Kako končati pogovor, ne da bi užalili sogovornika. Kako vljudno končati telefonski pogovor

Pokrili smo veliko strani spletnega mesta o tem, kako in tako naprej, z eno besedo o tem, kako začeti komunikacijo. O koncu pogovora pa še ni bilo niti besede. Opomba, na kateri zapustite sogovornika, bo določila, ali se bo vaše poznanstvo nadaljevalo, dolžina časa, ki ga morate oditi, pa bo določila stopnjo intenzivnosti bolečine v vaši glavi, preobremenjeni z nepotrebnimi informacijami.
Ne, resno, ni se vam treba pretvarjati, da vas zanima vpliv zgodnjega Godarda na delo Vere Chytilove in češkoslovaškega novega vala. Toda tega trmastega cinefila tudi ni vredno poslati stran. Prvič, najverjetneje vam sploh ne želi slabega in se niti ne zaveda, koliko vas je pridobil s svojimi zgodbami, in drugič, tudi to poznanstvo vam bo morda v prihodnosti koristilo, ne pozabite na to.

Na splošno ostanite mirni in uporabite naše nasvete, da pobegnete iz krempljev vljudnega klepetanja.

Poslovni pogovor

Če želite svojemu sogovorniku vljudno sporočiti, da je sestanek končan, in se izogniti dvoumnosti v sklepih z vaše in njegove strani, morate storiti naslednje:

1. Povzemite
Povzemite vse informacije, ki ste jih prejeli med pogovorom. Uporabite »torej smo se odločili, da ...«, »popolnoma jasno je, da ...« itd. Bodite kratki, izogibajte se podrobnostim, sicer se lahko povzetek spremeni v naslednji krog razprave.

2. Oblikujte svoje stališče
Na tej stopnji sogovorniku jasno poveste, kaj točno od njega pričakujete in kaj nameravate storiti sami.
“Glede na prejete informacije menim, da...”, “nameravamo ukrepati...”

4. Pritisni k dejanjem
Na tej stopnji bi morali izraziti svojo namero, da se vrnete k razpravi, ko se situacija tako ali drugače spremeni. Z drugimi besedami, končajte pogovor.
"Kdaj se lahko srečamo z vami, da bi razpravljali o rezultatih naših prizadevanj?"

Če vaš sogovornik iz nekega razloga ni ugotovil, da je čas za odhod, vstanite, se mu zahvalite za obisk, za informacijo, za karkoli drugega, se poslovite in iztegnite roko v povabilu za slovo. Lepo bi bilo, če bi vaša roka kazala proti vratom.

Osebna komunikacija

Obstaja več načinov, ki vam bodo pomagali pobegniti z dolgočasne zabave in pregnati nadležnega kolega, ne da bi koga prizadeli.

1. Uporabite premor v pogovoru in recite: "Lepo je bilo govoriti s tabo, ampak moram iti."

2. Pomislite na nujne stvari. Glavna stvar je, da so primeri videti prepričljivi.

3. Ko se pripravljate na srečanje z ljudmi, za katere veste, da vam je težko pobegniti, prosite prijatelja, naj vas pokliče ob dogovorjeni uri. Klic za “nujno zadevo” deluje brezhibno.

4. Izrazite lastno namero za odhod in povabite sogovornika. Sliši se samomorilno, razumem, vendar lahko deluje, če so vaši nameni v ostrem neskladju z nameni ali navadami vašega sogovornika.
Preprosto povedano, vegetarijanec najverjetneje ne bo želel iti z vami v trgovino s kebabom.

5. Če želite zapustiti veliko skupino, uporabite »metodo počasnega izhoda«. Med pogovorom z Olegom se opravičite, recite, da ste se naveličali pozdraviti Tanjo, potem ko sta s Tanjo izmenjala nekaj stavkov, sta se strinjala, da je treba nujno govoriti z Mišo. Vljudno stresite vse in se enakomerno pomaknite proti izhodu.

6. Kadar ni treba zapustiti zabave, želite pa se znebiti nadležnega sogovornika, ga prisilite, da vas nekomu predstavi. »Oh, poznaš tiste tipe s prvega kanala? Vedno sem se spraševal, kako priti tja.” Na ta način boste prisilili sogovornika, da vas predstavi "fantom s prvega kanala", sami pa boste izginili iz pogovora.

7. Predstavite sogovornika nekomu. Po možnosti z nekom, čigar prednosti (na primer prsi v obliki črke C) nedvomno prekašajo vaše.

Živimo v težkih časih in včasih se znajdemo v situaciji, ko nam sogovornik reče nekaj, zaradi česar želimo čim prej oditi. Tukaj je nekaj preverjenih stavkov, ki vam bodo pomagali, da se rešite iz tega.

Med telefonskim pogovorom

"Poslušaj, verjetno imaš toliko opravka, jaz pa te motim."

