Načrtovanje dela. Tedenski načrt dela: naredite in sledite
Medtem ko poskušate ugotoviti svoje življenje, se soočite s težavo. Ali pa si morda samo želite poenostaviti dan. In to je le nekaj primerov, ko potrebujete načrt. Pravzaprav je lahko razlogov neskončno veliko. Na prvi pogled se morda zdi izdelava načrta zelo težka naloga. Toda z malo trdega dela, malo ustvarjalnosti lahko sestavite dober načrt za dosego svojih ciljev.
Prva metoda. Ustvarite načrt za dan
1. Usedite se s kosom papirja
To je lahko beležka, zvezek ali. Izberite, kar vam ustreza. Naredite seznam, kaj morate opraviti v enem dnevu. Navedite vsak sestanek in dogovor, ki ga imate. Kakšni so vaši cilji za ta dan? Se želite ukvarjati s športom ali je, nasprotno, to dan za sprostitev? Katere naloge morate nujno dokončati?
2. Ustvarite si urnik
Kdaj morate končati svojo prvo nalogo ali projekt? Zapišite si vsako malenkost, začnite s tisto, ki jo morate narediti najprej, nato naslednjo in tako naprej cel dan. Poskrbite, da česa ne pozabite. Seveda je vsak dan drugačen, zato bo vsak dan drugačen načrt. Osnovni načrt bi lahko izgledal na primer takole:
- 09:00–10:00 - priti v pisarno, preveriti e-pošto, odgovoriti na pisma.
- 10:00–11:30 - srečanje z Maxom in Katjo.
- 11:30–12:30 - projekt št. 1.
- 12:30–13:15 - kosilo (zdrava hrana!).
- 13:15–14:30 - analiza projekta št. 1, srečanje s Sergejem in pogovor o projektu št. 1.
- 14:30–16:00 - projekt št. 2.
- 16:00–17:00 - začetek projekta št. 3, priprava stvari za jutri.
- 17:00–18:30 - zapustite pisarno, pojdite v telovadnico.
- 18.30–19.00 - nakupovanje živil.
- 19:00–20:30 - priprava večerje, počitek.
- 20:30– ... - z Mašo v kino.
3. Vsako uro se ponovno osredotočite
Pomembno je, da si po določenem času vzamete trenutek in analizirate, kako produktivni ste bili v tem času. Ste naredili vse, kar ste morali? Nato si privoščite trenutek za ponastavitev, zaprite oči in se sprostite. Tako se lahko učinkovito premaknete na naslednjo nalogo, ki jo morate dokončati.
4. Preglejte svoj dan
Ko končate z večjim delom dneva, si vzemite trenutek in preverite, ali se držite svojega načrta. Ste izpeljali vse načrtovano? Kje ste se zmotili? Kaj je delovalo in kaj ne? Kaj vas moti in kako se lahko v prihodnje borite proti motnjam?
Druga metoda. Ustvari načrt za življenje
1. Ustvarite splošne cilje, ki jih želite doseči v svojem življenju
Kako se želite razvijati? Kaj želite doseči v svojem življenju? Pomislite na to kot na "življenjski seznam". Se spomnite filma "Knockin' on Heaven's Door"? Točno to je seznam življenja. To naj bodo točno tisti cilji, ki jih resnično želite doseči, in ne tisti, ki se vam zdijo potrebni. Včasih je lahko koristno, če svoje cilje razdelite na kategorije za boljšo vizualizacijo. Kategorije so lahko na primer:
- kariera;
- potovanja;
- družina/prijatelji;
- zdravje;
- finance;
- znanje;
- duhovnost.
Cilji so lahko na primer:
- Napišite in izdajte knjigo.
- Obiščite vse celine.
- Ustvari družino.
- Izgubiti 10 kilogramov.
- Prihrani denar za izobraževanje mojih otrok.
- Končati fakulteto.
- Izvedite več o budizmu.
