Mektup örneği nasıl yazılır? İş mektupları

16Nisan

Merhaba! Bu yazımızda iş mektuplarından bahsedeceğiz.

Bugün öğreneceksiniz:

1. Ticari yazışmalar neden alaka düzeyini kaybetmedi;
2. Ne tür iş mektupları vardır ve nasıl biçimlendirilirler;
3. Doğru nasıl yazılır iş mektubu.

Artık pencerelerimizin dışında yüksek teknolojinin ve internetin zamanı var. Ancak ticari yazışmalar önemini ve güncelliğini kaybetmedi, sadece diğer medyalara taşındı. Bugün iş mektuplarını oluşturabilmenin ve biçimlendirebilmenin neden önemli olduğunu konuşalım.

Neden iş yazışmalarına ihtiyacınız var?

Her şeyden önce bu, çalışanlarla veya iş ortaklarıyla görüş, öneri ve düşünce alışverişinde bulunma fırsatıdır. Yazışmaların yardımıyla şikayetleri, talepleri bildirirler ve şirketler arasındaki yanlış anlamaları açıklığa kavuştururlar.

Ticari yazışmalar resmi yazışma türlerinden biridir.

İş mektupları ve diğerleri arasındaki farklar

Temel farklar aşağıdaki gibidir:

• Sunum stilleri;
• Duyguların net bir şekilde ifade edilmesine izin vermeyen kelime dağarcığı;
• Şirketin resmi antetli kağıdına yazılmıştır;
• Yazı tipi çok küçük değil ama büyük de değil ve metnin tamamında aynı;
• Nadiren 1 sayfadan fazla yer kaplar;
• Sıkı resmi emir-komuta zincirinin varlığı.

İş mektubu türleri

Tüm iş mektupları birkaç gruba ayrılabilir. Her biri üzerinde daha ayrıntılı olarak duracağız ve kısa bir açıklama yapacağız.

Cevaplanması gerekmeyen mektuplar.

• Teminat mektubu;
• Eşlik eden;
• Bilgilendirici;
• Uyarı mektubu;
• Hatırlatma mektubu.

Yanıt gerektiren mektuplar.

• Çekici;
• Teklif;
• Rica etmek;
• Gereklilik;
• Dilekçe.

Ticari olmayan mektuplar.

• Davet mektubu;
• Taziye mektupları;
• Minnettarlığı ifade eden mektuplar;
• Bir şey hakkında bilgi veren mektuplar;
• Tavsiye içeren mektuplar;
• Teminat mektupları;
• Malların alındığını, hizmetin verildiğini vb. teyit eden mektuplar;
• Çeşitli vesilelerle tebrik mektupları;
• Talep mektubu;
• Talimat mektupları;
• Mektupları kapsayan.

Ticari mektuplar.

Genellikle bir anlaşmaya varılmadan önce ve sözleşmenin geçerliliği sırasında kullanılırlar.

Bunlar şunları içerir:

• Sorulara yanıt veren mektuplar;
• Doğrudan talep;
• - bir işlem yapılmasının veya bir anlaşma yapılmasının teklif edildiği bir mektup;
• İddia;
• Hatırlatma;
• Sözleşmelerin feshi veya yükümlülüklerin yerine getirilmesi vb. hakkında uyarı içeren bir mektup.

Yapısına göre sınıflandırmadan bahsedecek olursak 2 tür iş mektubu vardır:

• Yazarın metnini içeren ve serbest biçimde yazılmış;
• Katı bir kalıba göre derlenmiştir.

Muhatap tarafından.

• Genelge – birden fazla muhataba gönderilen bir mektup;
• Normal – bir kişi adına tek bir alıcıya gönderilen;
• Toplu – tek bir alıcıya, ancak birden fazla kişiden gönderilir.

Mektuplar ayrıca gönderildikleri forma göre de bölünmüştür:

• Faks mesajı olarak gönderildi;
• E-postayla gönderildi;
• Normal zarflarla gönderilenler.

Etik nedenlerden ötürü daktiloyla değil elle yazılması gereken mektup türleri vardır. Bu taziye ve tebrikler için de geçerlidir.

Doğru tasarımın sırları

Mektubun metni giriş, ana ve son bölümlere ayrılmıştır. Mantıksal olarak birbirlerine bağlıdırlar. Giriş kısmı mektubun oluşmasına yol açan koşulları içerir ve ana kısım içeriğin kendisini temsil eder. Son bölüm ise talep, ret vb. ifade eden sonuçları özetlemektedir.

Genel olarak, tüm sorumluluğu taşıyan ticari yazışmalara sanat denilebilir, çünkü tüm gerekliliklere uygun olarak bunu doğru bir şekilde nasıl yürüteceğinizi öğrenmek gerekir. Sonuçta, çoğu zaman yalnızca bilgilerin açıkça sunulduğunu düşünürüz ve mektubun şirketin yüzü olarak değerlendirilebileceğini unuturuz.

Stilistik.

Her mektup, resmi belgelerin konuşma özelliklerini kullanarak katı bir iş tarzında tutulur.

Bilgi sunumu için gereklilikler.

Mektupta yer alan tüm bilgiler şu şekilde sunulmaktadır:

• Belirli bir kişiye yönelik, hitap edilen;
• Tüm bilgiler yazılma tarihi itibariyle güncel olmalıdır;
• Güvenilir;
• Tarafsız olarak;
• Gerekçeli;
• Mümkün olduğu kadar eksiksiz, böylece buna dayanarak bir karar verilebilsin.

Biçim.

Öncelikle mektup şirkete ait antetli kağıda hazırlanır.

• İş mektubu yazmak için A4 boyutunda sayfalar kullanılır;
• Bir süre sonra dosyaya gönderilecekleri için formun sol kenar boşluğu en az 3 cm olmalıdır;
• Şirketin adı, yasal ve gerçek adresi ve e-posta adresi belirtilir;
• 12 boyutunda standart Times New Roman yazı tipini kullanmak daha iyidir. En uygun olanıdır ve okunması kolaydır;
• Antetli kağıt kullanmadan iş mektupları hazırlamanıza izin verilir, ancak yine de formdaki bilgileri vermeniz gerekir.

