekliyoruz.
Başvuranın cevabına böyle bir yanıt verilmesi sayesinde, şirketin şartlarına göre görüşmeye hazır olmayan uzmanların bağlantısını derhal kesebilirsiniz.
Şirketin ortaklarından ve müşterilerinden gelen mektuplar nasıl yazılır ve yanıtlanır?
Şirketin ortakları ve müşterileri ile e-posta yoluyla yapılan resmi yazışmalar, bu tür yazışmalar için benimsenen şema ve algoritmalara göre yapılandırılmıştır. Şirketin bir müşterisini veya ortağını uzun süredir tanıyorsanız ve size adınızla hitap ediyor olsa bile, müşterilere her zaman kişisel düzeyde hitap edin. Kural olarak, büyük şirketlerin ticari yazışmaların tarzı ve formatına ilişkin gereksinimleri içeren dahili talimatları vardır. Önce e-posta yazışmalarının kurallarını inceleyin. Aşağıda büyük şirketlerin talimatlarında bulunan standart bir kurallar dizisi bulunmaktadır.
Harici şirket mektupları için şablonları indirin!
- Sendika komitesine gönderilen yerel düzenleyici kanun taslağına ilişkin örgütten gelen ön yazı
- Eski bir eyalet veya belediye çalışanıyla iş veya medeni sözleşme yapılmasına ilişkin işverenden bildirim
- Çalışmaya davet edilen yabancıya asgari ücret, barınma ve diğer güvenceleri sağlayacak teminat mektubu
- Rusya Emeklilik Fonu'nun bölgesel bölümüne mektup: kuruluş, SZV-K formunu kullanarak çalışanların hizmet süresi hakkında bilgi sağlayamaz
- Yerel düzenleyici kanun taslağının onaylanması için ön yazı
E-posta yoluyla harici yazışmalara ilişkin genel kurallar
- Belirli bir kişiye hitap edin, mektubu kişiselleştirin, alıcının adını ve ikinci adını kullanın.
- Mektubu mesai saatleri içinde gönderin, en iyi zaman sabahın erken saatleri, 08:00-09:00 arasıdır.
- Mektup muhatap için önemli değilse, "acil", "önemli" işaretlerini aşırı kullanmayın.
- Dipnot kullanmayın; mektubun içeriğini ve yapısını önceden dikkatlice değerlendirin.
- Okundu bilgilerini yalnızca acil onay gerektiren belgeleri içeren mektuplar için kullanın.
- Şirket dışı yazışmalarda argo ve her türlü kısaltmanın kullanılması kabul edilemez.
- Yabancı müşterilerle iletişim kurarken alıcının zihniyetini dikkate alın;
- “İyi günler”, “iyi günler” gibi ifadeleri kullanmayın.
- Kurumsal e-postayı kişisel amaçlarla kullanmayın.
- Müşterilerle yazışmalarınız da dahil olmak üzere şirket içi belgeleri kişisel e-postaya göndermeyin.
- Tartışma konusuyla ilgili olmayan yazışmaların ayrıntılarını şirket çalışanlarıyla tartışmayın.
Müşterilerden ve şirket ortaklarından gelen mektuplara yanıt verirken dikkatli ve kibar olun, sorunu olabildiğince çabuk çözmeye ilginizi gösterin. E-posta konularını kaydedin ve gönderen unuttuysa konu konusunu ayarlayın. Tüzük kurumsal yazışmalar E-posta yoluyla, e-posta yazışmalarına ilişkin davranış kurallarını da içerebilir. Şirketin böyle bir düzenlemesi varsa İK uzmanlarının görevi bunu her yeni çalışana getirmektir. Açıklık sağlamak için, şirketin deneyimli çalışanlarından birinin e-posta yoluyla gönderdiği bir iş yazışması örneğini kullanın.
Meslektaşlarınız ve yönetimle yüksek kaliteli ve hızlı etkileşim kurmak için her zaman kurumsal e-posta yazışmalarının kurallarına uyun. Boş pozisyonlar için başvuru sahipleriyle iletişim kurarken e-posta yoluyla ticari yazışma kurallarını uygulayın. Generali takip edin iş iletişimi kuralları ve iş yükünün ağır olduğu durumlarda davetler, retler ve başvurunun alındığına dair bildirimler için şablonlar kullanın.