2. Ustvarite nekaj posebnih ciljev z določenim datumom dokončanja
Zdaj, ko imate splošne cilje, ki jih želite doseči v svojem življenju, je čas, da ustvarite nekaj posebnih ciljev. In ne pozabite določiti datuma za izpolnitev cilja. Nekaj primerov:
- Knjigo pošljite na 30 publikacij do junija 2016.
- Leta 2015 se odpravite na potovanje po Južni Ameriki, leta 2016 pa po Aziji.
- Januarja 2015 tehta 70 kilogramov.
3. Ocenite svojo resničnost in kje ste trenutno.
Bodite iskreni do sebe in resnično ocenite svoje trenutno življenje. Z uporabo ciljev, ki ste jih navedli, ocenite točko, na kateri ste trenutno. Vaš cilj je na primer izdati knjigo in jo poslati založnikom junija 2016. Zdaj imate samo polovico rokopisa in niste prepričani, da vam je prva polovica všeč.
4. Odločite se, kako boste dosegli svoje cilje
Katere korake boste naredili, da boste lahko dosegli svoje cilje? Določite korake, ki jih morate narediti, in jih zapišite. Na primer za našo knjigo z danes in do novembra 2014 potrebujemo:
- ponovno prebrati prvo polovico knjige;
- dokončaj pisanje svoje knjige;
- predelati vidike knjige, ki mi niso bili všeč;
- urejanje slovnice, ločil, črkovanja itd.;
- dati v branje izbirčnim prijateljem;
- najti založnike, ki bodo upoštevali mojo knjigo;
- poslati rokopis založnikom.
5. Zapišite si korake za dosego svojih ciljev
To lahko storite v poljubni obliki - napišite ročno, na računalnik ali narišite. čestitke! Pravkar ste ustvarili svoj življenjski načrt.
6. Preglejte svoj načrt in ga prilagodite
Kot vse na tem svetu se bo tudi vaše življenje spremenilo in tudi vaši cilji. Kar je bilo za vas pomembno pri 12 letih, morda ne bo več tako pomembno, ko boste stari 22 ali 42 let. In prav je, da spremenite svoj življenjski načrt, saj s tem pokažete, da se zavedate sprememb, ki se dogajajo v vašem življenju.
docstockmedia/Shutterstock.com
Tretja metoda. Rešite težave z načrtom
Prvi del: Opredelitev problema
1. Razumejte težavo, s katero se soočate
Včasih najbolj težji del ustvarjanje načrta je, da ne veste, v čem je težava. Pogosto težava, s katero se soočamo, povzroči več težav. Težave, kot pravijo, ne pridejo same. Kar morate storiti, je najti vir težave. In prav s tem se morate ukvarjati.
Tvoja mama ti ne dovoli, da preživiš štiri tedne v prijateljevi planinski koči. To je problem, toda kje je izvor tega problema? Pri algebri imaš D. In prav to je razlog, zakaj vas mama za praznike ne spusti k prijateljici. In ravno to dvoje je problem, ki ga morate rešiti.
2. Ugotovite, kakšen rezultat želite doseči z rešitvijo svojega problema.
Kateri cilj upate doseči z rešitvijo problema? Osredotočite se na doseganje svojega cilja. Ostalo bo prišlo samo po sebi.
Vaš cilj je izboljšati oceno matematike vsaj na B. Hkrati, ko ste izboljšali svoje znanje matematike, upate, da vas bo mama pustila za počitnice k prijatelju.
3. Ugotovite, zakaj se ta težava pojavi
Katere vaše navade so prispevale k težavam? Vzemite si nekaj časa za analizo vzrokov težave.
Tvoja težava je, da imaš C pri matematiki. Pomislite, kaj bi lahko privedlo do tega: morda ste se veliko pogovarjali s prijateljem v razredu. Ali pa zvečer niso delali domače naloge zaradi nogometnega treninga, na primer.