Mektup, finansla ilgili büyük işlemler veya başka nitelikteki gizli bilgilerle ilgiliyse, bu tür mektupların faksla veya elektronik olarak gönderilmesi önerilmez. Normal bir kağıt zarfta eski usul daha iyi.

Numaralama.

Mektup birkaç sayfadan oluşuyorsa ikinciden başlayarak numaralandırılır. Rakamlar ortada üstte Arap rakamlarıyla işaretlenmiştir. Sayının yanında nokta yok.

Parçalara bölme.

Bu, mektubu paragraflara bölmek anlamına gelir. Metin sürekli bir akış halinde akmamalıdır, aksi takdirde algılanmayacaktır. Paragraflara bölme sayesinde bir düşüncenin nerede bitip diğerinin nerede başladığını görebilirsiniz.

Düzeltmelerin kullanılabilirliği.

Düzeltmelere, yazım hatalarına veya silmelere izin verilmesi önerilmez. Harf doğru yazılmalı ve metin 1,5 – 2 aralıklarla basılmalıdır.

Detaylar kullanıldı.

Bunlardan biraz daha önce kısaca bahsettiğimiz için yalnızca ana olanları göstereceğiz:

• İşletme devlete aitse, Rusya Federasyonu Arması kullanılır. Resmi formun ortasında yer alır;
• Tam şirket adı;
• Faks ve telefon numaraları;
• Banka hesabı numarası;
• Muhatap - ve alıcı şirketin adı aday durumda kullanılır; alıcının konumunu ve soyadını belirtmek için datif durumu kullanın;
• Eğer muhatap varsa akademik derece veya unvanı, kişinin soyadından önce belirtin;
• Tüm ayrıntılar yeni bir satıra ve büyük harfle yazılır.

Toplantı sonrası iş mektubu

harcadın iş görüşmesi için bazı umutlar var. Bunu bir mektuba nasıl yansıtacağımızı daha ayrıntılı olarak tartışacağız.

1. Öncelikle mektubun başında, toplantının üzerinden birkaç gün geçmiş olsa bile potansiyel partnerinizle iletişiminizin tarih ve saatine bakın.
2. Hatalardan veya aşırı karmaşık ifadelerden kaçının: Mektubu kısa ve net tutun, ancak alıcının onu okumak isteyeceği bir şekilde yazın.
3. Konuşmanın neyle ilgili olduğunu belirtin. Örneğin: " Venedik tarzı bir vazonun ne kadara mal olacağını tartıştık.”
4. Mektubu alan kişinin toplantı konusuna ilişkin görüşünü ifade ettiğinden emin olun.
5. Telefonla iletişim kurabileceğiniz veya yüz yüze buluşabileceğiniz bir zamanı belirtin.
6. Alıcıya onunla çalışmayı sabırsızlıkla beklediğinizi bildirin: " Sizinle gelecekteki iş ilişkilerini sabırsızlıkla bekliyorum«.
7. Mektubunuzu aşağıdaki veya benzer bir ifadeyle bitirin: " İLE En içten dileklerimle sana...».

Elektronik iş mektupları

Tasarımlarının gerekliliklerini göz ardı etmek imkansızdır, çünkü artık giderek daha fazla mektup kağıt yerine elektronik biçimde yayınlanmaktadır. Sonuçta 21. yüzyıldayız.

Elektronik iş mektubu hazırlamak zor değildir; biçimlendirme gereklilikleri geleneksel mektuplarla aynıdır. Tek şey, böyle bir mektubun her zaman bir başlığa (veya konu satırına) sahip olması gerektiğidir, böylece belge akışında kaybolmaz.

Ayrıca böyle bir mektuba cevap verildiğinde mektubun konusunu değiştirmemek daha iyidir, böylece çok sayıda e-posta alırsanız ne söylendiğini hızlı bir şekilde anlayacaksınız.

Ayrıca bu tür mektuplara ek oluştururken son teknoloji ürünü yazılımlar kullanmamalısınız; alıcınızda da aynı şeyin olması bir gerçek değildir. Eğer orada değilse, mektup açılmayacaktır.

Elektronik olarak bir iş mektubu yazarken ifadeleri kullanmayın. Teknoloji harikadır, ancak yazarken iş gibi kullanın.

Bir mektuba cevap vermek için son tarih nedir?

Mektup yanıt gerektiren olarak sınıflandırılmışsa, ne zaman yanıt verileceği mektupta yer alan bilgilere bağlıdır:

• Bir talep alırsanız lütfen talebin alındıktan sonraki üç gün içinde alındığını onaylayın. Ve nihai cevap bir ay içinde verilebilir;
• Taziyeden bahsediyorsak, üzücü olayın yaşanmasından sonraki on gün içinde gönderilebilir;
• Özel tarihi öğrendiğiniz andan itibaren 8 gün içerisinde tebrik göndermek caizdir;
• hakkında konuşursak Genel kurallar görgü, o zaman mektuplara yedi gün içinde yanıt vermek daha iyidir.

Bir iş mektubu nasıl yazılır: karmaşık şeyler hakkında basit bir dille

İş mektubu ile kişisel yazışmalar arasındaki farkı ayırt edin. Zaten bugün bu farklılıkların ne olduğunu defalarca konuştuk, bunları unutmamak lazım. Şimdi adım adım mektup yazmaya bakalım.

1. Aşama. Muhatabı belirtiyoruz.

Formun sağ üst köşesine mektubu göndereceğimiz kişinin soyadını, adının baş harflerini ve pozisyonunu yazıyoruz. Muhatap bir kuruluş ise yasal adresini belirtin.

2. aşama. Çekici.

Formun ortasına yerleştiriyoruz. Kısaltma veya silinti olmadan saygılı bir şekilde gerçekleştirilir.

Örnek: Sevgili (isim, soyadı)! Ayrıca muhataba konumu belirtilerek hitap edilebilir. Ancak bir kişiye ismiyle hitap etmek psikolojik stresi azaltır ve iş ilişkisinin istikrarlı ve yerleşik olduğunu gösterir.