Zeki bir kişinin mektupları, hitap ettikleri kişilerin karakterini yansıtır.
[Lichtenberg Georg Christoph]
Almak istediğiniz mektup türlerini yazın.
[Antik aforizma]
Bir mektup iş dünyasında güçlü bir argümandır.
[Bekhtereva Victoria]
1. İş yazışmalarında neden tek tip kurumsal standartlar var?
Elektronik yazışma, herhangi bir şirket için ticari iletişimin zorunlu bir özelliğidir. E-posta kullanmayan neredeyse hiçbir şirket yoktur. Ancak kendinize şu soruları sorun:
- Bir meslektaşınıza e-posta gönderdiğinizde, sanki bir kara deliğe mektup gönderiyormuşsunuz gibi hissettiğiniz ve onun size yanıt vermeyebileceği hiç başınıza geldi mi?
- Çalışanlar birbirlerini arayıp birbirlerinden acilen bir e-postayı okumalarını istediklerinde ve bu tüm gün boyunca gerçekleşir
- Bir e-postada sizden tam olarak ne istediklerini kesinlikle anlayamadığınızda
- Karmaşık ve zor konular e-postayla tartışıldığında bilgi, ayrıntı denizinde boğulur ve sorun hiçbir zaman çözülmez
Bu konular sizi ilgilendiriyorsa, elektronik yazışmalara ilişkin tek tip kuralları uygulayarak her gün çok zaman kazanabilirsiniz. Bu yazımızda ticari yazışma görgü kurallarından bahsedeceğiz.
2. Ticari yazışma etiğinin yedi ana kuralı
Ticari yazışma kurallarını şartlı olarak bölelim etik kuralları hakkında Ve iletişim ve bilgi alışverişi kuralları.
İletişim kuralları, iş süreçleri ve projeler dahilinde bilgi alışverişine ilişkin kurallara tabidir. Onlara ayrı bir makale ayıracağız. Etik kurallar, şirket çalışanları arasındaki iç ilişkilerin tarzını şekillendirir ve kaçınılmaz olarak şirketinizin ortaklar arasındaki imajının oluşumunu etkiler. Örneğin yakın zamanda ortaklarımızdan birinden "İyi günler Bekhterev" sözleriyle başlayan bir mektup aldım. Sizce işbirliğimiz işe yaradı mı?
Ticari yazışmaları yürütürken şirketin "itibarını kaybetmemek" için, ticari yazışma etiğinin "altın kurallarına" uymak gerekir:
- Her zaman bir mektuba itirazla başlarız
- Mektubun konusu şu olmalı
- Göndermeden önce yazım, noktalama işaretleri ve konuşma hatalarını kontrol etmelisiniz.
- Mektup yapılandırılmış olmalıdır (su YOK!)
- Mektup doğru ifadeler içermelidir
- Bir mektuba ek gönderirsek, ekli dosyalar olduğunu yazdığınızdan emin olun (bu hareket, bir mektup gönderdiğinizde dosyanın eklenmediği durumlardan kaçınmanıza yardımcı olacaktır; alıcının mektubu okuduğu ve ekli belgeyi bulamaması). , hızlı bir şekilde yanıt verebilir ve ekte mektupta belirttiğiniz belgelerin eksik olduğunu size yazabilir).
- Yazışmaları asla silmiyoruz. En önemli noktalardan biri. Mektup bir belge olduğundan mesaj geçmişi asla silinmemelidir. Gerekirse yazışma geçmişinizi her zaman yükseltebilmelisiniz. Örneğin Radislav Gandapas imzasına yazışma geçmişinin silinmemesi yönünde bir talep bile ekledi.
3. Harf türleri
Pek çok farklı sınıflandırma vardır; harfleri tasarım yapılarına göre ayırmayı öneriyoruz:
- İletişim mektubu (red mektubu, talep mektubu, tanınma mektubu, gerekçe mektubu vb.)