4. Upoštevajte zunanje dejavnike, ki prispevajo k težavi.
Veliko težav se pojavi zaradi nečesa, kar počnete. Vendar ne pozabite na zunanji dejavniki, dela proti vam. Poglejmo si primer. Pri matematiki ste dobili slabo oceno, ki jo morate popraviti. To je lahko posledica napačnega razumevanja učiteljeve razlage teme in ne zato, ker ste se pogovarjali s prijateljem.
Drugi del: Poiščite rešitev in ustvarite načrt
1. Poiščite več možnih rešitev za svojo težavo
Lahko kar vse zapišeš možne možnosti na list papirja ali uporabite eno od metod nevihte možganov. Kot na primer mentalni zemljevid. Ne glede na način, ki ga izberete, morate upoštevati obe možnosti težave: svojo krivdo in dejavnike, na katere ne morete vplivati.
Reševanje problema komuniciranja s prijateljem v razredu:
- Sedite v razredu čim dlje od svojih prijateljev.
- Pojasnite svojim prijateljem, da se ne učite v razredu in dobivate slabe ocene. Zato se morate osredotočiti na lekcijo.
- Če sedite na svojem dodeljenem sedežu, prosite svojega učitelja, naj vas prestavi na sedež, da se boste lahko bolje osredotočili.
Reševanje problema nedokončane domače naloge zaradi nogometnega treninga:
- Naredite nekaj domačih nalog med kosilom ali med odmorom. Tako boste zvečer imeli manj dela.
- Držite se rutine. Po treningu morate večerjati in narediti domačo nalogo. Nagradite se z gledanjem televizije, ko naredite domačo nalogo.
Reševanje problema napačnega razumevanja algebre:
- Naj vam pomaga sošolec, ki vam lahko razjasni vse nejasne točke.
- Prosite učitelja za pomoč. Pojasnite, da ne razumete gradiva in potrebujete dodatno razlago.
- Obiskujte ure matematike z mentorjem.
2. Ustvarite načrt
Torej ste razmišljali in ugotovili, kaj je vaša težava. Sedaj izberite po vašem mnenju najučinkovitejše rešitve problema in si zapišite načrt. Načrt obesite nekam, kjer ga boste najpogosteje videli. Vaš načrt za izboljšanje ravni matematike bi moral izgledati takole:
Načrt izboljšav v štirih tednih
- Povej Katji, da se ne morem pogovarjati z njo v razredu. Če to ne pomaga, se odmaknite od nje.
- Domačo nalogo naredite vsak torek in četrtek med kosilom. Tako bom imel po treningu manj nalog.
- Vsak ponedeljek in sredo obiskujte izbirni predmet matematika. Cilj: v štirih tednih izboljšajte svojo raven s tri na vsaj štiri.
3. Analizirajte prvi teden
Ste naredili vse, kar ste načrtovali? Ste bili uspešni? Katere napake ste storili? Po opravljenem dobra analiza, se lahko izognete napakam v prihodnosti.
4. Ostanite motivirani
Držite se svojega načrta, dokler ne dosežete cilja. Ne ustavite se na pol poti. Če se nekega dne ne boste držali svojega načrta, poskrbite, da se to ne bo ponovilo. Če vidite, da ta načrt ne deluje, razmislite, kaj je narobe z njim, in napišite nov načrt.
Sestava osebnega življenjskega načrta za samorazvoj z uporabo primera.
Zakaj narediti načrt
Bistvo načrtovanja za leto je živeti srečnejše leto kot brez načrta. Načrt naj nas vodi po poti srečnega življenja. Podprite našo rast nad nami. Razširite naše zmožnosti in povečajte našo samopodobo.
Letni načrt strukturira naš razvoj in nas rahlo potisne v hrbet, ko se ustavimo. Vsebovati mora cilje, katerih doseganje je za nas pomembno. Zelo dragoceno je biti učinkovit, temu služi letni načrt.
In "držati cilje v mislih" je frača, ki se gladko spremeni v TV daljinski upravljalnik.
Cilje načrtujem že 5 let. Da bi vas prepričal o prednostih priprave načrta in ne preobremenil članka, mi je težko dati ne stotine, ampak samo en močan argument. Slišal sem, da si vsi želijo »potovati in ležati pod palmo«. Brez dela je dolgočasna pravljica. Tako delam in živim v palmovih državah 260 dni na leto.