"Oprosti, ker te motim, ampak moram na stranišče."

Temu se je težko upreti. Če sogovornik vztraja, da pokličete pozneje, povejte, da je stranišče v vašem nadstropju (ali v vaši hiši) pokvarjeno, zato se ne boste kmalu vrnili.

"Kaj menite o prihajajočih volitvah?"

Spremenite temo pogovora na nekaj dolgočasnega za sogovornika. Vztrajajte pri pogovoru, dokler ne odneha. To je maščevanje!

"No, vsak ima svoje mnenje"

Najboljši način za zaključek pogovora je, če sogovornik vztraja pri svojem mnenju in se ne želite prepirati z njim. Pozor: to morda ne bo delovalo za nekatere ljudi (še posebej, če se razpravlja o veri ali politiki). Če je tako, poskusite naslednji dve frazi.

»Ja. ja ja"

Medtem ko telefonirate, razmišljajte o nečem drugem. Izkoristite ta čas za odgovarjanje na e-pošto, branje novic, brskanje družbeni mediji itd. Nato recite: "Poslušaj, verjetno imaš toliko opravka, jaz pa te motim." Po potrebi vse ponovite.

»Pogovoriva se o tem drugič. Sem malo zaposlen in vam ne morem posvetiti svoje pozornosti."

Eden od najboljše fraze. Ima elegantno vljudnost "Motim te" in subtilen namig "Cenim svoj čas."

"Kaj? Zdravo? Oprostite ... (pavza) ... povezava ... (pavza) ... prekinjena ... (odloži)"

Tukaj sploh ni kaj razlagat. Pozor: Ta metoda morda ne bo delovala, če sogovornik ve, da ste v dosegu omrežja.

Na sestankih

Fotografije iz animirane serije "Simpsonovi".

"Oh, morda bi morali vprašati Mikhaila za mnenje?"

Počakajte, da gre mimo nekdo, ki ga ne marate preveč (v tem primeru je to neki Mikhail). Zgrabite Mihaila za komolec in ga pripeljite k sogovorniku. Takoj, ko se obrne proti novincu, recite: "Takoj se vrnem." Teci stran.

»Oprosti, vendar moram Mario rešiti pred govorjenjem. Samo namignila mi je na to."

Ta metoda bo vašemu sogovorniku namignila, da nekateri pogovori niso dobrodošli.

"Nerad te prekinjam, ampak moram na stranišče."

Kot se spomnite, je bila ta fraza primerna tudi za telefonski pogovor. Na sestankih deluje le, če je vaš sogovornik nasprotnega spola. Če ste z njim istega spola, potem morate po svojih besedah ​​zelo hitro oditi, da vam ne sledi. Če vam sogovornik sledi (kar je malo verjetno), se skrijte v kabino, dokler ne odide.

"Moram sprejeti klic ... (s pojasnjevalnim tonom) Telefon vibrira"

Pretvarjajte se, da vaš telefon zvoni. Takoj stopite stran in se pretvarjajte, da govorite. Če vas nadležni sogovornik gleda in čaka, da se vrnete, naredite zelo nezadovoljen obraz in po tem, ko odložite slušalko, odločno pojdite nekam, kot da ste se šli z nekom ukvarjat. Najverjetneje se vas bo sogovornik ves čas srečanja izogibal.

"Oh, koliko je ura?"

Ni pomembno, koliko je dejansko ura. Recite, da "zamujate po opravku." No, ali pa si izmislite nekaj posebnega.

"Grem si privoščit še eno pijačo, preden se bar zapre."

Takoj se obrnite in pojdite do bara. Ta stavek pa ni preveč učinkovit v dveh primerih: 1) lokal bo odprt vsaj še eno uro, 2) lokala ni.

Besede pozdrava in slovesa so sestavni del vsakega jezika. Vsak dan se večkrat zatečemo k njihovi pomoči, ne glede na to, kje smo, ne glede na to, s kom komuniciramo. In pogosto lahko način, kako jih človek uporablja, razkrije veliko več o njem, kot se zdi na prvi pogled.

Pozdrav in slovo se izražata na različne načine, vendar, medtem ko so nekatere oblike skoraj univerzalne, je uporaba drugih zelo omejena. Zato, da bi se počutili samozavestno in udobno v kateri koli družbi in v kakršnih koli okoliščinah, se morate spomniti nekaterih značilnosti uporabe takšnih govornih formul.

Pozdravi

Najprej se pozdravi uporabljajo za vzpostavitev verbalnega stika. Poleg tega so pomembni znaki pozornost, s katero lahko izražate sočutje in prijazen odnos do drugih ljudi.