- Anlaşma mektubu
Mektup iletişimi
Bu mektup türüne, bir çalışanın mesleki faaliyetleri sırasında kullandığı her türlü mektubu dahil ediyoruz.
Harf yapısı
Mektup tek bir metin halinde biçimlendirilmemelidir. Alıcının önemli bilgileri gözden kaçırmaması için açıkça yapılandırılmalı ve iyi tasarlanmalıdır. Mektubun yapısı açık bileşenlerden oluşur:
Mektup konusu
Mektubun konusu, yanıtlayandan beklediğiniz spesifik eylemi içermelidir: "bir anlaşmaya varmak", "değerlendirilecek konuları önermek", "bir rapor göndermek" vb.
Belge gönderiyorsanız, konu satırında mektubun ekinde yer alan belgelerin açık bir açıklaması bulunmalıdır.
E-posta konunuzu doğru şekilde biçimlendirmek neden önemlidir?
Mektubun konusuna göre günlük bilgi akışında gerekli mektubu bulmak çok kolaydır. Tek bir harf kaybolmaz.
Not: Bir şirket içinden mektup gönderiyorsanız mektubun konusu belirli bir standarda göre biçimlendirilir; şirket dışına bir mektup gönderiyorsanız konuyu şablona göre biçimlendirmeniz önerilir: Şirket adı: mektubun amacı.
Mektubun gövdesi ne kadar yapıcı olursa o kadar iyi! Çalışanlarınızda geliştirmeniz gereken temel iş yazma becerilerinden biri, düşüncelerinizi açık ve net bir şekilde formüle etme yeteneğidir.
Not: Bir mektup yazarken muhatabın mektubundan bir olguya değiniyorsak, renk veya yazı tipiyle ayırarak alıntı yapılmalıdır.
Kurumsal imza
Kurumsal imza şablonu şirketin tüm çalışanları için aynı olmalıdır.
İmza, muhatabın tüm önemli ayrıntılarını içermelidir, böylece mektubun alıcısı gerekirse sizinle kolayca iletişime geçebilir.
Samimi olarak,
Tam ad, pozisyon.
Not: Bir partner/müşteriyle sıcak bir ilişki istiyorsak, kişisel bir imza atmamız faydalı olacaktır. Herhangi bir kişi, resmi yazışmalarda bile kişisel bir tavırla bir mektup almaktan memnuniyet duyar.
Kişisel imza her zaman mektubun metnini ifade eder. Örnek: İyi günler / Teşekkür ederim / Bugün sizinle konuşmak bir zevkti / Böylesine önemli bir konuya zaman ayırdığınız için teşekkür ederiz / Merhaba aile ve çocuklar vb.
Kopyalamak
Henüz hazır olmayan bir mektubu yanlışlıkla göndermemek için "Kime" ve "Bilgi" alanlarını en son dolduruyoruz.
Kime ve Bilgi alanları arasındaki fark nedir?
"Kime" alanına bir işlem yapmamız gereken kişinin adresini giriyoruz.
“Kopyala” alanına mektubun içeriğini okumaktan yararlanacak kişinin adresini giriyoruz.
Not: Deneyimlerimiz Cc alanının çok faydalı olduğunu kanıtladı. Sıradan bir çalışanla pazarlık yapıyorsak, önemli konuları tartışıyorsak, ancak esasa ilişkin ve zamanında yanıt alamıyorsak, o zaman müdürden veya üst düzey yöneticiden gelen mektubun bir kopyasını eklemeye değer ve yazışmalar hemen başlayacak. yapıcı bir şekilde.
Ne yazık ki birçok şirkette kurum kültürü düzeyi uygun düzeyde değildir ve bunun sonucunda bir çalışanın işini iyi yapabilmesi için yönetim ekibinin sıkı kontrolünün gerekli olduğu durumlar ortaya çıkar.
Outlook'un ayrıca "Bcc" gibi bir işlevi de vardır - ilgilenen tarafları mektup hakkında bilgilendirmenize olanak tanıyan, ancak aynı zamanda alıcının mektubun yalnızca kendisine gönderilmediği konusunda kafasını karıştırmayan önemli bir araç!