Sahne 3. Amaç beyanı.

Mektubun amacını, özünü ve ana fikirlerini açıklayın. Bu kısım asıl kısımdır. Ne söylemek istediğinizi, itirazınızın sebebinin ne olduğunu yazın. Ancak resmi ve tarafsız tarzı unutmayın.

Aşama 4. Öneri ve önerilerde bulunmak.

Hemen hemen her iş mektubu, muhatabın ona yanıt vereceğini ima eder. Bu genellikle yalnızca bilgilendirme niteliğindeki mektuplar için gerekli değildir. Bu nedenle sadece sorunu tanımlamakla kalmayın, aynı zamanda nasıl çözülebileceğini de önerin.

Şikayette bulunursanız belirli önlemlerin alınmasını isteyin; işbirliği yapmayı teklif ederseniz hangi seçeneklerin mevcut olduğunu bize bildirin.

Basitçe söylemek gerekirse, mektubu alan kişinin yalnızca kendisinden bir şey istediğini değil, aynı zamanda bunun nasıl başarılabileceğini de anlaması gerekir.

Bir iş mektubu nasıl sonlandırılır

Bir iş mektubu mükemmel bir şekilde yazılmalıdır. Yazım kurallarına uyulmaması şirketin bir bütün olarak itibarını olumsuz yönde etkileyebilir. Bu nedenle şimdi bir iş mektubunun son bölümünün tasarımı üzerinde daha ayrıntılı durmayı öneriyoruz.

Mektubun sonunda daha önce tartışılan her şeyi özetleyin. Ancak sonuçlarınızı 10 cümleye kadar genişletmemelisiniz; sonuçta iş mektuplarında kısalık ve özlülüğe değer verilir. Kendinizi basit ifadelerle sınırlamak daha iyidir.

Sonu 2 göstergeye dayandıracağız: Mümkün olduğunca kibar ve doğru olmalıdır. Nasıl inşa edileceğine dair farklı seçenekler var.

İşte bazı örnekler:

• İlginiz veya yardımınız için teşekkür ederiz: Teşekkür ederim! (Teşekkür etmeme izin verin...);
• Geleceğe dair umutlarınızı ifade edin: Karşılıklı yarar sağlayan işbirliğini umuyoruz (Yakın gelecekte bir yanıt almayı umuyoruz...);
• Muhatabı bir konuda temin etmek için bir cümle oluşturabilirsiniz: Sizinle işbirliği yapmaktan memnuniyet duyarız;
• Bir talepte bulunun: Sonuçları bildirmenizi rica ediyoruz;
• Oluşan herhangi bir rahatsızlıktan dolayı özür dileriz: Malzemenin ödemesindeki beklenmedik gecikmeden dolayı özür dilerim.

Alıcıya nasıl veda edilir?

Yazışmanın resmi olmasına rağmen farklı şekillerde veda edebilirsiniz.

İşte birkaç seçenek:

• Saygılarımla...;
• Başarılar dileği ile...;
• En içten dileklerimle…

Doğru şekilde imzalıyoruz.

Mektubu imzalarken pozisyonunuzu, adınızı ve soyadınızı belirtin. Aşağıdaki gibi bir ifadenin uygunluğundan şüphe duyuyorsanız: " Saygılarımla" - sadece kullanmayın.

İmzada kişilerinizi, ek telefon numaranızı veya e-posta adresinizi belirtebilirsiniz, böylece alıcıya onunla iletişim kurmaya ve işbirliği yapmaya hazır olduğunuzu göstermiş olursunuz.

Yazımızın bundan sonraki bölümünde İngilizce iş mektuplarından bahsetmek istiyorum.

İngilizce iş mektupları

Bu tür mektupların düzenlenmesi için düzenlenmiş bir form yoktur. Her şey mektubun amacına ve muhatabının kim olduğuna bağlı olacaktır. İşte taslak hazırlamaya yönelik bazı kısa öneriler.

Yazılma tarihi.

ABD'de yazıyorsak, tarihi belirtirken önce ayı, sonra günü ve ardından yılı koyarız. İngiltere'ye ise tarih Rusya Federasyonu'ndaki gibi girilir. Bu durumda karışıklığı önlemek için ayı harflerle yazın.

Alıcı ayrıntıları.

• Bir erkeğe yazarsanız onunla şu şekilde iletişime geçin: Bay (soyadı giriniz);
• Evli bir kadın ise: Bayan (soyadı giriniz);
• Evli olmayan bir bayana: Bayan (soyadınızı belirtin);
• Hanımın durumunu bilmiyorsanız: Bayan (soyadı giriniz).

Adresin belirtilmesi.

Sıralama, Rusya Federasyonu'nda kabul edilenin tam tersidir: ofis, ev numarası, sokak adı, posta kodu, eyalet adı (ABD'de yazıyorsa), ilçe adı ve ülke adı (Birleşik Krallık'ta yazıyorsa).

Alıcıyla nasıl iletişime geçilir?

Standart aramalar:

• Sevgili Bayan;
• Sayın Bay;
• Sevgili Bay veya Bayan;
• Sevgili hanımefendi;
• Canım.

Adresten sonra virgül (İngiltere'ye yazıyorsa) veya iki nokta üst üste (ABD'ye yazıyorsa) koyarız. Ünlem işareti Yerleştirilmesi kabul edilmez.

Ders.

Mektubun konusunu tıpkı Rusya Federasyonu'nda olduğu gibi belirttiğinizden emin olun.

Ana yazı.

Paragraflara bölün. Veya her cümleyi yeni bir satıra yazın.

Nasıl elveda denir.

Örneğin şöyle: “ Yardımınız için teşekkür ederiz, gerçekten Sizin olarak kalıyoruz"– Teşekkür ederim sadık dostum... ama daha az resmi olabilir.

İmza kaydı.

Veda paragrafının altına imzamızı atıyoruz, adımızı, soyadımızı, şirket adımızı ve pozisyonumuzu belirtiyoruz.