Načrt mora razširiti našo svobodo, ne pa nas stlačiti v okvir starih in vsiljenih ciljev. Če je naše življenje omejeno: obveznost preživljanja ali delo za cilje drugih ljudi, potem bo bolj daljnovidno narediti načrt, kako spremeniti svoje življenje.
Osnovna načela načrtovanja življenja
Na prvi stopnji naredimo osnutek seznama ciljev. Primerno je, da decembra začnete zbirati cilje in si jih podrobneje ogledati. Lahko jih preizkusite, da vidite, ali vam ustrezajo; če gre za vokal, pojdite na poskusno uro.
A še preden se lotimo sestavljanja načrta, je koristno sprejeti načela, da bo gibanje po načrtu v veselje:
Ciljni viri
Glavni vir ciljev za leto je naš osebni smisel življenja.. Če smo ga sestavili, nam bo v prihodnje veliko lažje: ugotavljati, kaj nam je v letu dragoceno in kaj zavreči. Ali pa bomo izhajali iz ideje, kaj želimo doseči v 5 letih. Navajam skrajšane primere.
Moj osnutek osebnega smisla življenja: ugotoviti "Kdo sem?" in kje sem.
Cilji za leto: branje knjig o psihologiji, filozofiji, veri. Razširite "jaz" - nenavadno vedenje, vloge, navade, samopodoba, potovanja.
Rezultati letnega načrtovanja
Ne vemo, kaj bo čez eno leto. Lahko se motimo glede svojih želja. Primer – nameravali smo se preseliti v center mesta, a smo šli v tujino. Načrt ni bil izpolnjen - samo zamenjali smo se.
Vklopljeno Novo leto naredimo načrt. Če se uresniči, bomo veseli. In neuresničen načrt bo ostal v naši glavi kot neprijetno breme. Zato smo zviti.
Plan za začetek leta je vzet kot 100 %. Tistih 25% prostega prostora zapolnimo z novimi cilji. Vse upoštevamo glede na prvotni plan, dodatne cilje pa štejemo kot preseganje plana.
Načrt je nujen, da se bolje počutimo, da nas navdaja z voljo za naprej in nas ne upočasnjuje. V življenju se bo zgodilo za red velikosti več, kot je zapisano v načrtu. Nenačrtovana srečanja s prijatelji, duhovna srečanja, nekaj veselih trenutkov. A v načrtu ne bodo upoštevani. Ne pozabite, da je premikanje po načrtu del življenja, ne vse življenje.
Ni pomemben pravilen načrt, ampak načrtovanje življenja samega.
Projektni načrt je ključni del kompleta orodij vsakega vodje projekta. Seveda se želite nalog lotiti čim prej, a če si vzamete čas in začrtate strategijo za izvedbo projekta, lahko prihranite denar in sredstva. Komponente vašega projekta se bodo nenehno spreminjale in potrebovali boste predlogo načrta projekta, da boste spremljali te spremembe.
Kako izbrati primerno predlogo iz ogromnega števila obstoječih? Pregledali smo jih vse in izbrali najboljše predloge projektnih načrtov v Excelu. V tem članku bomo govorili o različne vrste predloge in razložite, kdaj je bolje uporabiti vsako od njih. Prav tako boste lahko prenesli brezplačno predlogo načrta projekta Excel. Pokrili bomo, kaj je projektni načrt in kako ga ustvariti v Excelu ter kako ga ustvariti v Smartsheetu, orodju, ki poenostavlja proces upravljanja in ponuja dodatne zmožnosti sodelovanja.