Anlaşma mektubu
Toplantıyı özetlemenize, anlaşmaları yazılı olarak formüle etmenize, tamamlanma süresini belirtmenize ve netleştirmenize olanak tanıyan önemli bir mektup türü: her iki taraf da ne yapmaları gerektiğini doğru bir şekilde anladı mı?
Yazılı anlaşmalara varmak ve bunların uygulanmasına ilişkin ortak bir vizyona sahip olmak için toplantı, müzakere ve konferanslardan sonra bu tür mektupların hazırlanması yararlı olacaktır.
Mektup yapısı:
- Tartışma katılımcılarına selamlar, adresler ve teşekkürler.
- Anlaşmaların oluşturulduğu toplantının amacının yinelenmesi.
- Bunlarla ilgili alınan kararlar ve infazdan sorumlu kişinin atanması ile ilgili olarak görüşülen tüm konuların listesi.
- Acil uygulama gerektirmeyen fikirlerin tarih için kaydedilmesi.
- Muhataplara soru: Her şey dikkate alındı mı? Herhangi bir yorum veya ekleme var mı?
Örneğin:
Bir mektubu biçimlendirmek
Yazı tipi
Mektubun yazı tipi tek tip olmalı, kilit noktalar ve başlıklar italik olarak vurgulanabilir, ancak tek bir tasarım stiline bağlı kalmak zorunludur.
Not: Büyük harfle yazılan kelimelerin tonu yükselttiği algılandığını her zaman unutmamalısınız. Bunlardan kaçınılmalıdır.
Paragraf
Metnin anlaşılmasını kolaylaştırmak için her bir düşüncenin ayrı bir paragrafta formüle edilmesi tavsiye edilir.
Girintiler
Paragraflar birbiriyle birleşmemelidir. Mektubu daha okunaklı hale getirmek için girintiler selamlamadan sonra, her paragraftan önce ve imzadan önce olmalıdır:
Mektubu görsel olarak daha çekici hale getirmek için mektubun gövdesindeki bağlantıları köprüler olarak biçimlendirmek daha iyidir:
Yazma stili
Sizi Sergei Bekhterev'in ustalık sınıfına davet ediyoruz.
Bu eğitimle günde en az 1 saat boş zaman kazanın!
Master class'ta şunları öğreneceksiniz:
✓ Tüm görevlerin %100 ve zamanında tamamlanmasını sağlayacak şekilde görevler nasıl yönetilir?
✓ Toplantılar nasıl etkili bir şekilde hazırlanır ve yürütülür?
✓ Tek ofiste çalışanların verimli çalışmaları nasıl organize edilir
Asıl soru: İşverenin, çalışanın rakiplerle yazışma yaptığına dair şüpheleri var. Anayasal olarak güvence altına alınan yazışmaların mahremiyeti hakkının atlatılması mümkün müdür? Çözüm: İşverenin, iş (kurumsal) e-postasından gönderilen çalışan mesajlarını görüntüleme hakkı vardır. Ancak bu hak otomatik olarak geçerli değildir; bunun yerel düzenleyici kanunla sağlanması gerekir.