Uygulamaların tasarımı.

Herhangi bir belge ekliyorsanız, lütfen bunu mektubun sonunda belirtin: " Enc.” ve uygulamaları listeleyin.

Büyük harfle ne yazılır?

• Soyadı ve baş harfleri;
• Şirket isimleri;
• Şehirlerin, eyaletlerin vb. adları;
• Tutulan pozisyonu belirten herhangi bir kelime;
• Vedanın ilk sözleri;
• Adresler açılıyor.

Konuşmayı bitirmeden önce, Rusça ve İngilizce iş mektuplarından bazı örnekleri burada bulabilirsiniz.

Rusça ve İngilizce iş mektubu örnekleri

Çözüm

Özetlemek gerekirse, iş mektubunun her türlü faaliyet alanında bir iletişim aracı olduğunu söylemek isterim. Doğru yazılırsa firmanızı kesinlikle olumlu bir şekilde sunacaktır.

Öte yandan özensiz ve hatalı yazılmış bir mektup, en umut verici işi tamamen yok edebilir. Harfleri doğru yazın ve bunu nasıl yapacağınızı anlatmaya çalıştık.

Ticari belge akışında, ikinci tarafın rızasının alınması veya ondan belirli bir hizmet alınması gerektiğinde talep mektubu formatı çok sık kullanılır. Hazır numuneler ve örnekler farklı durumlar, bu tür mektupları oluşturma kurallarının yanı sıra bu makalede bulacaksınız.

Bir talep mektubu hazırlama geleneği ve kuralları yalnızca pratik belge yönetiminde gelişmiştir - yani. Yasama düzeyinde onaylanmış herhangi bir form veya talimat bulunmamaktadır. Ancak, Genel görünüm aşağıdaki yapı takip edilmelidir:

1. Her zamanki gibi, önce gönderen kuruluşun tam adını ve ilgili iletişim bilgilerini, ayrıca belirli bir çalışanın adını (genellikle şirketin yöneticisi) ve alıcının adını gösteren "başlık" doldurulur. organizasyon.
2. Bunu, durumun açıklamasından ve talebin gerekçesinden oluşan metnin kendisi takip etmektedir. Metin mümkün olduğu kadar kısa olmalıdır; genellikle 1-2 paragraf yeterlidir. Muhatabınızın itirazınızın özünü açıkça anlayabilmesi için talebinizi özel ve net bir şekilde belirtmeniz önemlidir.
3. Bunu imza, imza metni ve derleme tarihi takip eder.

Böylece, bu tür belgeler için standart versiyona göre hazırlanmıştır - form aşağıda verilmiştir.

Bitmiş örnek örnek olarak kullanılabilir.

NOT. Belgenin başlığının belirtilmesi veya belirtilmemesi (yani ortasına “Talep Mektubu” yazılması) kararı gönderenin kendisi tarafından verilmektedir. Tipik olarak bu, belgenin niteliğini ve bir şirketin diğerinden elde etmeye çalıştığı amacı vurgulamanın uygun olduğu durumlarda gereklidir.

Çünkü bu durumda Hakkında konuşuyoruz Bir şirketin ortağından bir iyilik, hatta imtiyaz beklediğine göre mektubun yazımı, tasarımı ve hatta gönderilmesi elbette çok ciddiye alınmalıdır. Herhangi bir ayrıntı bir izlenim yaratabilir, bu nedenle görünüşte önemsiz nüansları bile hesaba katmak daha iyidir:

1. Her şeyden önce, fiziksel posta - normal Rus Postası veya daha da iyisi, yazışmaları kapıdan kapıya ve çok daha hızlı bir şekilde teslim eden özel bir kuruluş kullanarak göndermek daha iyidir. Elektronik formdaki veya faks yoluyla gönderilen bir mesaj genellikle spam gibi kişisel olmayan bir şekilde algılanır.
2. Ayrıca fiziksel yöntem belge yürütme (yani her zamanki gibi) postalama) daha pahalı kağıt, zarf, pul ve diğer tasarım araçları nedeniyle olumlu bir izlenim bırakmanıza olanak tanır.
3. Metni yazmak için her zaman bir şirketin antetli kağıdı seçilir - bu, talebi daha resmi hale getirmenize olanak tanır.
4. Metinde bariz din adamlarından kaçınmak daha iyidir - ör. İş ortamında yaygın olarak kullanılan sabit kelimeler ve ifadeler. Kelimenin tam anlamıyla anlatıyı “kurutuyorlar” ve genel olarak olumsuz bir izlenim bırakıyorlar. Bunlar kolayca daha orijinal seçeneklerle değiştirilebilir - örneğin, "Lütfen dikkate alın" ile "Bu sorunun çözümünde anlayışınızı ve yardımınızı umuyorum."
5. Son olarak, genel olarak geleneklere bağlı kalmaya değer İş yazışmaları yani metin ağırlıklı olarak yazılmıştır resmi iş tarzı. Hiçbir lirik ara söz, aşırı karmaşık sözdizimsel yapılar veya belirsiz (anlam açısından) ifadeler olmamalıdır. Mesajın muhatap açısından hem anlama açısından hem de psikolojik açıdan çok kolay algılanabilmesine dikkat edilmelidir.

TAVSİYE. Metni elle yazmak mümkünse bu yöntemi kullanmak daha iyidir. El yazısıyla yazılmış bir mektup onu herkesten farklı kılar. Ancak yazıyı kaligrafi tekniklerini bilen bir uzmana emanet etmek daha iyidir.

Çeşitler

Özel duruma bağlı olarak farklı harf seçenekleri vardır. Taleplerin çoğu mali konularla ilgilidir; örneğin indirim yapılması, bir hizmet için yapılan ödemenin azaltılması veya ertelenmesi. Talep mektuplarının az bir kısmı diğer bazı sorunların çözümünde yardıma ayrılmıştır. En yaygın vakalar ve hazır mektup örnekleri aşağıda tartışılmaktadır.