Smartsheet
Predloga delovnega načrta vam pomaga razčleniti velike projektne cilje na manjše korake, ki jim je lažje slediti. Ta vrsta predloge prikazuje, katere naloge je treba dokončati, kdo je odgovoren za njihovo dokončanje, vsebuje pa tudi rok za izvedbo nalog. Predloga vključuje časovnico, ki pomaga določiti pričakovanja in izboljšati preglednost nalog, kar omogoča vsem, ki so vključeni v projekt, da ostanejo na tekočem z rezultati in roki. Predloga delovnega načrta je najbolj primerna za velike ekipe, ki delajo na velikih projektih s številnimi nalogami in roki.
Predloga delovnega načrta z gantogramom
Prenesite predlogo projektnega načrta
Projektni načrt se najpogosteje uporablja pri vodenju projektov, kjer so gantogrami potrebni za načrtovanje in poročanje o napredku projekta. Ganttov pogled je dinamičen horizontalni grafikon, ki se uporablja za vizualizacijo urnika projekta in je pomembno orodje za obveščanje zainteresiranih strani o spremembah statusa projekta. Ta predloga je primerna za vodje projektov, ki delajo na velikih projektih z velikim številom udeležencev.
Predloga akcijskega načrta
Prenesite predlogo akcijskega načrta
Akcijski načrt navaja vse korake, ki jih je treba doseči določen namen. Vsebuje vse informacije o ukrepih, ki jih je treba izvesti, kdo je odgovoren za njihovo izvedbo, rokih, prioritetah in statusu. Akcijski načrt je podoben delovnemu načrtu, vendar se akcijski načrt osredotoča na cilje, predloga delovnega načrta pa prikazuje korake dokončanja nalog, ki so običajno prikazani v kronološkem vrstnem redu. Predloga akcijskega načrta je primerna za individualno uporabo ali manjše skupine.
Predloga poslovnega načrta
Prenesite predlogo poslovnega načrta
Predloga poslovnega načrta prikazuje poslovne cilje in ukrepe, potrebne za njihovo doseganje. Poslovni načrt se osredotoča na prihodnji razvoj vašega podjetja in prikazuje, kako lahko dosežete svoje cilje. Poslovni načrti so bolj strateški kot poslovni ali akcijski načrti in pogosto vključujejo izjavo o viziji, poslovni profil, ekonomsko oceno itd. Poslovni načrt je primeren za lastnike obstoječega podjetja, ambiciozne podjetnike ali podjetnike, ki potrebujejo zunanjo pomoč.
- Pojdite na spletno mesto in se prijavite v svoj račun(ali preizkusite brezplačno 30-dnevno različico).
- Na zavihku »Domov« kliknite »Novo« in izberite možnost »Ogled predlog«.
- V polje "Iskanje predlog" vnesite besede "Ganttov grafikon" in kliknite ikono povečevalnega stekla.
- Videli boste obstoječe predloge, vendar bomo za naš primer izbrali predlogo Preprost projekt z gantogramom. V zgornjem desnem kotu iskalnega zaslona kliknite modri gumb »Uporabi predlogo«.
- Poimenujte predlogo, izberite, kam jo želite shraniti, in kliknite V redu.
2. Navedite vse podrobnosti o projektu
S tem se odpre vgrajena predloga, ki vsebuje vzorčno vsebino za referenco, pa tudi že oblikovane odseke, podopravila in podopravila. V Smartsheetu lahko preprosto dodate ali odstranite stolpce, odvisno od obsega vašega projekta.
Preprosto z desno tipko miške kliknite stolpec in izberite »Vstavi stolpec desno« ali »Vstavi stolpec levo«, da dodate stolpec, ali »Odstrani stolpec«, da odstranite stolpec. Če želite izbrisati rumeno označeno besedilo na vrhu tabele, ga kliknite z desno tipko miške in izberite »Izbriši vrstico«.
- Svoja opravila dodajte v stolpec »Ime opravila«. Opazili boste, da je bila hierarhija že oblikovana za vas. Vnesite svoje podatke v polja Razdelek 1, Razdelek 2 in Razdelek 3 (imenovana "nadrejene vrstice"). Dodatne informacije o tem, kaj so hierarhije, glej).
- Vnesite svoja opravila in podnaloge v vrstice pod nadrejenimi.