Besede pozdrava so precej specifične narave, zato jih ne bi smeli jemati dobesedno. Na primer, tudi v slabem vremenu je običajno reči "Dobro jutro" ( Dobro jutro), in na vprašanje: "Kako si?" (Kako si?) Ne glede na to, kako se počutiš, bi moral odgovoriti "V redu, hvala."

Vsak pozdrav zahteva ustrezen odgovor. Na primer na vprašanje "Kako si?" Lahko odgovorite na kratko, se zahvalite sogovorniku in mu zastavite isto vprašanje, pri čemer označite drugo besedo.

Družinske člane ali sodelavce, torej tiste, s katerimi se videvamo vsak dan, je treba ob prvem srečanju pozdraviti. Tradicionalno se takšni pozdravi izvajajo brez rokovanja.

Če se udeleženci pogovora že dolgo niso videli, se uporabijo bolj čustvene oblike pozdravljanja, ki jih spremljajo stiski rok za moške, prijateljski poljubi za ženske in objemi za ženske in moške.

Slovesa

Običajno sogovorniki nenadoma prekinejo pogovor, se poslovijo in se le v izjemnih primerih razidejo. Običajno traja nekaj časa, da končate pogovor. Najprej so uporabljene fraze, ki navidezno namigujejo na potrebo po koncu pogovora, in šele nato same besede slovesa.

Vendar nekateri takih namigov ne sprejmejo. In če je v prijateljskem vzdušju takšno situacijo enostavno rešiti, potem pri komuniciranju s neznani ljudje ali tistih na višjem položaju, se ignoriranje teh signalov šteje za hudo kršitev pravil bontona. V takih okoliščinah je mogoče uporabiti bolj očitne namige.

Običajno se v formalnem okolju pogovor konča z višjo osebo po starosti ali položaju. Telefonski pogovor - klicatelju. V prijateljskem pogovoru lahko vsak sogovornik konča pogovor.
Pogosto zadnji del dialoga vključuje izraz hvaležnosti ali opravičilo za nekaj.

Besed slovesa, tako kot pozdravov, ni mogoče razumeti dobesedno. Na primer, sodelavci, ki preživijo ves teden drug ob drugem, si na koncu vsakega delovnega dne rečejo "Adijo" (prvotno skrajšana oblika "Bog s tabo" - "Naj bo Gospod s teboj").

Ko gostje zapustijo zabavo, se vedno zahvalijo organizatorju in se od njega poslovijo.

Ljudje, ki se razidejo za dalj časa, se poslovijo s stiski rok in objemi, odvisno od narave odnosa.

Če se nenadoma znajdete v neznani situaciji in ne veste, kaj storiti pravilno, ne obupajte! Opazujte dejanja drugih in se zgledujte po njih.

Spodaj so fraze, ki vam bodo pomagale pravilno začeti in končati pogovor. Upoštevajte, da se stopnja formalnosti zmanjšuje z vsako frazo; to je, če je treba prve govorne formule uporabiti v komunikaciji z neznanimi ljudmi in starejšimi po položaju in starosti, potem slednje - le v zelo neformalnem okolju.

Pogovor lahko končate takole:

In za konec še samo slovo:

Zlahka si je predstavljati situacijo, v kateri se marsikdo počuti zelo nerodno, ko je treba povedati, da ne morete več govoriti po telefonu. Najtežje končajo pogovor tisti, ki so preprosto preveč klepetavi ali pa jih ves čas motijo ​​podrobnosti, ki niso neposredno povezane s stvarjo. Morda vam ne bo treba teči na sestanek ali kam drugam ta trenutek pokličite, vendar z nadaljevanjem pogovora ne bomo opravili preostalega dela, zato bomo zamudili sestanek, predviden za poznejše ure.

Sogovorniku ne morete reči, da preveč govori, da ste se ga naveličali poslušati ali da je vse, kar je povedal, zelo daleč od bistva stvari. Da bi prekinili pogovor z dolgotrajnim sogovornikom, ne da bi ga užalili, je potrebna občutljivost. Ton vašega glasu mora izražati iskreno zanimanje za temo pogovora, vendar morate povedati tisto, kar običajno rečejo: "Želim si, da bi lahko dlje govoril s teboj, vendar se moram vrniti k zapuščenemu poslu" ali: "Hvala za kličem, vendar imam. Zdaj je nujno.«

Obstajajo različne okoliščine, s katerimi lahko prekinete pogovor, ne da bi užalili sogovornika, vendar je bolje, če so prisotne v resnici, sicer boste morali živeti z občutkom krivde, ker ste prisiljeni lagati:

• · “Nočem vas prekinjati, vendar moram vstopiti, sicer se bojim, da bom zamudil na sestanek.”
• · "Oprostite, čas je za nov sestanek, moram iti."
• · »Zelo lepo je govoriti s teboj, zdaj pa moram poklicati še eno stran. Te lahko pokličem pozneje?«
• · »Prekinil sem pogajanja, ko ste poklicali. Oprostite, moram jih nadaljevati.”
• · "Trenutno sem zaposlen, te lahko pokličem nazaj?"
• · "Zelo sem bil vesel, da sem se oglasil, zdaj pa moram oditi."