Fon tahsisi hakkında

Hayır amaçlı dahi olsa para tahsis edilmesi talebi oldukça ciddi bir taleptir. Bu nedenle, düzenleme yaparken durumu olabildiğince spesifik olarak tanımlamak ve ayrıca paranın tam olarak ne için gerekli olduğunu ve hangi nedenle başka bir kaynaktan alınamayacağını açıkça belirtmek önemlidir.

Derleme yaparken bu örneği temel olarak kullanabilirsiniz.

NPO "Gökkuşağı"ndan

Yasama Meclisi Yardımcısı

St.Petersburg Miloshnikov I.N.

Sevgili Ilya Nikolaevich! Yönetmen sizi karşılıyor kar amacı gütmeyen kuruluş Gökkuşağı". Kuruluşumuz 2012 yılında kurulmuş olup, bu yıllar boyunca sürekli olarak hizmet vermektedir. finansal asistan acı çeken çocuklar akut formlar lösemi. Faaliyetimizin ana yönü ilgili satın almadır ilaçlar ve karmaşık operasyonları yürütmek.

Tüm bu yıllar boyunca faaliyetlerimizin ana finansman kaynağı LLC “...” kuruluşuydu. Ancak 2017 yılının Nisan ayında finansman hacimleri keskin bir şekilde azaldı ve şu an hayırseverlik faaliyetlerini aynı hacimde yürütemeyiz.

Verilerimize göre fonun yıllık bütçesi, özel bağışlar da dikkate alındığında 10 milyon ruble olmalıdır. Dolayısıyla finansmanın sona ermesi nedeniyle 8 milyon ruble tutarındaki farkın kapatılması gerekiyor. yıllık. Sponsor buldukça yardımınızı umuyoruz şu anda mümkün görünmüyor.

Saygılarımla, Svetozarov V.K.

Malların teslimi hakkında

Burada ilginizi ve işbirliği yapma isteğinizi göstermeniz önemlidir. Bu nedenle bulmamız gerekiyor Doğru kelimeler böylece muhatap güven aşılanır ve uygun bir karar verir. Bu örneği temel alabilirsiniz.

LLC Genel Müdürü "..."

Nekrasov N.K.

LLC'nin müdüründen "..."

Elizarova V.M.

Selamlar Nikolai Konstantinovich! Bölgesel sergide tarım Bu yılın mayıs ayında gerçekleşen fuarda firmamız, tarafınızca teklif edilen makine ve ekipman numuneleriyle ilgilenmeye başladı.

Deneme amaçlı bir ürün partisi teslim ederek sizinle işbirliğine başlamak istiyoruz ( tam liste bu mektuba ayrı bir belge olarak eklenmiştir). Mal ve hizmetler için zamanında ödeme yapılmasını garanti ediyoruz. Uzun vadeli ve karşılıklı yarar sağlayan işbirliğine dair umudumuzu ifade ediyoruz.

İletişim bilgilerimiz:

Saygılarımla, Elizarov V.M.

İndirim sağlama hakkında

Şu anda, ekonomik koşullar birçok yönden kötüleştiğinden bu oldukça yaygın bir türdür. Deneyimler, karşı tarafı indirim sağlamaya ikna etmenin özellikle aşağıdaki durumlarda işe yaradığını göstermektedir:

• şirketler uzun süredir, örneğin bir yıldan fazla bir süredir işbirliği yapıyorsa;
• hemen satın alınırsa çok sayıda mal.

CEO'ya

LLC "Avantaj" Filippov G.V.

Veres LLC'nin yöneticisinden

Alexandrova K.N.

Merhaba Gennady Viktorovich. Şirketlerimizin 2 yılı aşkın bir süredir işbirliği içinde olduğunu belirtmekten memnuniyet duyuyoruz. Sizlere her zaman şükranlarımızı sunuyoruz yüksek kalite Hizmetlerinizin yanı sıra bir dizi güncel sorunun çözümünde yardım için.

Bunun sizin için bir sır olmadığına inanıyoruz Geçen sene Pazar alanımızdaki ekonomik durum önemli ölçüde kötüleşti. Ne yazık ki şu anda, üç aylık kârlardaki düşüşe bağlı olarak belirli bir gelir eksikliği yaşıyoruz.

Bu koşullarla bağlantılı olarak, bir sonraki 2018 takvim yılında sağlanacak hizmetlerde %10'luk bir indirim yapılmasına ilişkin anlayış ve onayınızı umuyoruz. Elbette böyle bir önlem geçicidir ve gelecekte tam işbirliği yapmaya kararlıyız. karşılıklı yarar sağlayan koşullar Ekonomik durumun istikrara kavuşması durumunda.

Saygılarımla, Alexandrov K.N.

Kira indirimi hakkında

Bu durumda mektuptaki talebinizin gerekçesi önceki örnekte tartışılanla yaklaşık olarak aynı olacaktır.

CEO'ya

LLC "Avantaj" Filippov G.V.

Veres LLC'nin yöneticisinden

Alexandrova K.N.

Merhaba Gennady Viktorovich. Şirketimiz 2016 yılında sona eren mali yılda beklentilerin %10 üzerinde zarar yaşadı. Şirketimizin etkilendiğini kabul etmek zorunda kalıyoruz Finansal Kriz. Bu, müşteri akışında sahiplerin %15-20'sinin azaldığına yansıyor.

Bu bağlamda, sözleşmenizin kirada %10 indirim sağlamasını umuyoruz. Oldukça büyük kiracılar olduğumuzu ve aynı zamanda beş yıllık işbirliğimizin tamamı boyunca ödemede tek bir gecikmeye izin vermediğimizi ve ayrıca sözleşmenin diğer tüm şartlarını da yerine getirdiğimizi lütfen unutmayın. Bu önlemin geçici olduğu gerçeğinden yola çıkıyoruz, dolayısıyla piyasa durumu istikrara kavuştuğunda ücretin tamamını ödemeye devam etmeye hazırız.

Saygılarımla, Alexandrov K.N.