İşverenler genellikle çalışanlarının kurumsal e-posta hesaplarını kullanımını yasal olarak nasıl izleyebileceklerini merak ediyor. Bu arzu oldukça haklı: İşverenin, ifşa edilmesi şirkete zarar verebilecek gizli veya diğer bilgilerin (ticari sırlar dahil) çalışanlara dağıtıldığı vakaları tespit etmesi önemlidir. Elektronik yazışmaları izleme ihtiyacının başka nedenleri de var. Örneğin, bir posta kutusunun kişisel veya işle ilgili olmayan diğer amaçlarla kullanımını sınırlamak veya engellemek ve ayrıca müşterilerle yazışma sırasında çalışanların kurumsal sadakat ve etik kurallarına uyumunu izlemek. Bu makale, çalışanların e-postalarının yasal olarak nasıl izleneceği hakkındadır. İşverenin çalışanların e-postalarını görüntüleme hakkı Çalışanların yazışmaları üzerindeki kontrol sorunu belirsizdir. Bir yandan bilgisayarların, e-posta sunucusunun ve İnternet erişim noktalarının sahibi işverendir. Bundan, şirketin, sahip olduğu mülkü amacına uygun olarak kullanan çalışanların sürecini kontrol etme hakkına sahip olduğu anlaşılmaktadır (Rusya Federasyonu Medeni Kanunu'nun 209. Maddesinin 2. Bölümü). Ek olarak, işverenin iş sorumluluklarından biri, çalışana iş görevlerini yerine getirmesi için gerekli ekipmanı, araçları, teknik belgeleri ve diğer araçları sağlama yükümlülüğüdür (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 22. Maddesi). İşverenin bu yükümlülüğüne karşılık gelen, çalışanın, iş sözleşmesiyle kendisine verilen iş görevlerini, iç iş düzenlemelerine uyarak (Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 189. Maddesinin 21. Maddesi, 1. Kısmı) vicdanlı bir şekilde yerine getirme yükümlülüğüdür. Bir kişinin resmi pozisyonunu kullanarak yapılan yazışmaların gizliliğinin ihlali, 100 ila 300 bin ruble tutarında para cezasına veya mahkumun bir ila iki yıllık bir süre için maaşı veya diğer geliri tutarında para cezasına veya iki yıldan beş yıla kadar bir süre için belirli pozisyonlarda bulunma veya belirli faaliyetlerde bulunma veya 480 saate kadar zorunlu çalışma veya dört yıla kadar bir süre için zorunlu çalıştırma veya bir süre için tutuklanma hakkı dört aya kadar veya dört yıla kadar hapis cezası (Rusya Federasyonu Ceza Kanunu'nun 138. Maddesinin 2. Bölümü). Ancak öte yandan, Rusya Federasyonu Anayasası'nın 23. maddesi herkesin mahremiyet hakkını, yazışmaların, telgrafın ve diğer mesajların gizliliğini garanti altına almaktadır. İletişimin gizliliğinin korunmasına ilişkin aynı prensip, 07 Federal Kanununun 63. Maddesi hükümlerinde de uygulanmaktadır. 07.03 No. 126-FZ “İletişim Hakkında” ve Ceza Kanununun yazışmaların, telefon konuşmalarının, posta, telgraf veya diğer mesajların gizliliğinin ihlali konusunda cezai sorumluluk belirleyen 138. maddesi. Yazışma gizliliğinin kısıtlanmasına yalnızca federal yasaların öngördüğü durumlarda izin verilir. Bu nedenle, çalışanların kurumsal yazışmalarını izlemenin yasallığına karar verirken, kurumsal e-posta yoluyla gönderilen mesajlar söz konusu olduğunda, çalışanın özel hayatı ile iş sorumlulukları arasındaki çizginin nerede olduğunu anlamanız gerekir. AİHM yaklaşımı. 