Telefonski pogovor končajte tako, kot bi končali beležko, to je z nekaj predlogi glede prihodnjih korakov, na primer:

• · "Pogovorimo se o vsem znova čez nekaj dni."
• · "Poklical te bom naslednji ponedeljek."
• · “Pokličite nas, ko boste nekaj razjasnili” z našim sestankom.”
• · "Pogovorimo se še enkrat in poglejmo, kaj smo končali."

Recimo, da se septembra pogovarjate z nekom, s katerim ne komunicirate prav pogosto. Uprite se skušnjavi, da bi odkrito povedali, da do naslednjega pogovora med vama ne bo kmalu prišlo. Na primer, naslednje besede: "Mislim, da je malo verjetno, da se bomo morali pogovoriti pred novim letom ..." bodo zvenele preveč suho. Bolje je pokazati več zadržanosti in optimizma: "Upam, da se bova spet pogovorila" ali "No, mislim, da bo še enkrat priložnost za pogovor."

Ali bi morali odgovoriti na klice, ko imate obisk? Če nekdo sedi v vaši pisarni, prosite klicatelja, naj počaka. Vljudnost narekuje, da pogovora z osebo ne prekinjamo s telefonskimi pogovori. Običajno si zaposleni tudi prizadeva zagotoviti, da oseba, ki vstopi v njegovo pisarno, slučajno ne sliši osebnih ali zaupnih informacij. Ko oseba, ki jo gostite, vidi, da med pogovorom z njo odlagate druge stvari na stran, se počuti pomembno. Še več, s prekinjanjem pogovora ne boste le zveneli pomembno in zaposleno, ampak tudi nesramno.

Ko se srečate z določeno osebo, dajte tajnici navodila, s kom naj vas poveže, koga naj prosi, da pokliče pozneje, komu naj pove, da boste poklicali pozneje. Spravite to v red, sicer lahko zlahka zabredete v težave. Tukaj je en primer. Zaposlenega je poklicala žena. Na vprašanje, ali je mogoče, da jo mož pokliče pozneje, je odgovorila, da kliče zaradi pomembne zadeve in bo počakala. Tajnica ženi ni povedala, da njen mož prejema tri klice hkrati; Namesto tega je prekinil pomemben pogovor svojega šefa in mu pokazal listek: "Vaša žena kliče, pravi, da je nekaj nujnega." Ne samo, da so bila pomembna pogajanja prekinjena, ampak se je zaposleni tudi razburil: kaj bi se lahko zgodilo? Če bi njegova žena vedela, da ima napet telefonski pogovor, bi se najverjetneje strinjala, da pokliče nazaj. In sam bi moral tajnici razložiti razliko med " pomembna zadeva« in »nujne zadeve«, da bi se izognili podobnim nesporazumom v prihodnje.

Bodite zelo previdni, ko ignorirate klice, ki na koncu obvisijo v zraku. Obstajajo pogovori, ki jih iz takšnih ali drugačnih razlogov ni mogoče pripeljati do konca, in če se že, je to šele po daljšem času, recimo, ker sta obe številki zelo preobremenjeni in se vi in ​​vaš potencialni sogovornik trudita dneve ali celo tedne telefonirati v enem kosu.

Na koncu neskončne medsebojne prošnje za klic začnejo dražiti, vendar še vedno ne morete govoriti. Zgodi se, da nekdo pokliče ob neprimernem času, obljubiš, da boš poklical jutri, naslednji dan pa si zaposlen z drugimi stvarmi in ne moreš poklicati. Le nekaj dni kasneje se izkaže, da se niste nikoli več oglasili. Zgodi se, da se ves čas počitnic spomnite, da morate poklicati. a ko se vrneš, boš tako zabredel v rutino, da se nikoli ne boš trudil znebiti teh starih dolgov. Včasih nekdo pusti zahtevo, da ga pokličejo nazaj, in se obnaša, kot da je dobil zvezo in je delo opravljeno.

Ali morate čakati, da vas pokličejo nazaj? Ali bi morali pustiti dodatne opombe ali klicati, dokler ga ne ujamete? prava oseba? Zgodi se, da koga pokličeš s kakšnim vprašanjem, pa ga ni; jih prosiš, naj ti povejo, da pokličeš nazaj, pustiš svojo telefonsko številko. Čez nekaj časa vas ta oseba pokliče, vi pa ste že vse izvedeli na drugem mestu, od druge osebe. In tisti, ki ga ne potrebujete več, vas zdaj prosi, da ga pokličete nazaj.