Ertelenmiş ödeme hakkında

Bu durumda ödemeyi gerçekten zamanında yapmadığınızı kabul etmeniz ve nedenini detaylı bir şekilde açıklamanız önemlidir. Elbette tutarın tamamının geri ödeme koşullarını doğru bir şekilde belirtmeniz gerekiyor.

LLC "Gruzodar" Direktörüne

Vakulov N.Yu.

Parabolia LLC'nin yöneticisinden

Aksakova T.G.

Merhaba sevgili Nikolai Yurievich. Eylül 2017'de hizmetleriniz için 100.000 ruble tutarındaki bir sonraki ödemeyi ödemedik. Ödeme yapmanın imkansızlığını bir ay önceden size resmi olarak bildirdik. Şu anda şirketin ödeme yapacak fon bulduğunu açıklığa kavuşturuyoruz. Sizden iki aylık bir taksit planı sunmanızı rica ediyoruz: Ekim ve Kasım (her biri 50.000 ruble).

Mali yükümlülüklerimizden ve borçlarımızdan kaçınmıyoruz ve 3 yıllık işbirliğimiz boyunca sözleşmeyi hiçbir zaman ihlal etmediğimize dikkatinizi çekiyoruz. Anlayışınızı umuyoruz ve karşılıklı yarar sağlayan işbirliğinin devamını sabırsızlıkla bekliyoruz.

Saygılarımızla, Aksakov T.G.

Lütfen başka bir şirket için ödeme yapın

Bu tür talepler, bir şirketin başka bir şirketin mali yükümlülüklerini belirli koşullar altında yerine getirmeyi taahhüt ettiği durumlarda ortaya çıkabilir. Örnek olarak bu şablonu kullanabilirsiniz.

IP Blagodarova A.K.

IP Inina A.A.'dan

Merhaba sevgili Anatoly Konstantinovich. Bildiğiniz gibi bana 100.000 ruble tutarında borcunuz var. Geçtiğimiz mali yılda 3 şirkete 50.000 ruble tutarında borçlandım. Borcumu tamamen ödemenizi öneririm. Kendi adıma 6 ay süreyle borcunuzun tamamına taksit imkanı sağlanmasını garanti ediyorum.

Yönetmene yazılan mektup kısa ve öz olmalıdır. Çok sayfalı anlatımlar yazmamalısınız. Örnek mesajı bu bağlantıdan ücretsiz olarak indirebilirsiniz.

Yönetmene mektup kurumların farklı içerikleri olabilir. Karşı taraflardan gelen iş talepleri, kuruluş çalışanlarının yöneticilere yazılı olan yerel mesajları, telefon görüşmelerinden ve sözlü görüşmelerden daha etkilidir. Kağıt üzerindeki bilgi kaynağı, yöneticilerin masalarında, şirket arşivlerinde saklanır ve bir gün talep görür.Talep şablonu doğrudan bağlantı üzerinden ücretsiz olarak indirilebilir.

Yönetmene yazılan mektup kısa, açık ve anlamlı olmalıdır. Çok hacimli metinler veya çok sayfalı yeniden anlatımlar yazmamalısınız. Bunun istisnası iddialardır. Kimse sıradan tekliflerle ve düzenli kitapçıklarla ilgilenmiyor. Yönetmene yapılan itiraza benzersizlik kazandırılmalı, ana öz birkaç satırda vurgulanmalıdır. İçeriği yazdıktan sonra hazırlık yapmalısınız. Daha fazla gelişme olaylar. Metne ilgi duyan bir kişi birçok soru soracaktır. Önceden hazırlanmış düşünceli cevaplar sunuma iyi bir katkı sağlayacak ve yazarın bu konudaki yetkinliğini vurgulayacaktır.

Yönetmene yazılan mektupta zorunlu noktalar

• Sağ üst kısımda yöneticinin pozisyonu ve tam adı belirtilerek muhatabın adı yazılır;
• Aşağıda kendi bilgileriniz ve iletişim telefon numaralarınız bulunmaktadır;
• Sayfanın ortasına, kibar ifadeler kullanılarak yönetmenin adı ve soyadına göre bir adres girilir;
• Giriş kısmı bir veya iki satırdan oluşur;
• Girişten sonra hemen anlatıma geçmeniz gerekiyor;
• İçeriğin her kelimesi defalarca düşünülmeli ve kontrol edilmelidir;
• Altta yazım tarihi, imza ve transkript yer alır;

1. Mektup, beyaz kağıda veya açık renkli kağıda A4 (210 x 297 mm) veya A5 (148 x 210 mm) formatında yazdırılır.

2. Sayfada en az şu alanlar bulunmalıdır:

20 mm - sol;

10 mm - sağ;

20 mm - üst;

20 mm - daha düşük.

Mektubun tarihi imzalandığı tarihtir. Tarih, Arap rakamlarıyla şu sırayla yazılır: ayın günü, ay, yıl. Ayın günü ve ay iki çift halinde düzenlenir Arap rakamları, bir noktayla ayrılmış; yıl - dört Arap rakamı.

4. Giden numara.

Mektubun kayıt (giden) numarası, isteğe bağlı olarak bir indeks (örneğin, yön başının baş harfleri) ile desteklenebilen seri numarasından oluşur. İki veya daha fazla bölüm tarafından ortaklaşa derlenen bir mektubun kayıt numarası, bu bölümlerin her birinin mektubunun kayıt numaralarından eğik çizgiyle ayrılmış olarak oluşur.

6. Muhatap

Alıcı kuruluşlar, bunların yapısal bölümleri, yetkililer veya bireyler olabilir. Bir yetkiliye mektup gönderilirken, adın baş harfleri soyadından ÖNCE belirtilir. Kuruluşun adı ve kuruluşu yapısal birim aday durumda belirtilir.

Örneğin:

LLC "Şirket "Adı"

Planlama Departmanı

Mektubun gönderildiği kişinin konumu aşağıda belirtilmiştir. dative durum, Örneğin:

CEO'ya

LLC "Şirket "Adı"

A.A. İvanov

LLC "Şirket "Adı"

Planlama Departmanı

B.B. Petrov

Mektup dörtten fazla muhatap içermemelidir. İkinci, üçüncü, dördüncü muhatapların önünde “Kopyala” kelimesi belirtilmez. Şu tarihte: Daha alıcılar mektubun posta listesini oluşturur.