2007 yılında, Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi, Copland/Birleşik Krallık davasında 04/03/07 No. 62617/00 (Copland/Birleşik Krallık) sayılı bir karar yayınlamıştır. işveren, bir takım şartlara uymadığı takdirde çalışanların elektronik yazışmalarını izleyemez. Rus genel yargı mahkemelerinin karar verirken, Avrupa İnsan Hakları Mahkemesi'nin (bundan sonra AİHS olarak anılacaktır) Sözleşme hükümlerinin yorumunu sağlayan kararlarını dikkate alması gerektiği dikkate alınmalıdır. Bu durumda uygulanacak İnsan Hakları ve Temel Özgürlüklerin Korunması. Bu, Yüksek Mahkeme Genel Kurulunun 19 Aralık 2003 tarih ve 23 sayılı “Mahkeme kararı hakkında” kararının 4. paragrafında belirtilmiştir. Copland v Birleşik Krallık davasında koşullar şu şekildedir: Başvuru sahibi bir İngiliz kolejinde müdürün kişisel asistanı olarak çalışıyordu. Müdür yardımcısının talebi üzerine telefon, e-posta ve internet kullanımı üzerinde kontrol sağlandı. İşverene göre bu, üniversite ekipmanlarını kişisel amaçlarla kullanmamasını sağlamak için yapıldı. E-posta kullanımının izlenmesi, e-posta gönderme adreslerinin, tarihlerinin ve saatlerinin analiz edilmesinden oluşuyordu. Ancak kolejde bu tür bir denetime ilişkin kurallar geliştirilmediği gibi bu durum mevzuatta da düzenlenmemiştir. Ancak davayı değerlendirirken AİHM şunu belirtti: “İş yerlerinden yapılan telefon görüşmeleri “özel hayat” ve “yazışma” kavramları kapsamındadır. Mantıksal sonuç, işten gönderilen e-postaların, kişisel İnternet kullanımının izlenmesinden elde edilen bilgilerle aynı şekilde korunması gerektiğidir." Böylece AİHM, interneti ve iş ilişkileri çerçevesi dışında elektronik yazışmaları kullanırken yazışmaların gizliliğinin ve gizliliğinin korunmasına ilişkin anayasal ilkeleri, çalışanın iş görevlerini yerine getirdiği veya yapması gereken saatlerde gerçekleştirilen benzer eylemleri de kapsayacak şekilde genişletti. İlginç bir soru: Bir çalışanı ticari sırrı yaydığı için işten çıkarmak, eğer bu gerçek onun kişisel (kurumsal değil) postası incelenerek tespit edilirse yasal mıdır? Hayır, bu yasa dışı. Ticari sır içeren bilgilerin aktarımına ilişkin bilgi, çalışanın kişisel postasına yetkisiz erişim sonucunda işveren tarafından alınırsa, bu tür deliller yazışmaların gizliliği ilkelerine aykırı olarak elde edilmiş sayılacak ve İşten çıkarmanın yasallığını onaylayın (01. 33-11601/11 sayılı davada 09.11). Ancak bu, işverenin çalışanların elektronik yazışmaları üzerinde kontrol kurma hakkına sahip olmadığı anlamına gelmez. AİHM, yukarıdaki kararında başvurucunun haklarına yapılan müdahalenin hukuka uygun olarak gerçekleştirilip gerçekleştirilmediği sorununu da değerlendirdi. Bu konuda şu sonuca varmıştır: Olayların meydana geldiği tarihte ülkenin genel mevzuatında veya ülkenin yerel düzenlemelerinde herhangi bir hükmün varlığına dair bir delil bulunmadığından müdahalenin hukuka uygun olmadığı sonucuna varmıştır. işverene çalışanların telefon, e-posta ve internet kullanımını izleme hakkını veren koşulları belirleyen kolej. Ancak AİHM, işyerinde telefon, e-posta veya internet kullanımının belirli durumlarda izlenmesinin demokratik bir toplumda meşru bir amaca ulaşmak için gerekli görülüp görülemeyeceği sorusunu açık bırakmıştır. Yazışmaların yasal olarak izlenmesi için koşullar. Dolayısıyla AİHM'nin yukarıdaki 62617/00 sayılı kararından, işverenin çalışanın yazışmalarını kontrol etme hakkının tamamen hariç tutulmadığı sonucu çıkmaktadır. Ancak bu hakkın normatif bir hukuki düzenlemede veya en azından yerel bir normatif düzenlemede güvence altına alınması gerekir. Özellikle, işverenin, çalışanların kurumsal e-posta adreslerinden gönderilen elektronik mesajlarını kontrol etme hakkı, çalışanın e-postayı yalnızca iş amacıyla kullanma yükümlülüğünün yanı sıra kuruluşun iç çalışma düzenlemelerinde belirlenebilir (İş Kanunu'nun 189. Maddesinin 4. Bölümü). Rusya Federasyonu). Ayrıca işverenin bu kontrolü uygulamaya koymasındaki spesifik amaçları belirtmek de daha iyidir. Ayrıca