Boste poklicali, čeprav ne potrebujete več njegove pomoči? Klepetali boste, celo priznali se boste. da ti je tokrat uspelo brez njega, a boš vseeno poklical nazaj? Ali poskusite poimenovati prvotni razlog za klic. Je tudi po tem, ko ste sedli, za vas že izgubila pomembnost? Ali pa boste morda počakali, da se bo pojavila nova potreba, da skupna prizadevanja za stik ne bodo zaman?

Najbolje je, da v vsakem primeru pokličemo nazaj, da ne bodo klici »viseli v zraku«, ki bodo pustili neprijeten priokus ali celo ustvarili sloves osebe, ki je ne zanima stik. Lahko pojasnite, da ste se soočili z rokom za delo, ki ste ga poklicali, zato ste morali vse težave, ki so se pojavile, rešiti brez zunanje pomoči. Še vedno pa lahko ugotovite, kako uporabiti ideje ali storitve svojega sodelavca, tudi če z njim samo klepetate skupne teme.

Na ta način lahko tako klici kot posledični pogovor postanejo pomembni za oba v širšem smislu – v smislu krepitve osebnih odnosov. Torej, z vidika bontona, morate storiti naslednje: pokličite nazaj v vsakem primeru, pa če vas potreba sili ali ne. Bodi prijazen. Če ste bili vprašani, pokličite.

Stran artikla
1. Uvod 2
1. Kako vljudno končati telefonski pogovor 5
1. Ali bi morali sprejeti klice, ko imate obisk? 6
1. Sklep 7
1. Literatura 8

Uvod

Če je bil prej pri nas telefon pogosto luksuz in je večina ljudi raje imela osebno srečanje kot brezobrazni telefonski pogovor, nas danes naporen tempo življenja sili v vse pogostejše poseganje po storitvah telefona. Ogromni prostori so postali predmet telefonskih žic in radijskih valov. Telefonske komunikacije vse bolj prodirajo v vsa področja življenja. Nobeno sodobno podjetje ne more brez razvitega področja telefonskih komunikacij. Ker podjetja vedno bolj nadzorujejo potne stroške in si vsak zaposleni prizadeva vzpostaviti čim več stikov v določenem časovnem obdobju, je telefon postal najprimernejši način komuniciranja s tistimi znotraj in zunaj iste organizacije. Standard sodobnega poslovneža je postal človek z mobilnim telefonom. A na žalost ne zna vsakdo spretno, učinkovito in kompetentno komunicirati po telefonu. Še dolgo bo minilo, preden bo sposobnost vodenja telefonskega pogovora za poslovneža postala tako nujna veščina kot veščina pogovora iz oči v oči.