"Alıcı" özelliği bir posta adresi içerebilir. Posta adresinin unsurları, posta hizmetlerinin sağlanmasına ilişkin kuralların belirlediği sırayla belirtilir.

Bir kuruluşa mektup gönderirken önce adını, ardından posta adresini belirtin. Örneğin:

LLC "Şirket "Adı"

Yaroslavsky Bulvarı, 12, Yaroslavl, 150001

Bir mektuba hitap ederken bir bireye alıcının soyadını ve adının baş harflerini, ardından posta adresini belirtin, Örneğin:

Sidorov V.V.

st. Svobody, 5, daire. 12,

Yaroslavl, 150000

7. Mektubun metni

Mektubun metni bir tablo, tutarlı bir metin veya bu yapıların bir kombinasyonu şeklinde hazırlanmıştır.

Tablonun sütunları ve satırları, yalın durumda bir isimle ifade edilen başlıklara sahip olmalıdır. Sütun ve satırların alt başlıkları başlıklarla tutarlı olmalıdır. Tablonun birden fazla sayfaya basılması durumunda tablonun sütunları numaralandırılmalı ve sonraki sayfalara yalnızca bu sütunların numaraları basılmalıdır.

Bağlantılı bir metin genellikle iki bölümden oluşur. İlk bölüm mektubu yazmanın nedenlerini, gerekçelerini, hedeflerini, ikinci (nihai) - kararları, sonuçları, talepleri, önerileri, tavsiyeleri belirtir. Metin son bir bölüm içerebilir (örneğin, açıklaması olmayan bir talep).

Diğer kuruluşların belgeleri esas alınarak hazırlanan mektup metninde bunların ayrıntıları belirtilir: belgenin adı, kuruluşun adı - belgenin yazarı, belgenin tarihi, belgenin kayıt numarası, unvanı Metin.

Mektupta aşağıdaki sunum biçimleri kullanılmıştır:

Birinci şahıs çoğul (“lütfen gönderin”, “değerlendirmeye gönderin”);

Birinci şahıs tekil (“Gerekli görüyorum”, “lütfen vurgulayın”);

Üçüncü tekil şahıs ( “toplum itiraz etmiyor”, “Name” LLC bunun mümkün olduğunu düşünüyor”).

8. Başvuru

Mektubun metninde adı geçen ekin varlığını belirten bir not düzenlenir Aşağıdaki şekilde:

Uygulama: 5 l için. 2 kopya halinde.

Mektubun metinde belirtilmeyen bir eki varsa, adını, sayfa sayısını ve kopya sayısını belirtin; birden fazla başvuru varsa numaralandırılır, Örneğin:

Ek: 1. 5 l için kira sözleşmesi. 2 kopya halinde.

2. 1 litre için devir ve kabul belgesi. 2 kopya halinde.

Başvurular ciltlenmişse sayfa sayısı belirtilmez.

Eki bulunan yazıya başka bir belgenin eklenmesi halinde, ekin varlığını belirten bir not düzenlenir. Aşağıdaki şekilde:

Ek: Rusya Federasyonu İçişleri Bakanlığı'nın 05.05.2007 N 02-6/172 tarihli yazısı ve eki, sadece 3 sayfa.

Başvurunun belgede belirtilen tüm adreslere gönderilmemesi durumunda, başvurunun uygunluğunu belirten bir not düzenlenir. Aşağıdaki şekilde:

Uygulama: 3 l için. 5 kopya halinde. yalnızca ilk adrese.

9. İmza

“İmza” detayı şunları içerir: mektubu imzalayan kişinin pozisyonunun başlığı (mektup antetli kağıda yazılmamışsa ve antetli kağıda hazırlanmış bir mektup için kısaltılmışsa dolu) ve imzanın transkripti ( adının baş harfleri, soyadı), Örneğin:

Bir mektup birden fazla görevli tarafından imzalandığında, imzaları, bulundukları pozisyona uygun sırayla alt alta konulur. Örneğin:

Bir belgenin eşit konumdaki birden fazla kişi tarafından imzalanması sırasında imzaların aynı seviyede olması, Örneğin:

10. Yazdır

Mühür baskısı imzanın gerçekliğini tasdik eder resmi Kişilerin haklarını onaylayan belgelerde, FİNANSAL fonlarla ilgili gerçeklerin kaydedilmesinde ve ayrıca orijinal imzanın onaylanmasını SAĞLAYAN diğer belgelerde.

11. Sanatçı

Vasiye ilişkin işaret, belgeyi icra edenin adının baş harflerini, soyadını ve telefon numarasını içerir. Belgenin son sayfasının ön veya arka yüzüne, sol alt köşeye, icracı hakkında bir işaret konulur, Örneğin:

Son yıllarda herhangi bir iş alanının ayrılmaz bir parçası haline geldi. Belge uzmanları, sözleşmelerin, kanunların ve eklerin hazırlanmasının yanı sıra, çeşitli itiraz ve mektupların hazırlanmasıyla da ilgilenmektedir. Yasama düzeyinde, tasarımlarının ilkeleri ve genel şablonu elbette tanımlanmamıştır. Böyle bir durumda şu soru ortaya çıkıyor: "Şu veya bu yasal olarak zayıf ancak iş belgesi nasıl doğru şekilde hazırlanır?" Bunun cevabı son derece basittir ve bu tür evrakların ofis işlerinde genel kabul görmüş standartlara göre hazırlanmasına bağlıdır.

Bugün kaynağımız resmi bir mektup yazmanın ilkelerini ve bu belgenin özelliklerini dikkate almaya karar verdi. Özetlenen konuya ilişkin bilgileri ve makalenin şablonunu aşağıda bulabilirsiniz.

Resmi veya modern işletmenin ofis işleri alanındaki temel belge türlerinden biridir. Mümkün olan en basit şekilde uygulanan, ancak tüm kural ve düzenlemelere uygun olarak bilgi aktarmanın evrensel bir yoludur. iş ilişkileri.