- Na levi strani vsake vrstice lahko dodate priloge neposredno k vprašanju (idealno za pripenjanje seznamov zainteresiranih strani, proračunov itd.) ali začnete razpravo o vprašanju.
3. Dodajanje začetnega datuma in datuma zapadlosti
- Dodajte začetne datume in roke za vsako nalogo. Če kliknete in povlečete kateri koli konec opravilne vrstice na gantogramu, bo Smartsheet samodejno spremenil datume na vašem listu.
- Kliknite celico v katerem koli datumskem stolpcu.
- Kliknite na ikono koledarja in izberite datum. Datum lahko vnesete v celico tudi ročno.
4. Vnesite % dokončanih in prejemnike
Stolpca "Dokončano (%)" in " Odgovorna oseba" vsebujejo Dodatne informacije o vašem projektu in izboljšajte njegovo preglednost tako, da članom skupine omogočite, da vidijo, kdo je odgovoren za naloge in v kateri fazi napredka so.
Na gantogramu tanke črte znotraj opravilnih vrstic predstavljajo odstotek opravljenega dela za vsako nalogo.
- V stolpcu Dokončano (%) navedite odstotek opravljenega dela za vsako nalogo. Vnesite celo število in Smartsheet bo samodejno dodal znak za odstotek.
- V stolpcu Odgovorna oseba izberite ime umetnika s spustnega seznama stikov ali ime vnesite ročno.
Projektni načrt je ključni del kompleta orodij vsakega vodje projekta. Seveda se želite nalog lotiti čim prej, a če si vzamete čas in začrtate strategijo za izvedbo projekta, lahko prihranite denar in sredstva. Komponente vašega projekta se bodo nenehno spreminjale in potrebovali boste predlogo načrta projekta, da boste spremljali te spremembe.
Kako izbrati primerno predlogo iz ogromnega števila obstoječih? Pregledali smo jih vse in izbrali najboljše predloge projektnih načrtov v Excelu. V tem članku bomo govorili o različnih vrstah predlog in pojasnili, kdaj je najbolje uporabiti vsako od njih. Prav tako boste lahko prenesli brezplačno predlogo načrta projekta Excel. Pokrili bomo, kaj je projektni načrt in kako ga ustvariti v Excelu ter kako ga ustvariti v Smartsheetu, orodju, ki poenostavlja proces upravljanja in ponuja dodatne zmožnosti sodelovanja.
Smartsheet
Predloga delovnega načrta vam pomaga razčleniti velike projektne cilje na manjše korake, ki jim je lažje slediti. Ta vrsta predloge prikazuje, katere naloge je treba dokončati, kdo je odgovoren za njihovo dokončanje, vsebuje pa tudi rok za izvedbo nalog. Predloga vključuje časovnico, ki pomaga določiti pričakovanja in izboljšati preglednost nalog, kar omogoča vsem, ki so vključeni v projekt, da ostanejo na tekočem z rezultati in roki. Predloga delovnega načrta je najbolj primerna za velike ekipe, ki delajo na velikih projektih s številnimi nalogami in roki.
Predloga delovnega načrta z gantogramom
Prenesite predlogo projektnega načrta
Projektni načrt se najpogosteje uporablja pri vodenju projektov, kjer so gantogrami potrebni za načrtovanje in poročanje o napredku projekta. Ganttov pogled je dinamičen horizontalni grafikon, ki se uporablja za vizualizacijo urnika projekta in je pomembno orodje za obveščanje zainteresiranih strani o spremembah statusa projekta. Ta predloga je primerna za vodje projektov, ki delajo na velikih projektih z velikim številom udeležencev.
Predloga akcijskega načrta
Prenesite predlogo akcijskega načrta
Akcijski načrt navaja vse korake, potrebne za dosego določenega cilja. Vsebuje vse informacije o ukrepih, ki jih je treba izvesti, kdo je odgovoren za njihovo izvedbo, rokih, prioritetah in statusu. Akcijski načrt je podoben delovnemu načrtu, vendar se akcijski načrt osredotoča na cilje, predloga delovnega načrta pa prikazuje korake dokončanja nalog, ki so običajno prikazani v kronološkem vrstnem redu. Predloga akcijskega načrta je primerna za individualno uporabo ali manjše skupine.