Telefonska komunikacija

Telefon pred tistega, ki ga uporablja, postavlja določene zahteve: navsezadnje vaš sogovornik med telefonskim pogovorom nikakor ne more oceniti, kaj imate oblečeno, niti izraza na vašem obrazu, ko izgovorite določene besede, niti notranjosti pisarne, v kateri sedite, niti drugi neverbalni vidiki, ki so zelo koristni glede narave komunikacije. In vendar obstajajo neverbalni dražljaji, ki jih je mogoče manipulirati s spretno uporabo telefona; to vključuje trenutek, izbran za premor in njegovo trajanje, tišino, okrepitev ali oslabitev hrupa v ozadju, intonacijo, ki izraža navdušenje ali strinjanje. Nato je zelo pomembno, kako hitro človek dvigne slušalko (po tem znak centrale); tako lahko bolj ali manj natančno ocenite, kako zaposlen je, kako blizu mu je telefon in v kolikšni meri ga zanima klic.
Pomembno si je zapomniti, da ko kličete, to storite ob času, ki je primeren za VAS, morda pa ne za vašega sogovornika. Ne bodite užaljeni, če vas prosijo, da pokličete pozneje. Navsezadnje verjetno niste opustili vsega, kar ste počeli za ta klic, zato je logično domnevati, da lahko oseba, ki jo kličete, tudi reče: "Trenutno se ne počutim udobno." Če kličete osebo, katere navad še ne poznate, bi bilo vljudno, da začnete pogovor z vprašanjem: "Imate zdaj čas za pogovor?"
En svetovalec za trgovinske transakcije prek tehnična sredstva meni, da je najhujši greh proti telefonskemu bontonu ta, da se ne identificiraš in ne identificiraš, ko nekomu odgovoriš na klic. Hudo je tudi, če se identificiraš, a tako hitro, da sogovornik še nima časa, da bi kaj razločil. »Druga razvada,« nadaljuje, »je, ko nekdo izda ime in reče: »Prosim te, da počakaš,« ne da bi se sploh vprašal, ali imaš čas čakati ali ne. Druga napaka je, da dolgo čakaš na avtomatu, namesto da bi se obrnil k slušalki in vprašal, ali lahko še malo počakaš. Najhujša napaka pa je, če človeka vsiliš k nakupu po telefonu, ne da bi sploh izvedel, ali ga ta izdelek vsaj do neke mere zanima. Zgodi se, da vas pokličejo domov in začnejo hvaliti aluminijasto oblogo, vaša hiša pa je zidana.” (Tej hudi napaki bi se lahko izognili, če bi se klicatelj držal četrtega osnovnega načela bontona: skrbi za druge, ne samo zase.)
Tukaj je nekaj drugih nasvetov, ki vam bodo pomagali pri boljšem obnašanju pri telefoniranju:
1. Če ne veste, kam kličete, bi bilo čisto na mestu, da vas tajnica prosi, da se predstavite in ugotovite, zakaj kličete. Navedite svoje ime in na kratko povejte razlog za klic.
2. Za veliko predrznost in hudo kršitev bontona velja, da se pretvarjate, da ste osebni prijatelj klicanega, samo zato, da vas čim prej povežejo z njim.
3. Karierna svetovalka Nella Berkley pravi, da je najhujša kršitev poslovnega bontona, če ne pokličete nazaj, ko pričakujete vaš klic. Poklicati morate čim prej, vsekakor pa najkasneje v 24 urah.
4. Če pokličete osebo, ki vas je prosila, pa je ni bilo ali ni mogla priti, jo prosite, naj vam pove, da ste klicali. Nato lahko znova pokličete ali jim poveste, kdaj in kje vas lahko zlahka najdejo. Da ne boste priklenjeni na telefon, navedite nekaj krajev, kjer boste.
5. Če bo pogovor dolg ali se morate pogovoriti o neki situaciji ali osebo o nečem podrobno povprašati po telefonu, načrtujte pogovor na čas, ko ste lahko prepričani, da ima vaš sogovornik dovolj časa za pogovor. ti.
6. Danes vse pogosteje telefonska podjetja po vsej državi ponujajo identifikacijske telefone, na katerih zasveti telefonska številka, s katere kličete, in po tej številki ali drugih značilnostih ugotovite, kdo kliče. Ker se sami odločate, ali se boste oglasili na telefon, morate biti zelo previdni, da ne prestrašite ali zmedete klicatelja, ki ste ga morda prepoznali po njegovi številki, ne izgovorite njegovega imena, dokler tega ne stori. Vašemu sogovorniku bi bilo zelo neprijetno, če bi vedel, da ga »Big Brother« opazuje vsepovsod. Poleg tega še vedno ni pravnomočne odločitve o tem, ali je uporaba tovrstnih sistemov etično ali gre za poseg v zasebnost. Zapomnite si to, če slučajno pogledate, kdo kliče, preden dvignete slušalko.
7. Nikoli ne govori po telefonu z polna usta, ne žvečite in ne pijte. Če med pogovorom kihate ali kašljate, poskušajte z roko pokriti slušalko, da je ne slišite. Če se vam zdi, da je sogovornik vse slišal, morate reči "oprosti".
8. Če telefon zazvoni in se že pogovarjate po drugem telefonu in vas ni mogoče prekiniti, poskusite končati prvi pogovor in se šele nato podrobno pogovorite z drugim sogovornikom. Če je mogoče, vprašajte drugega, na katero številko naj pokliče nazaj in koga naj pokliče. Recite: »Zdaj že govorim po drugem telefonu. Te lahko pokličem nazaj, ko končam?« Razen v skrajni nuji ne prekinite začetega pogovora, saj lahko z dajanjem prednosti drugemu sogovorniku užalite prvega, ki se bo odločil, da ga upoštevate manj. Če pa je pogovor s prvim sogovornikom že končan in preprosto ne veste, kako ga prekiniti, potem bodo vaše besede, da se morate pogovoriti z drugo osebo, popoln izhod iz situacije.
Če je pogovor s prvim sogovornikom zelo napet, se lahko seveda preprosto ne odzovete na piske druge naprave. Če se bojite, da bodo ti piski zmedli sogovornika, mu preprosto povejte: »Kličejo me tukaj, vendar ne želim prekiniti najinega pogovora. Ne skrbite, po potrebi vas bodo poklicali nazaj.” S tem boste pokazali, da sledite niti pogovora in ne dovolite, da bi zunanje motnje, tudi telefonski klici, motile potek pomembnega pogovora.
9. Če ste prepričani, da je ta klic posledica dejstva, da je vašo številko izbral računalnik, lahko povsem mirno odložite slušalko. Pred kratkim sem slišal za zavarovalniškega agenta, ki je svoj računalnik programiral tako, da čez vikend samodejno pokliče do dva tisoč ljudi; izkazalo se je, da se je strošek takšnega neosebnega klicanja izplačal, tudi če mu je uspelo prodati eno samo polico.
10. Če imate s kupcem ali stranko podroben telefonski pogovor, se poskusite vsaj enkrat srečati z njim. To poznanstvo vam bo omogočilo utrjevanje sodelovanja, vaši telefonski stiki pa bodo v prihodnosti postali veliko bolj osebni. Prihranili boste veliko ur telefonsko komunikacijo v prihodnosti, če bi preživel četrt ali pol ure na zmenku ...
11. Če menite, da bi se pogovor lahko zavlekel, začnite z vprašanjem: "Imate zdaj čas za pogovor?"
12. Ko komunicirate z zelo zaposlenimi ljudmi, se dogovorite za »telefonski dan« in se ga dosledno držite.
Kako vljudno končati telefonski pogovor