Doğal olarak resmi mektuplarda sunulan bilgiler eğlendirici nitelikte değildir. Bu tür yazılar kısmen reklam amaçlı, bilgilendirici ve diğerleri gibi davetler olabilir, ancak hiçbir durumda eğlenceli olmayabilir.

Resmi bir mektup ile normal bir mektup arasında birçok fark vardır. Ana şey amaçtır. Bir iş belgesinin her zaman muhatabına gönderilmesi veya iletilmesi gibi kesin bir amacı varsa, o zaman normal mektuplar genellikle "iletişim amacıyla iletişim" için kullanılır. Ayrıca iş mesajları:

• anonim değildirler - her zaman gönderen ve alıcı hakkında bilgi sahibidirler
• temsil ettiği belirli bir kişi veya kuruluş veya dernek adına yazılmıştır
• (gönderenin damgası varsa)
• ofis işlerinde genel kabul görmüş kurallara göre derlenmiştir
• daha önce de belirtildiği gibi eğlenceli olamaz

Resmi bir mektup ile normal bir mesaj arasındaki isteğe bağlı ama aynı zamanda ortak bir fark, ilkinin şirketin antetli kağıdına yazılmış olmasıdır. Bu yaklaşım çekiciliği sağlar en yüksek seviye sağlamlık ve genellikle iş durumunu gösterir.

Belgenin ayrıntıları ve genel içeriği hakkında birkaç kelime

Resmi mektuplar çeşitli nedenlerle düzenlenmekte ve bunun sonucunda içerikleri de doğal olarak değişmektedir. Buna rağmen iş mesajlarının genel yapısı ortadan kaldırılamaz. Büro işleri alanında doğru olarak tanımlanan, tartışmaya konu olmayan ve ilgili belgeler için temel gereklilikleri oluşturan şey budur. Resmi bir mektubun tipik ayrıntıları şunları içerir:

• gönderen şirketin tam adı veya belirli bir vatandaşın tam adı
• kontrol noktası, kontrol noktası ve OKUD hakkında bilgi (kuruluşlar için)
• gönderenin adresi ve olası tüm kişileri
• muhatap hakkında benzer bilgiler
• mesajın özü
• kompozisyon tarihi
• ve yazdırma (kuruluşlar için)

Önemli! Bugün ele aldığımız iş belgeleri türü, başlık içermesi gerekmeyen az sayıdaki belgeden biridir. İkincisinin yokluğu kesinlikle bir hata değil, temel ofis çalışma standartlarına uygunluktur.

Gönderenin bir şirket olması durumunda, elbette mektubun antetli kağıda verilmesi tavsiye edilir. Devlet kurumları için bu tür formlarda arma görseli bulunur. ticari organizasyonlar- onların amblemi.

1. Alıcı için açık ve anlaşılır.
2. Küfür kullanmadan, hakaret ve müstehcenliklerden bahsetmiyorum bile.
3. Düzgün, özlü ve yetkin.

Prensip olarak belge uzmanları resmi yazılar için başka bir şart koşmazlar. Belirtilen normlara, kurallara ve belgenin genel içeriğine uymak yeterlidir.

Aşağıdaki kuruluşa gönderilen resmi mektubun şablonunu indirebilirsiniz:

Resmi mektup türleri

Resmi bir mektup oldukça geniş bir gruptur iş kağıtları. Bunlardan en çok kullanılanları şunlardır:

• gönderenin muhatabın yararına bir şeyler yapma arzusunu yansıtan
• Talep mektupları
• İstekler
• Etkinlik Davetiyeleri
• İşbirliğine davetler
• Alıcıya bir şeyi hatırlatan kağıtlar
• Ticari teklifler
• Gereksinimler
• Talimatlar
• Reklam ve bilgilendirme mektupları

Her resmi mektup türünün adından genel amacını ve mesajın gönderilme amacını anlayabilirsiniz. Uygulamada görüldüğü gibi, iş ortamında çeşitli talep türlerinin aktarımı çeşitli nedenlerle gerçekleştirilir ve yukarıda belirtilen türlerinin listesi nihai olmaktan uzaktır.

Mesajın muhatabına tasarımı ve iletilmesinin özellikleri

Bugünkü yazımızın sonunda transferlere dikkat edelim resmi mektuplar Rusya Federasyonu'nda. Her şeyden önce, başarılı iş ilişkilerinin temel nüansının, yönetimlerine yetkin bir yaklaşım olduğu unutulmamalıdır. İlgili belgelerin hazırlanması durumunda, bunlardan bahsediyoruz:

• düzgünlük
• iş standartlarına tam uyum
• amaçlılık (birine spam biçiminde resmi bir mektup göndermek, gönderenin otoritesini önemli ölçüde zayıflatacaktır)

Ayrıca mesajın kompozisyonuna son derece sorumlu bir şekilde yaklaşmanız tavsiye edilir. Metni okuryazar, kısa ve anlaşılır olmalıdır. Karmaşık sözel yapıların ve terimlerin kullanılması istenmeyen bir durumdur. Konuşmanın genel tonu belli sınırlar içinde tutulmalıdır. Kısıtlama memnuniyetle karşılanır, ancak aşinalık asla kabul edilmez.

İş mektuplarının iletilmesine gelince, gönderenin herhangi bir kısıtlaması yoktur. Muhataplara bir mesaj iletebilirsiniz:

• İnternet üzerinden elektronik ortamda
• posta yoluyla
• kurye yoluyla veya şahsen

Resmi mektupların iletilmesi geniş bir alandır. Tüm gönderenler uygun bir mesaj seçebilecektir.

Bu, bu makalenin konusuyla ilgili en önemli hükümleri sonuçlandırıyor. Sunulan bilgilerin, tüm okuyucuların Rusya Federasyonu'ndaki resmi mektupların özünü ve bunların uygulanmasına ilişkin kuralları anlamalarına yardımcı olduğunu umuyoruz.

Sorunuzu aşağıdaki forma yazın