Predloga poslovnega načrta
Prenesite predlogo poslovnega načrta
Predloga poslovnega načrta prikazuje poslovne cilje in ukrepe, potrebne za njihovo doseganje. Poslovni načrt se osredotoča na prihodnji razvoj vašega podjetja in prikazuje, kako lahko dosežete svoje cilje. Poslovni načrti so bolj strateški kot poslovni ali akcijski načrti in pogosto vključujejo izjavo o viziji, poslovni profil, ekonomsko oceno itd. Poslovni načrt je primeren za lastnike obstoječega podjetja, ambiciozne podjetnike ali podjetnike, ki potrebujejo zunanjo pomoč.
- Pojdite na spletno mesto in se prijavite v svoj račun (ali preizkusite brezplačno 30-dnevno različico).
- Na zavihku »Domov« kliknite »Novo« in izberite možnost »Ogled predlog«.
- V polje "Iskanje predlog" vnesite besede "Ganttov grafikon" in kliknite ikono povečevalnega stekla.
- Videli boste obstoječe predloge, vendar bomo za naš primer izbrali predlogo Preprost projekt z gantogramom. V zgornjem desnem kotu iskalnega zaslona kliknite modri gumb »Uporabi predlogo«.
- Poimenujte predlogo, izberite, kam jo želite shraniti, in kliknite V redu.
2. Navedite vse podrobnosti o projektu
S tem se odpre vgrajena predloga, ki vsebuje vzorčno vsebino za referenco, pa tudi že oblikovane odseke, podopravila in podopravila. V Smartsheetu lahko preprosto dodate ali odstranite stolpce, odvisno od obsega vašega projekta.
Preprosto z desno tipko miške kliknite stolpec in izberite »Vstavi stolpec desno« ali »Vstavi stolpec levo«, da dodate stolpec, ali »Odstrani stolpec«, da odstranite stolpec. Če želite izbrisati rumeno označeno besedilo na vrhu tabele, ga kliknite z desno tipko miške in izberite »Izbriši vrstico«.
- Svoja opravila dodajte v stolpec »Ime opravila«. Opazili boste, da je bila hierarhija že oblikovana za vas. Vnesite svoje podatke v polja Razdelek 1, Razdelek 2 in Razdelek 3 (imenovana »nadrejene vrstice«. Za več informacij o tem, kaj so hierarhije, glejte ).
- Vnesite svoja opravila in podnaloge v vrstice pod nadrejenimi.
- Na levi strani vsake vrstice lahko dodate priloge neposredno k vprašanju (idealno za pripenjanje seznamov zainteresiranih strani, proračunov itd.) ali začnete razpravo o vprašanju.
3. Dodajanje začetnega datuma in datuma zapadlosti
- Dodajte začetne datume in roke za vsako nalogo. Če kliknete in povlečete kateri koli konec opravilne vrstice na gantogramu, bo Smartsheet samodejno spremenil datume na vašem listu.
- Kliknite celico v katerem koli datumskem stolpcu.
- Kliknite na ikono koledarja in izberite datum. Datum lahko vnesete v celico tudi ročno.
4. Vnesite % dokončanih in prejemnike
Stolpca Dokončano (%) in Odgovorna oseba zagotavljata dodatne informacije o vašem projektu in izboljšata vidnost, saj članom skupine omogočata, da vidijo, kdo je odgovoren za naloge in kje so v procesu.
Na gantogramu tanke črte znotraj opravilnih vrstic predstavljajo odstotek opravljenega dela za vsako nalogo.
- V stolpcu Dokončano (%) navedite odstotek opravljenega dela za vsako nalogo. Vnesite celo število in Smartsheet bo samodejno dodal znak za odstotek.