Zlahka si je predstavljati situacijo, v kateri se marsikdo počuti zelo nerodno, ko je treba povedati, da ne morete več govoriti po telefonu. Najtežje končajo pogovor tisti, ki so preprosto preveč klepetavi ali pa jih ves čas motijo ​​podrobnosti, ki niso neposredno povezane s stvarjo. Morda vam trenutno ni treba teči na sestanek ali nekam poklicati, vendar z nadaljevanjem pogovora ne bomo opravili preostalega dela in bomo zamudili sestanek, ki je predviden za poznejše ure. Sogovorniku ne morete reči, da preveč govori, da ste se ga naveličali poslušati ali da je vse, kar je povedal, zelo daleč od bistva stvari. Da bi prekinili pogovor z dolgotrajnim sogovornikom, ne da bi ga užalili, je potrebna občutljivost. Ton vašega glasu mora izražati iskreno zanimanje za temo pogovora, vendar morate povedati tisto, kar običajno rečejo: "Želim si, da bi lahko dlje govoril s teboj, vendar se moram vrniti k zapuščenemu poslu" ali: "Hvala za kličem, vendar imam. Zdaj je nujno.«
Obstajajo različne okoliščine, s katerimi lahko prekinete pogovor, ne da bi užalili sogovornika, vendar je bolje, če so prisotne v resnici, sicer boste morali živeti z občutkom krivde, ker ste prisiljeni lagati:
"Nočem vas prekinjati, vendar moram vstopiti, sicer se bojim, da bom zamudil na sestanek."
"Oprostite, čas je za nov sestanek, moram iti."
»Zelo lepo je govoriti s teboj, zdaj pa moram poklicati še na eno mesto. Te lahko pokličem pozneje?«
»Prekinil sem pogajanja, ko ste poklicali. Oprostite, moram jih nadaljevati.”
"Trenutno sem zaposlen, te lahko pokličem nazaj?"
"Zelo sem bil vesel, da sem te slišal, zdaj pa moram oditi."
Telefonski pogovor končajte tako, kot bi končali beležko, to je z nekaj predlogi glede prihodnjih korakov, na primer:
"Pogovorimo se o vsem znova čez nekaj dni."
"Poklical te bom naslednji ponedeljek."
"Pokličite me, ko boste nekaj razjasnili" z našim srečanjem.
"Pogovorimo se še enkrat in poglejmo, kaj smo končali."
Recimo, da se septembra pogovarjate z nekom, s katerim ne komunicirate prav pogosto. Uprite se skušnjavi, da bi odkrito povedali, da do naslednjega pogovora med vama ne bo kmalu prišlo. Na primer, naslednje besede: "Mislim, da je malo verjetno, da se bomo morali pogovoriti pred novim letom ..." bodo zvenele preveč suho. Bolje je pokazati več zadržanosti in optimizma: "Upam, da se bova še enkrat pogovarjala" ali "No, mislim, da bo še enkrat priložnost za pogovor."

Ali bi morali odgovoriti na klice, ko imate obisk?