bir şart daha aranıyor. Bu, AİHM'nin 62617/00 sayılı kararında, işverenin çalışanın haklarını kullanmasına müdahale olup olmadığı sorusuna ilişkin gerekçesinden kaynaklanmaktadır. AİHM şuna dikkat çekti: “Başvuranın bilgisi dışında telefon, e-posta ve internet kullanımına ilişkin kişisel bilgilerin toplanması ve saklanması, başvuranın özel hayatına ve yazışmasına saygı gösterilmesi hakkına müdahale teşkil etmiştir.” Yani mahkeme, başvuranın, işverenin onun e-posta mesajları, telefon görüşmeleri ve internet kullanımı hakkında veri topladığı konusunda uyarılmamasına özellikle dikkat etmiştir. Bunu dikkate alarak, çalışanın, işverenin işyerinin elektronik posta kutusunu kullanarak gönderip aldığı mesajların içeriğine erişimi olduğunu bildiği ve ayrıca işverenin bu tür eylemleri gerçekleştirmesine izin verdiğini ifade ettiği durumlarda, işverenin bu tür eylemleri gerçekleştirmesi gerektiği sonucuna varabiliriz. çalışanın anayasal haklarının ihlali olarak nitelendirilemez. Bu nedenle çalışanın en azından işverenin kurumsal e-postasını görüntülediği konusunda uyarılması gerekir. Daha kesin olmak gerekirse, işverenin kurumsal postaları kontrol etme hakkını belirleyen yerel düzenleyici kanuna aşina olması gerekiyor. Bu aynı zamanda Rus iş kanununun gerekliliklerini de karşılamaktadır: İş Kanunu'nun 22. Maddesine göre, işveren, imza sonrasında çalışanları iş faaliyetleriyle doğrudan ilgili olarak kabul edilen yerel düzenlemeler hakkında bilgilendirmekle yükümlüdür. İdeal olarak, işverenin yazışmalarını kurumsal e-posta adresinden takip etmesi için çalışanın yazılı onayını almak da daha iyidir. Örneğin böyle bir koşul doğrudan iş sözleşmesine dahil edilebilir. Dikkat edin! Yazışmaların kontrolü ticari sırların ifşa edilmediğini ancak diğer ihlallerin (örneğin karşı tarafla yanlış iletişim) ortaya çıktığını ortaya çıkarırsa, bu durum disiplin yaptırımı uygulanmasının temeli olabilir. Bunun için gerekli bir koşul: Çalışanın ihlal ettiği görevin, iş tanımında, işiyle ilgili yerel düzenlemelerde vb. belirtilen iş görevlerinde yer alması gerekir. İhlallerin tekrarlanması durumunda, Rusya Federasyonu İş Kanunu'nun 81. maddesinin 5. paragrafı uyarınca işten çıkarılma mümkündür. Kurumsal e-postayı kontrol etme hakkına ilişkin ifadeler Çalışanların e-posta yazışmaları üzerinde işveren kontrolüne ilişkin hükümler, yapısal olarak iç çalışma düzenlemelerinin farklı bölümlerine "dağıtılmış" olabilir. Örneğin, aşağıdaki gibi formüle edilebilirler:- “Çalışanlar, iş görevlerinin yerine getirilmesi için işveren tarafından kendilerine tahsis edilen kişisel bilgisayarların (masaüstü ve dizüstü bilgisayarlar), tablet cihazların, cep telefonlarının, İnternet erişimine sahip diğer teknik cihazların ve oluşturulan kişisel kurumsal e-posta adreslerinin olduğunu kabul eder. işveren tarafından çalışanlara yönelik bilgiler, yalnızca çalışma niteliğindeki bilgilerin alınması ve iletilmesi için kullanılmalıdır. Listelenen fonların kişisel amaçlarla kullanılmasına izin verilmez."
- “İşverenin, internette çalışanlar tarafından görüntülenen web sayfaları hakkındaki bilgilere ve ayrıca kurumsal e-posta kanalı aracılığıyla gönderilen ve alınan mesajların (e-postaların) içeriğine erişme hakkı vardır. Böyle bir hakkın kullanılması aşağıdakilerin izlenmesi amacıyla mümkündür: İnternet kullanımının geçerliliği, bu eylemlerin üretim ihtiyaçlarına uygunluğu; yüklenicilerle iletişim kurarken çalışanın şirketin etik standartlarına uygunluğunu izlemek; Gönderilen mesajlarda gizli bilgilerin bulunmaması vb. nedeniyle.”