- V stolpcu Odgovorna oseba izberite ime umetnika s spustnega seznama stikov ali ime vnesite ročno.
Uspeh vsake dejavnosti je v 90 odstotkih odvisen od pravilnega načrtovanja in če cilja, ki si ga zastavite, ni mogoče doseči, potem ni problem v njegovi nedostopnosti, temveč v napačnem načinu doseganja. Če želite bolje razumeti osnove upravljanja, preberite ta članek o tem, kako ustvariti delovni načrt za leto.
Prva stvar, ki jo morate storiti, preden sestavite delovni načrt za leto, je
je zlomiti tvoje vsakodnevno zivljenje v glavne kategorije:
- družina
- delo.
- Prosti čas.
- Razvoj samega sebe.
Za vsako od teh področij morate ustvariti seznam posebnih nalog.
Na primer, v kategorijo »hiša« vnesite » spomladansko čiščenje«, »nakup novega kavča«, za »delo« - »poletno službeno potovanje«, »izvedba predstavitve«, itd. Poleg vsake naloge naj bo prednostna oznaka v obliki črk A, B, C ali barve - rdeča, rumena in zelena. 
Nemogoče je uresničiti niti en cilj naenkrat, kaj šele zasledovati več
Zajci sploh nimajo smisla. Zato je treba vsako nalogo razdeliti na stopnje in jih postopoma dokončati. Na primer, vi in vaša družina načrtujete potovanje na morje. Če želite to narediti, morate kupiti vstopnice, rezervirati hotel, načrtovati zabavni program, pakirati. S tem, ko vse naredite na en dan (in poznamo našo mentaliteto, zadnji dan), ne le odvzamete prostor drugim, enako pomembnim opravilom, ampak tudi povečate tveganje, da kaj pozabite ali naredite narobe.
Če ste dobri v upravljanju časa, vam priporočamo, da vsak
nalogo v časovnem okviru. Dejstvo je, da je človek po naravi odsoten.
Na primer, ko pospravlja stare smeti na dachi, lahko zlahka vstopi
spomine, s čimer enourni proces podaljšate čez pol dneva. Za več
učinkovitost, nastavite časovnik.
Kako narediti načrt za leto v službi?
Tako se zgodi, da povprečen človek večino svojega življenja preživi v službi. V skladu s tem točke v zvezi poklicna dejavnost, bo za red velikosti večji. Načelo sistematizacije »delovnih« nalog se ne razlikuje od ostalih.
Za tiste, ki delajo v timu ali so šefi, je to zelo pomembno
vedeti, kako sestaviti kadrovski načrt za leto. Spomni se tistega v
polje ni bojevnik in mnenje zaposlenih ni nič manj pomembno kot odločitev
nadrejeni. Izvedite anketo med sodelavci, organizirajte sestanek,
narediti načrt, ki bi zadovoljil vse.
Najpogostejša napaka pri načrtovanju dela je raztezanje cilja. Zdi se, da je eno leto tako dolgo
časa, zato vedno obstajajo stvari, ki jih odložimo na pozneje.
Posledično se potrebne zadeve praviloma prenesejo na naslednje leto, nato pa spet naprej
naslednji in se nikoli ne uresniči. Premagati
nagnjenosti k odlašanju, je najbolje, da si naloge razdelite glede na
četrtine: 
- januar marec;
- april junij;
- julij – september;
- oktober december.
Prednost takšne delitve je, da ste nenehno v stanju
»približuje rok«, vaša energija in čas pa sta vedno usmerjena k temu
pravo smer.
Še en nasvet je uporaba miz in organizatorjev. Vnesene podatke je mogoče posodobiti, vendar ni mogoče narediti preveč sprememb, razen v nujnih primerih.
Dandanes so knjige o upravljanju s časom zelo priljubljene ne le med poslovnimi ljudmi, ampak tudi med običajnimi ljudmi, ki želijo svoje dni preživeti bolj produktivno. Preberite potrebno literaturo in črpajte navdih iz primerov uspešnih ljudi.
V stiku z