Če nekdo sedi v vaši pisarni, prosite klicatelja, naj počaka. Vljudnost narekuje, da pogovora z osebo ne prekinjamo s telefonskimi pogovori. Običajno si zaposleni tudi prizadeva zagotoviti, da oseba, ki vstopi v njegovo pisarno, slučajno ne sliši osebnih ali zaupnih informacij. Ko oseba, ki jo gostite, vidi, da med pogovorom z njo odlagate druge stvari na stran, se počuti pomembno. Še več, s prekinjanjem pogovora ne boste le zveneli pomembno in zaposleno, ampak tudi nesramno.
Ko se srečate z določeno osebo, dajte tajnici navodila, s kom naj vas poveže, koga naj prosi, da pokliče pozneje, komu naj pove, da boste poklicali pozneje. Spravite to v red, sicer lahko zlahka zabredete v težave. Tukaj je en primer. Zaposlenega je poklicala žena. Na vprašanje, ali je mogoče, da jo mož pokliče pozneje, je odgovorila, da kliče zaradi pomembne zadeve in bo počakala. Tajnica ženi ni povedala, da njen mož prejema tri klice hkrati; Namesto tega je prekinil pomemben pogovor svojega šefa in mu pokazal sporočilo: "Vaša žena kliče, pravi, da je nekaj nujnega." Ne samo, da so bila pomembna pogajanja prekinjena, ampak se je zaposleni tudi razburil: kaj bi se lahko zgodilo? Če bi njegova žena vedela, da ima napet telefonski pogovor, bi se najverjetneje strinjala, da pokliče nazaj. In sam bi moral tajnici razložiti razliko med "pomembno zadevo" in "nujno zadevo", da bi se izognili takšnim nesporazumom v prihodnje.
Bodite zelo previdni, ko ignorirate klice, ki na koncu obvisijo v zraku. Obstajajo pogovori, ki jih iz takšnih ali drugačnih razlogov ni mogoče pripeljati do konca, in če se že, je to šele po daljšem času, recimo, ker sta obe številki zelo preobremenjeni in se vi in ​​vaš potencialni sogovornik trudita dneve ali celo tedne telefonirati v enem kosu. Na koncu neskončne medsebojne prošnje za klic začnejo dražiti, vendar še vedno ne morete govoriti. Zgodi se, da nekdo pokliče ob neprimernem času, obljubiš, da boš poklical jutri, naslednji dan pa si zaposlen z drugimi stvarmi in ne moreš poklicati. Le nekaj dni kasneje se izkaže, da se niste nikoli več oglasili. Zgodi se, da se ves čas počitnic spomnite, da morate poklicati. a ko se vrneš, boš tako zabredel v rutino, da se nikoli ne boš trudil znebiti teh starih dolgov. Včasih nekdo pusti zahtevo, da ga pokličejo nazaj, in se obnaša, kot da je dobil zvezo in je delo opravljeno. Ali morate čakati, da vas pokličejo nazaj? Bi morali pustiti dodatne opombe ali klicati, dokler ne dobite prave osebe? Zgodi se, da koga pokličeš s kakšnim vprašanjem, pa ga ni; jih prosiš, naj ti povejo, da pokličeš nazaj, pustiš svojo telefonsko številko. Čez nekaj časa vas ta oseba pokliče, vi pa ste že vse izvedeli na drugem mestu, od druge osebe. In tisti, ki ga ne potrebujete več, vas zdaj prosi, da ga pokličete nazaj.
Boste poklicali, čeprav ne potrebujete več njegove pomoči? Klepetali boste, celo priznali se boste. da ti je tokrat uspelo brez njega, a boš vseeno poklical nazaj? Ali poskusite poimenovati prvotni razlog za klic. Je tudi po tem, ko ste sedli, za vas že izgubila pomembnost? Ali pa boste morda počakali, da se bo pojavila nova potreba, da skupna prizadevanja za stik ne bodo zaman?
Najbolje je, da v vsakem primeru pokličemo nazaj, da ne bodo klici »viseli v zraku«, ki bodo pustili neprijeten priokus ali celo ustvarili sloves osebe, ki je ne zanima stik. Lahko pojasnite, da ste se soočili z rokom za delo, ki ste ga poklicali, zato ste morali vse težave, ki so se pojavile, rešiti brez zunanje pomoči. Še vedno pa lahko ugotovite, kako uporabiti ideje ali storitve svojega sodelavca, tudi če z njim samo klepetate o splošnih temah. Na ta način lahko tako klici kot posledični pogovor postanejo pomembni za oba v širšem smislu – v smislu krepitve osebnih odnosov.
Torej, z vidika bontona, morate storiti naslednje: pokličite nazaj v vsakem primeru, pa če vas potreba sili ali ne. Bodi prijazen. Če ste bili vprašani, pokličite.

Zaključek

Telefoniranje je umetnost. En telefonski klic lahko naredi več kot več dolgih in osebnih pogovorov. Hitrost in doseg komunikacije lahko štejemo med nedvomne prednosti telefona, vendar ga je treba uporabljati zelo previdno. Tukaj ni možnosti nasmehov, prijaznih rokovanj, privlačnih obraznih izrazov in poze in morda sploh ne opazite, kako užalite sogovornika z neprevidno besedo ali zvokom, nato pa boste dolgo zmedeni: kaj se je zgodilo?
Pogosto se popolnoma pogovarjajo po telefonu tujci, zato je težko preceniti vpliv telefonskega pogovora na oblikovanje prvega vtisa o človeku. Zato bodite vljudni in pozorni, ne nasedajte provokacijam, to so osnovna pravila komuniciranja po telefonu.

Seznam uporabljene literature:

1) Kuzin F.A. Lepo poslujte. - M.: Napredek, 1995. - str. 297
2) Jäger Jen. Poslovni bonton: Kako preživeti in uspeti v poslovnem svetu. - M.: John Wiley in sinovi, 1995. - str.285